La verbalizzazione dell’ufficiale di polizia giudiziaria nel procedimento penale

1. La disciplina codicistica.

Gli atti del procedimento penale devono essere documentati affinché, anche a distanza di tempo, nell’ambito della stessa fase del processo ovvero in fasi o gradi successivi se ne possa conservare traccia.

Tale documentazione è disciplinata, in via generale, nel titolo III del libro II del codice di procedura penale.

Dalla documentazione va distinto il documento che, sebbene non espressamente definito dal codice, è possibile configurare come qualsiasi rappresentazione di fatti, persone, o cose che sia  contenuta su base materiale e che sia stata redatta al di fuori del procedimento penale.

Al contrario, perché una rappresentazione di fatti, persone o cose mediante la scrittura, la fonografia, la cinematografia ed ogni altro mezzo costituisca documentazione occorre che sia stata redatta da un soggetto del procedimento e per fini del procedimento, presupposti che devono sussistere contemporaneamente.

L’atto del procedimento va, poi, identificato nell’atto che persegue le finalità del procedimento e che è compiuto da uno dei soggetti legittimati, e cioè il giudice, il pubblico ministero, la polizia giudiziaria (o i loro ausiliari) ed i difensori.

In conclusione, mentre la documentazione rappresenta atti processuali compiuti da soggetti di quel procedimento nel quale la documentazione è effettuata, il documento ha ad oggetto esclusivamente gli atti compiuti fuori del procedimento nel quale il documento è acquisito.

2. Le forme di documentazione dell’atto.

La documentazione va distinta anche dall’esternazione dell’atto.

Infatti, mentre quest’ultima, che può essere orale, scritta o gestuale, costituisce il mezzo attraverso il quale l’autore dell’atto lo manifesta e lo rende conoscibile allorché lo compia, la documentazione rappresenta lo strumento attraverso cui un atto viene inserito e conservato nella sequenza procedimentale, affinché giudice e parti possano controllarne la regolarità ed averne memoria ai fini delle decisioni che dovranno adottare.

Le forme di documentazione previste dal vigente codice di procedura penale sono il verbale, l’annotazione  e la riproduzione fonografica e audiovisiva.

L’art. 134 c.p.p. stabilisce che alla documentazione degli atti si proceda mediante verbale.

La norma non contiene una definizione di verbale, pur indicandone i tratti salienti, motivo per cui è possibile  affermare che esso sia un atto dichiarativo volto a riprodurre e a descrivere gli atti e gli avvenimenti ai quali assiste il suo autore.

Il verbale può essere redatto in forma integrale o riassuntiva.

Tuttavia, atteso che può essere qualificato come integrale soltanto il verbale che rappresenti letteralmente e fedelmente quanto si svolge in presenza del pubblico ufficiale che lo redige, il verbale integrale potrebbe riferirsi soltanto agli atti dichiarativi, mentre le operazioni, implicando una attività di mediazione tra realtà e descrizione, dovrebbero essere formalizzate attraverso verbale riassuntivo.

Escluse talune fattispecie per le quali è richiesta la riproduzione integrale dell’atto (cfr. artt. 481, comma 2, 494 e 510 c.p.p.), la scelta tra le due forme è rimessa al giudice.

Mentre, come detto, il verbale in forma integrale rappresenta fedelmente e nella sua interezza gli atti compiuti alla presenza del pubblico ufficiale che lo redige, quello in forma riassuntiva riproduce soltanto le parti essenziali della attività svoltasi alla presenza del pubblico ufficiale redigente.

3. Le tecniche di documentazione.

Dalle forme di redazione dell’atto vanno distinte le tecniche di documentazione, che attengono agli strumenti con cui l’atto viene riprodotto.

Il codice di procedura penale prevede la stenotipia o altro strumento meccanico ovvero, nel caso in cui sia impossibile il ricorso ad essi, la scrittura manuale.

Il verbale può essere redatto anche con modalità elettronica.

