La copia del documento informatico

La copia è la riproduzione integrale di un documento e puo’ essere realizzata a mano o con mezzi meccanici. Opinione diffusa ritiene che la copia realizzata con mezzi meccanici si distinguerebbe dalla riproduzione meccanica prevista dall’art.2712 c.c. sotto il profilo dell’oggetto rappresentato, nel senso che la copia avrebbe sempre ad oggetto un documento, mentre la riproduzione meccanica avrebbe ad oggetto un fatto o una cosa non documentale¹. Se la copia è conforme all’originale, alla stessa è riconosciuto lo stesso valore giuridico dell’originale ( art 2719 c.c.). Tale articolo parla di conformità e non di identità,ciò significa che una copia è conforme e puo avere lo stesso valore giuridico del documento originale,anche se differisce da quest’ultimo per aspetti materiali. Tutto questo induce a ritenere che da un lato il supporto informatico non sia idoneo ad essere utilizzato per quegli atti che devono essere redatti in un unico originale, e dall’altro che la copia informatica di un documento sia piu correttamente definibile come un duplicato piuttosto che come una copia.

Dobbiamo ricordare però che il documento informatico altro non è che un complesso di bits impressi su un supporto informatico per la cui lettura si rende indispensabile l’ausilio del computer. Infatti, solo tramite computer il documento informatico puo svolgere la propria essenziale funzione rappresentativa. Il computer è un vero e proprio strumento di lettura, perciò quello che il video restituisce è il documento informatico stesso. Le copie ottenute da un supporto informatico mediante la stampa, possono essere paragonate a delle fotocopie ingrandite di un documento originale cartaceo. Il cambio di supporto, come previsto dal legislatore, non comporta difformità della copia. L’unica problematica relativa alle copie informatiche di originali cartacei e viceversa, risiede nella inevitabile perdita della firma apposta sull’originale.

Esempio: ipotizziamo di avere un atto munito di sottoscrizione autografa, che mediante l’uso di uno scanner sia copiato in formato elettronico. Il risultato di tale operazione è simile a quello che si otterrebbe fotocopiandolo se non fosse per la perdita dell’autografia della firma. Per la sua validita’ sarebbe necessario ricercare la scrittura originale nel caso in cui ne fosse constestata la firma.

Stessa situazione si verifica nel caso di creazione di una copia cartacea proveniente da un documento informatico munito di firma digitale. Infatti una volta stampata la firma digitale non è più verificabile e il documento risulta non firmato. Per evitare inconvenienti, l’unica soluzione è quella di far certificare la copia in maniera conforme da un pubblico ufficiale.

Con l’introduzione nel nostro ordinamento della figura del documento informatico e del sempre maggiore uso del mezzo telematico per l’invio di documenti ai Pubblici Registri, la copia di questi diviene un vero e proprio atto necessario al fine di conservare gli effetti giuridici, cosicchè il Codice di Amministrazione Digitale del 2012 ne ha disposto gli articoli 22 e 23 rispettivamente per:

CONVEGNO FORMATIVO

Le nuove linee guida

Corso on-line in diretta a cura di Giuseppe Vitrani

– Copie informatiche di documenti analogici ;

– Copie analogiche di documenti informatici ;

Articolo 22

1)  I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell’originale.

Ci sono altre norme di cui bisogna tenere conto, ed in particolare del comma 3

dell’art 3 delle Regole Tecniche sulla firma digitale emanate con DPCM 30 marzo 2009 che prevede:

“ Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualifcata, non produce gli effetti di cui all’art. 21, comma 2, del codice, se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalita’ che possano modifcare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati ”.

Tale norma è da tenere sempre in massima considerazione, in virtù delle negative conseguenze, in caso di violazione. Il documento informatico che rappresenta la copia deve avere quindi un formato c.d. “statico”: non deve cioè contenere campi che comporterebbero modifica di alcune parti dello stesso non rilevabili alla verifica della firma. Sono formati statici il PDF/A, l’XML, i formati immagine (ad es. TIFF), i formati testo come il TXT. Per finire, al documento va apposta la certificazione di conformità, anche se la norma sembra far pensare che basti l’apposizione della firma digitale, elemento da solo non sufficiente per un idoneo risultato.

Leggermente più complessa è l’operazione inversa: la copia cartacea di documento informatico. La stampa di un file firmato non è un documento firmato: l’intervento del pubblico ufficiale che attesta la conformità ha qui, in aggiunta, il fine di recuperare tutti quei dati ed informazioni che con la stampa – nel passaggio dal supporto informatico a quello cartaceo – inevitabilmente si perdono.

La norma richiede che il pubblico ufficiale certifichi la conformita’ in tutte le sue componenti. In particolare, il notaio dovrà, in primo luogo verificare che il documento di cui si fa la copia sia documento idoneo alla firma, cioè in un formato, come quelli prima citati, “statico”.

Si dovrà poi procedere alla verifica della firma, dando atto, nella formula di conformità dell’esito della verifica effettuata e di tutti quei dati, contenuti nel certificato, che caratterizzano la firma stessa: Certificatore emittente, numero del certificato, eventuali qualifiche del soggetto titolare indicate al suo interno, assenza di espresse limitazioni all’utilizzo del certificato stesso, etc.).

2) Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’ art 71 .

3) Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico ,nel rispetto delle regole tecniche di cui all’ articolo 71,  hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.

4) Le copie formate ai sensi dei commi 1 , 2 e 3  sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5 

L’autenticazione delle copie puo’ essere fatta da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell’attestazione di conformita’ con l’originale scritta alla fne della copia, a cura del pubblico uffciale autorizzato, il quale deve altresi’ indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifca rivestita nonche’ apporre la propria frma per esteso ed il timbro dell’uffcio.

Le norme vigenti previste dalla riforma 2012 del CAD stabiliscono che il nuovo art. 22 prevede grosse modifiche nell’assetto normativo relativo al valore giuridico delle copie informatiche di documenti analogici. Viene eliminata la “debole” figura del detentore e tutta la materia viene riequilibrata rispetto alle norme del codice civile che regolano le copie analogiche. L’attuale assetto normativo prevede, infatti, che le copie informatiche di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi atti e documenti amministrativi, spedite o rilasciate dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, abbiano la stessa efficacia degli originali analogici da cui sono tratte, purché ad esse sia apposta o associata una firma digitale o altra firma elettronica qualificata da parte di colui che li spedisce o li rilascia, richiamando espressamente gli artt. 2714 e 2715 del codice civile.
Le copie per immagine di documenti analogici non depositati hanno, invece, la stessa efficacia degli originali da cui sono tratte solo se la loro conformità all’originale è attestata da un notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato. In assenza di tale attestazione, tali copie per immagine avranno comunque, così come accade per le copie analogiche, efficacia probatoria pari agli originali da cui sono tratte, a meno che non vengano disconosciute. Le copie per immagine formate nei modi appena richiamati, e comunque sempre nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’art. 71 del CAD, sono idonee anche ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti per legge.

L’articolo 23, “Copie analogiche di documenti informatici”, riconosce la stessa efficacia probatoria delle copie tratte dagli originali su supporto analogico ,munite di sottoscrizione con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale e la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico. l’art. 23 riconosce loro la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte, a meno che la loro conformità non sia espressamente disconosciuta. Al fine di evitare il rischio del disconoscimento in giudizio, si potrà richiedere ad un pubblico ufficiale a ciò autorizzato un’attestazione della loro conformità, in ogni loro componente all’originale da cui sono tratte.

Per quanto riguarda il disconoscimento motivato osserviamo che la Corte di Cassazione, con la sentenza 9884 dell’11 maggio 2005, ha stabilito che non basta invocare la sua insicurezza per disconoscere una prova di natura informatica. Questa sentenza va in qualche modo contro il senso comune, poiché i sistemi informatici sono insicuri e i documenti sono facilmente alterabili e modificabili. Tuttavia, non basta fare un discorso generale su questa insicurezza per disconoscere la prova, bisogna motivare concretamente la propria posizione. Inoltre un documento informatico disconosciuto costituisce ugualmente elemento di prova, e assieme ad esempio, a prove testimoniali, può essere sufficiente a formare il convincimento del Giudice ².

L’efficacia del documento informatico, che si afferma ai sensi dell’art. 2712 del codice civile, richiamato dall’art. 23 del previgente CAD, è quella delle riproduzioni meccaniche, le quali formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti e alle cose medesime. Le immagini, ad es. negli MMS, rientrano nell’ambito dell’art. 2712 c.c. (riproduzioni fotografiche, informatiche o cinematografiche etc. ..) hanno pieno valore probatorio fino al disconoscimento. In caso di contestazione rimangono comunque “elementi di prova” che possono essere integrati con altri elementi (Cass. Civ. 11/5/05 n. 9884). Se si disconosce la “fedeltà” del documento all’originale, o a quanto esso rappresenta, il Giudice dovrà-potrà accertare la conformità all’originale anche attraverso altri mezzi di prova, comprese le presunzioni (Cass. 26/01/2000n. 866, ex multis).

Apparentemente il  nuovo art. 23-quater del Codice dell’amministrazione digitale, sembra confermare la norma previgente, disponendo: “all’art. 2712 del codice civile dopo le parole: ‘riproduzioni fotografiche’ è inserita la seguente:

‘ informatiche’,” esattamente come già disponeva l’art. 23 del CAD previgente.

In conclusione i duplicati informatici, come riportato nell’articolo 23 bis (“Duplicati e copie informatiche di documenti informatici”), hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche riportate all’articolo 71 del Dlgs 235/2010.

Lo studio condotto ci ha permesso di inquadrare il concetto di copia del documento informatico attraverso il sussidio del CAD (Codice di Amministrazione Digitale) riportandoci a quelle che sono le definizioni e le interpretazioni in materia. I sistemi informatici di documentazione rappresentano senza dubbio un‘opportunità per la nostra società, ed una sfida per i giuristi ai quali spetta il compito di inquadrare giuridicamente questi fenomeni che, per le loro caratteristiche, si adattano invasimente tra le categorie tradizionali. La tecnologia oramai è entrata nelle nostre case e senza troppe difficolta’ è riuscita ad imporsi nella vita di ognuno di noi.