Quali adempimenti privacy nei confronti dei fornitori esterni che prestano la loro opera professionale presso lo studio dell’amministratore o presso la sede del condominio?

di Luca Iadecola, Avv.

Con il decreto legge 16 settembre 2021, il Governo ha esteso l’obbligo di esibizione della certificazione verde (c.d. green pass) a tutti i soggetti che svolgono attività lavorativa nel settore pubblico e privato. Analizziamo come queste novità impattano sulla privacy verso l’esterno, nel rapporto tra  fornitori / amministratore di condominio e fornitori / condominio .

  1. Amministratore di condominio e rapporti con i fornitori.

Ci siamo già occupati degli adempimenti privacy che l’Amministratore deve porre in essere per adeguarsi alle norme che regolano la verifica del green pass ( l’articolo).

Possiamo quindi sinteticamente affermare che quest’ultimo ha nei confronti dei propri dipendenti l’obbligo (a far data dal 15 ottobre 2021) di rendere noto con le modalità ritenute più opportune (a mezzo mail o mediante un comunicato da affiggere in bacheca) la vigenza dell’obbligo di legge, le sanzioni da applicare ai trasgressori e i nominativi dei dipendenti che sono stati espressamente delegati alle verifiche. Ciò per favorire la trasparenza delle informazioni anche a beneficio dei dipendenti e del personale esterno che subisce i controlli.

In ossequio a quanto stabilito dal comma 5 art. 9 septies del DL52/2021, ai verificatori andrà indirizzato un atto formale (delega) nella quale saranno stabilite le modalità operative per l’organizzazione delle verifiche di cui al comma 4, anche a campione, prevedendo prioritariamente, ove possibile, che tali controlli siano effettuati al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro.

Allo stesso modo andrà predisposta un informativa sul trattamento dei dati (ex art. 13 Regolamento europeo 679/2018 “gdpr”) relativa ai trattamenti effettuati per il controllo della temperatura (che resta obbligatorio) e del green pass, oltre che una informativa per i dipendenti nel quale viene previsto il trattamento della verifica del green pass (specificandone le modalità, le misure di sicurezza adottate ecc.) e aggiornando, infine, il registro dei trattamenti (art. 30 gdpr) con i nuovi trattamenti posti in essere. Tutta questa documentazione dovrà essere conservata nel fascicolo privacy dell’Amministratore nel caso di un controllo ad opera della Guardia di Finanza, Nucleo speciale privacy.

Ma come deve comportarsi l’amministratore di condominio nei confronti dei fornitori esterni che per ragioni di lavoro si recano presso la propria sede? Si pensi a ditte manutentrici (fotocopiatrici, computer, distributori automatici) o liberi professionisti (avvocati, ingegneri, geometri).

Ebbene, nei confronti di queste categorie è pacifico che l’amministratore o soggetti da lui eventualmente delegati, debbano verificare il possesso del green pass.

Oltre a ciò si ritiene sia buona norma inviare una comunicazione nella quale si informano i fornitori “abituali” che, in ottemperanza a quanto disposto dal Decreto Legge 127/2021, a partire dal 15 ottobre 2021 per poter accedere presso le sedi dell’amministratore sarà richiesto a tutti i fornitori esterni, collaboratori, liberi professionisti ecc., la presentazione obbligatoria del Green Pass ed eventualmente di un documento di riconoscimento. Occorrerà inoltre rendere noto, altresì, che in ottemperanza alle normative di settore verrà utilizzata per i controlli la App “VerificaC-19” ed infine che continueranno a valere tutte le altre disposizioni per la prevenzione del contagio da Covid-19 messe in atto dai protocolli di sicurezza vigenti (obbligo della mascherina, verifica della temperatura corporea <37,5 °C, rispetto della distanza interpersonale, utilizzo di gel sanificante nelle aree comuni, ecc).

  1. Amministratore di condominio e rapporti con i fornitori che prestano la loro opera presso i condomìni amministrati.

Se sono pacifiche le modalità con le quali l’amministratore debba applicare le norme sulla verifica del green pass nei confronti dei propri dipendenti e dei propri fornitori, altrettanto non si può dire per i fornitori che lavorano presso i condomìni amministrati (ditte di pulizie, imprese edili, artigiani dotati di partita iva ecc..).