In tal caso va qualificato come esistente e valido anche se non è stata effettuata la successiva stampa.

Anche il verbale riassuntivo può essere redatto con la stenotipia o altro strumento meccanico. Tuttavia, di solito, si ricorre alla scrittura manuale sia perché l’impiego della stenotipia risulta particolarmente difficile, sia perché la riproduzione fonografica, che si accompagna alla verbalizzazione riassuntiva è in grado di assicurare la funzione documentativa.

In virtù dell’art. 134, comma 3, c.p.p., quando il verbale è redatto in forma riassuntiva é effettuata anche la riproduzione fonografica, di guisa che venga garantita una riproduzione fedele e completa. Tuttavia, non si tratta di una regola assoluta, giacché l’art. 140, comma 1, c.p.p. prevede che al verbale redatto in forma riassuntiva non si accompagni la riproduzione fonografica quando gli atti da verbalizzare hanno contenuto semplice o limitata rilevanza ovvero quando si verifica una contingente indisponibilità di strumenti di riproduzione o di ausiliari tecnici.

Può, infine, farsi ricorso alla riproduzione audiovisiva sempre che risulti assolutamente indispensabile, allorché la documentazione del verbale mediante stenotipia, altro strumento meccanico, scrittura manuale o riproduzione fonografica appaia insufficiente.

Il codice di rito non qualifica come pubblico ufficiale colui che redige il verbale ma si limita ad indicarlo genericamente con il temine di ausiliario che assiste il giudice.

In caso di redazione del verbale con mezzi meccanici il codice di procedura penale prevede che il giudice autorizzi l’ausiliario che non possiede le necessarie competenze a farsi assistere da personale tecnico, anche esterno all’amministrazione dello Stato.

4. Il contenuto del verbale.

Il contenuto del verbale può essere suddiviso in quattro profili: topografico-cronologico, ricognitivo, descrittivo e dichiarativo.

Il profilo topografico-cronologico inerisce a quegli elementi la cui esistenza è essenziale affinché il verbale abbia una sua autonoma collocazione temporale e spaziale. Vi rientrano l’indicazione dell’anno, del mese, del giorno e, quando occorre, dell’ora in cui è iniziata la redazione del verbale e dell’ora in cui il verbale è stato chiuso.

L’ora deve essere precisata soltanto nelle ipotesi in cui l’indicazione è espressamente richiesta, come ad esempio nel caso del verbale di arresto e di fermo, del verbale dell’udienza dibattimentale e del verbale relativo al secondo accesso previsto ai fini della prima notifica all’imputato non detenuto.

Il contenuto ricognitivo afferisce alla menzione delle generalità di tutte le persone intervenute, nonché di quelle assenti, cui deve seguire l’indicazione delle cause dell’assenza, se conosciute.

Il contenuto descrittivo riguarda la descrizione dell’attività svolta dall’ausiliario.

Il contenuto dichiarativo, infine, si riferisce alle dichiarazioni ricevute dall’ausiliario o da altro pubblico ufficiale che egli assiste.  Per esse è previsto espressamente che debba essere specificato se siano state rese spontaneamente o indotte da una domanda. In quest’ultimo caso dovrà essere verbalizzata anche la domanda, allo scopo di consentire al giudice di valutare se il quesito sia stato eventualmente posto in termini suggestivi, così come il verbalizzante dovrà precisare se il dichiarante  abbia dettato la dichiarazione oppure abbia consultato note scritte. E ciò al fine di garantire, in termini elevati, la fedeltà e l’integralità della documentazione.

L’art. 109, comma 2, c.p.p. stabilisce che gli atti del procedimento penale sono compiuti in lingua italiana.

Eccezioni sono ammesse per i cittadini italiani appartenenti ad una minoranza linguistica, giacché qualora questi richiedano di essere interrogati o esaminati nella madrelingua, i verbali relativi saranno redatti in tale lingua.

L’osservanza della disposizione è prevista a pena di nullità.