Partendo dal dettato normativo, ai sensi del primo comma dell’art. 9 septies del DL 52/2021 si stabilisce che “Dal 15 ottobre 2021 e fino al 31 dicembre 2021, termine di cessazione dello stato di emergenza, al fine di prevenire la diffusione dell’infezione da SARS-CoV-2, a chiunque svolge una attività lavorativa nel settore privato è fatto obbligo, ai fini dell’accesso ai luoghi in cui la predetta attività è svolta, di possedere e di esibire, su richiesta, la certificazione verde COVID-19 di cui all’articolo 9, comma 2”.

La norma in commento, pertanto, impone senza ombra di dubbio, l’obbligo di possedere il green pass a tutti i fornitori impiegati presso i condomìni (siano essi ditte o liberi professionisti).

Per quanto riguarda le verifiche, il medesimo articolo, al comma 4 stabilisce che “Per i lavoratori di cui al comma 2 (lavoratori esterni) la verifica sul rispetto delle prescrizioni di cui al comma 1, oltre che dai soggetti di cui al primo periodo (datori di lavoro ove si svolge effettivamente la prestazione), è effettuata anche dai rispettivi datori di lavoro”.

Tanto premesso, ritenere onerato l’amministratore di verificare il possesso del green pass dei lavoratori a vario titolo ivi impiegati presso tutti i condomìni amministrati appare oltremodo gravoso persino ipotizzando controlli a campione (che comunque non potrebbero essere inferiori al 20%), anche sulla scorta della considerazione secondo la quale non tutti i fornitori si trovano fisicamente nei condomini ad un orario stabilito.

Lo stesso dicasi per l’eventualità in cui l’amministratore debba delegare un suo dipendente.

Diverso, invece, è il caso in cui il condomìnio abbia un dipendente (portiere) che ben potrebbe essere messo nelle condizioni di effettuare i prescritti controlli, sempre nel rispetto delle prescrizioni brevemente accennate al punto 1, ipotizzando l’Assemblea condominiale come organo deputato a predisporre gli adempimenti di Legge (attraverso l’intermediazione dell’Amministratore).

Come fare, quindi ad essere sicuri che le ditte esterne ed i liberi professionisti che prestano la loro opera professionale rispettino le norme in tema di green pass?

Per alleviare l’amministratore da eventuali doglianze circa la mancata verifica del possesso del green pass, sarà possibile ricorrere alla verifica “de relato” prevista dalla norma. Ossia quella che il comma 4 cit. pone in capo al “rispettivo datore di lavoro” e cioè alla ditta che invia propri dipendenti presso il condomìnio.

Ben potrà, quindi, l’amministratore scrivere a tutti i fornitori impiegati presso i condomini, ricordando loro che l’articolo 1, comma 1, del decreto-legge 21 settembre 2021, n. 127, attraverso l’introduzione dell’articolo 9-septies nel decreto-legge 22 aprile 2021, n. 52, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 giugno 2021, n. 87, ha esteso a chiunque svolge una attività lavorativa nel settore privato l’obbligo, ai fini dell’accesso ai luoghi in cui la predetta attività è svolta, di possedere e di esibire, su richiesta, la certificazione verde COVID-19 di cui all’articolo 9, comma 2 e che ha demandato in capo al datore di lavoro l’onere di effettuare il rispetto delle prescrizioni di legge. Tanto premesso, potrà chiedere ai medesimi soggetti di voler fornire rassicurazioni per iscritto circa la scrupolosa osservanza delle norme sull’impiego del green pass da parte della società o libero professionista cui la missiva è indirizzata e del personale dipendente a vario titolo impiegato presso i condomìni amministrati.

  1. Conclusioni.

Nell’attesa che il governo chiarisca le modalità di verifica del possesso del green pass per gli amministratori di condominio e in un’ottica di accountability (anche e non solo per la privacy) appare buona norma quella di pretendere una rassicurazione scritta da parte dei fornitori esterni sulla scrupolosa osservanza delle norme.

La ricevuta per accettazione (o la prova della trasmissione) delle comunicazioni di cui sopra dovrà essere conservata nel fascicolo di ciascun condomìnio per dimostrare la verifica effettuata in sede di assemblea.

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Luca Iadecola

Avvocato del foro di Teramo. Si occupa prevalentemente di privacy e data protection. Svolge attività di Responsabile protezione dati (DPO) per il Ministero della transizione ecologica oltre che per aziende, altri enti pubblici e consigli dell’Ordine. Cura alcune rubriche a tema privacy e scrive sulle principali riviste giuridiche. Ha uno studio legale orientato al digitale www.studioiadecola.it


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