Il verbale dovrà essere sottoscritto dallo scrivente, dalle persone intervenute e dal giudice. La sottoscrizione avviene con scrittura manuale, mediante apposizione del nome e del prenome del sottoscrittore alla fine del documento. In casi particolari, come quello previsto dal comma 1 dell’art. 137 c.p.p., la firma deve essere apposta alla fine di ogni foglio.

Per firma deve intendersi anche un segno grafico (iniziali o sigla) che non sia agevolmente decifrabile, purché sia idoneo, anche con il concorso di altri elementi desumibili dall’atto stesso, ad identificarne il soggetto che era tenuto ad apporre la sua firma.

Tuttavia, alla luce del principio di tassatività delle nullità, rilevato che non integra la sanzione processuale ogni inosservanza delle formalità indicate dall’art. 137 c.p.p., il verbale dovrà ritenersi invalido allorché la firma del pubblico ufficiale manchi nell’ultima pagina dell’atto e non su ogni foglio come stabilito dall’art. 137 del codice di procedura penale.

5. Le indagini preliminari.

La documentazione delle attività di indagini preliminari compiute dal pubblico ministero o dalla polizia giudiziaria sono distintamente disciplinate.

Le modalità di documentazione si distinguono a seconda della rilevanza degli atti e del loro regime di utilizzazione in sede processuale.

Per le forme di documentazione che il pubblico ministero potrà adottare la previsione codicistica è chiara: l’art. 373 c.p.p. opera una bipartizione tra atti tipici caratterizzati per il loro regime di utilizzazione privilegiata, tra i quali sono ricompresi denunce, querele, istanze orali, interrogatori, confronti, ispezioni, perquisizioni, sequestri, sommarie informazioni, ed accertamenti tecnici, ed atti cosiddetti generici, destinati ad un uso circoscritto ai fini delle contestazioni in sede dibattimentale.

Per la prima categoria è previsto l’obbligo di redazione del verbale in forma integrale o, in alternativa, in forma riassuntiva con il supporto della riproduzione fonografica secondo le modalità previste nel titolo III del libro II del codice di procedura penale.

Per la seconda categoria è ritenuto sufficiente il solo verbale redatto in forma riassuntiva o, in taluni casi, la semplice annotazione.

Un profilo ermeneutico inerisce alle forme del verbale prescritto per gli atti elencati nell’art. 373 c.p.p.

Il richiamo integrale alle norme che disciplinano l’attività documentativa potrebbe indurre a ritenere che anche per tali atti sia possibile ricorrere alla verbalizzazione riassuntiva non supportata dalla contestuale riproduzione fonografica, qualora, come previsto dall’art. 140 c.p.p., l’atto da verbalizzare abbia contenuto semplice o limita rilevanza.

D’altronde, secondo l’orientamento della giurisprudenza di legittimità, nessuna sanzione processuale è prevista per il caso di verbale redatto in deroga all’art. 134, comma 3, c.p.p. o in assenza dei presupposti di cui all’art. 140 comma 1, dello stesso codice (Cass. pen., Sez. VI, 10 dicembre 2009, n. 1400).

Tuttavia, la circostanza che l’art. 373, comma 3, c.p.p. limita la verbalizzazione in forma riassuntiva agli atti cosiddetti generici, sembra implicitamente vietare l’impiego di tale forma di verbalizzazione per le attività elencate nell’art. 373, comma 1, del medesimo codice.

La verbalizzazione contestuale o immediatamente successiva, qualora ricorrano insuperabili circostanze, da indicarsi specificatamente, che impediscono la documentazione contestuale, può essere effettuata sia dall’ausiliario che assiste il pubblico ministero che da un ufficiale di polizia giudiziaria.

L’attribuzione in via esclusiva della redazione del verbale degli atti compiuti dal pubblico ministero durante le indagini preliminari all’ufficiale giudiziario o all’ausiliario che assiste il pubblico ministero ha fatto sorgere dubbi circa la sorte del verbale di interrogatorio redatto personalmente dal pubblico ministero senza la presenza dell’ausiliario.

Ad un primo orientamento della giurisprudenza di merito, che, secondo un approccio rigorosamente formalistico, aveva ritenuto che si fosse in presenza di un atto inesistente (Corte d’Assise di La Spezia, 25 novembre 1995, Rakkab, in Giur. it., 1997, II, c. 32), è seguito il più recente e costante orientamento della giurisprudenza di legittimità secondo cui la mancata compilazione da parte dell’ausiliario costituisce una mera irregolarità formale e non sussiste alcuna ipotesi di nullità del verbale (Cass. pen., Sez. III, 4 dicembre 2008, n. 1264).

Altro profilo critico è rappresentato dalla compatibilità con il sistema della documentazione degli atti di indagine di omissioni presenti nei verbali.

L’annotazione rappresenta una sommaria descrizione degli atti documentati ed integra una forma di documentazione meno garantita di quella ordinaria riservata agli atti generici caratterizzati da contenuto semplice o di limitata rilevanza.

Quale modalità di documentazione particolarmente informale, a differenza del verbale redatto in forma integrale o riassuntiva, non ha l’attitudine a far fede del proprio contenuto.

La differenza appare evidente sul piano probatorio.

Infatti, l’atto documentato attraverso il verbale è strutturalmente predisposto per fornire la prova del fatto storico percepito dal pubblico ufficiale e, quindi, può essere utilizzato nel corso dell’esame del teste a fini contestativi, l’annotazione, invece, è intrinsecamente inidonea ad essere utilizzata per le contestazioni dell’esame del teste cui essa si riferisce, atteso che non contiene una dichiarazione a lui legalmente riferibile.

La documentazione degli atti ad iniziativa della polizia giudiziaria avviene ordinariamente mediante annotazione, costituendo il verbale, in merito a tali atti, una forma eccezionale di documentazione, alla quale si ricorre solo nei casi espressamente previsti.

Mediante annotazione si procede alla documentazione degli atti anche quando il pubblico ministero abbia delegato la polizia giudiziaria e gli atti da documentare siano di contenuto semplice o di limitata rilevanza.

Negli altri casi, viceversa, si dovrà procedere alla documentazione mediante verbale giacché la polizia giudiziaria agisce quale longa manus del pubblico ministero.

Per gli atti che descrivono fatti o situazioni compiuti prima che il pubblico ministero abbia impartito le direttive per lo svolgimento delle indagini come si evince dall’art. 357, comma 2, lett. f), c.p.p., la documentazione dovrebbe avvenire sempre nella forma del verbale.

In particolare, il verbale è previsto in relazione a quegli atti di polizia giudiziaria che possono incidere sulla libertà personale o che sono destinati ad essere utilizzati direttamente o mediante le contestazioni in dibattimento.

In ogni caso, l’obbligo di redigere il verbale delle attività di cui all’art. 357, comma 2, c.p.p. non impone anche la redazione di un  autonomo verbale per ciascuna delle attività svolte specie ove vi sia una contestualità di tempo e di luogo, non essendo ciò prescritto da alcuna disposizione di legge.

D’altronde, salvo particolari disposizioni di legge, il verbale è nullo quando non risultano individuate le persone intervenute (o vi è incertezza al riguardo) (Cass. pen., Sez. VI, 16 aprile 2012, n. 28133), ovvero quando manca la sottoscrizione del pubblico ufficiale che lo redige. Al di fuori di questi casi, vale il criterio pragmatico dell’idoneità dell’atto al conseguimento dello scopo, che si deve ritenere soddisfatto ogni volta in cui la documentazione adottata in concreto consenta l’individuazione delle fonti di prova. Pertanto, l’inosservanza dell’obbligo di verbalizzazione, nell’ipotesi in cui si sia proceduto ad una diversa forma di documentazione, non impedisce, secondo la giurisprudenza di legittimità, l’introduzione dell’atto nel fascicolo del pubblico ministero ed è utilizzabile ai fini cautelari e per il rinvio a giudizio, sebbene in nessun caso sia suscettibile di utilizzazione nel dibattimento, essendo richiesto, in tale fase, il rispetto della forma di documentazione di cui all’art. 357, comma 2, del codice di procedura penale.

L’art. 115 disp. att. c.p.p. stabilisce il contenuto minimo dell’annotazione, disponendo che essa debba indicare l’ufficiale o l’agente di polizia giudiziaria che ha compiuto l’attività di indagine, il giorno, l’ora e il luogo in cui le attività sono state eseguite, la enunciazione succinta del loro risultato, nonché le generalità o altre indicazioni utili all’identificazione dei soggetti da cui la polizia giudiziaria abbia assunto informazioni o di cui si sia avvalsa per il compimento degli atti.

In relazione al contenuto e non alla tipologia del documento in cui è rappresentato va valutata l’irripetibilità di un atto.

Pertanto, costituiscono atto irripetibile le annotazioni di polizia giudiziaria e cioè i documenti sui quali vengono annotate giornalmente le condotte criminose osservate nel corso delle indagini.

Dal contenuto l’annotazione sembrerebbe riproporre la relazione di servizio, ma tra di esse intercorre una differenza fondamentale: l’annotazione mira a documentare l’attività compiuta, la relazione di servizio è volta ad informare altri dell’attività svolta.

Tuttavia, l’art. 357, comma 1, c.p.p. stabilisce che la polizia giudiziaria annota secondo le modalità ritenute idonee ai fini delle indagini, anche sommariamente, tutte le attività svolte, comprese quelle dirette alla individuazione delle fonti di prova.

Gli atti documentati dalla polizia vanno trasmessi al pubblico ministero, e vengono conservati in un apposito fascicolo custodito presso l’ufficio del pubblico ministero, dal quale saranno estratti gli atti che dovranno essere inseriti nel fascicolo per il dibattimento.

L’art. 431 c.p.p. prevede che siano inseriti i verbali degli atti irripetibili compiuti dalla polizia giudiziaria, i verbali degli atti irripetibili compiuti dal pubblico ministero e i verbali degli atti assunti nell’incidente probatorio.

6. Le cause di nullità.

I verbali, alla stregua degli altri atti processuali, possono essere viziati da nullità.

Il codice di rito penale prevede quali cause di nullità del verbale solo l’incertezza assoluta sulle persone intervenute e la mancata sottoscrizione da parte del pubblico ufficiale che ha redatto il verbale.

Alle ipotesi contenute nell’art. 142 c.p.p. vanno aggiunte le altre due cause di nullità previste dagli artt. 109, 213, commi 2 e 3, 214, comma 3, 215, comma 3, e 216, comma 2, c.p.p.

La prima attiene alla obbligatoria redazione del verbale in lingua italiana, ovvero anche in tale lingua allorché il cittadino italiano, che appartiene ad una minoranza linguistica riconosciuta, chieda di essere esaminato o interrogato nella propria madrelingua.

La seconda si riferisce alla disciplina delle ricognizioni, che prevede la nullità del mezzo di prova assunto in caso di mancata menzione nel verbale di alcune formalità.

Ovviamente, la nullità si realizza quando l’incertezza sulle persone intervenute risulti invincibile, ossia non possa essere superata attraverso elementi contenuti nel verbale medesimo o in atti processuali allo stesso allegati, che attestino l’intervento nel processo di tutti i soggetti che vi abbiano partecipato.

In relazione alle violazioni di prescrizioni inerenti alle modalità di documentazione degli atti, non ricomprese nelle cause di nullità espressamente previste dall’art. 142 c.p.p., la giurisprudenza, non ravvisando ipotesi di nullità di ordine generale previste dall’art. 178 c.p.p., ha sempre ritenuto che ricorra la mera irregolarità.

In conclusione, il verbale ha il compito di svolgere una funzione rappresentativa e conservativa degli atti compiuti nel procedimento.

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