Rapporto biennale personale maschile e femminile: proroga al 15 maggio 2026

Più tempo per compilare e trasmettere il Rapporto sulla situazione del personale maschile e femminile 2024-2025. Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha prorogato al 15 maggio 2026 il termine per la presentazione, inizialmente fissato al 30 aprile, per consentire ai soggetti obbligati di superare difficoltà tecniche nelle procedure di invio.
Per aziende, consulenti del lavoro, avvocati giuslavoristi e responsabili HR, la proroga non va letta come un semplice rinvio formale, ma come un’occasione per verificare la correttezza dei dati, la completezza delle informazioni inserite e la coerenza del rapporto rispetto al perimetro aziendale effettivamente rilevante.
La disciplina operativa è contenuta nel Decreto interministeriale 29 marzo 2022, adottato in attuazione dell’art. 46 del D.Lgs. 198/2006, come modificato dalla legge 162/2021, che ha esteso l’obbligo alle aziende pubbliche e private con oltre 50 dipendenti. In materia abbiamo pubblicato il volume Il nuovo processo del lavoro dopo la Riforma Cartabia, disponibile su Shop Maggioli e su Amazon.

1. Aziende obbligate: attenzione al perimetro della rilevazione

Il Decreto individua come destinatarie dell’obbligo le aziende pubbliche e private che occupano oltre cinquanta dipendenti. Le aziende fino a 50 dipendenti possono invece redigere il rapporto su base volontaria, utilizzando le medesime modalità telematiche previste per i soggetti obbligati.
Un passaggio centrale, in chiave operativa, riguarda il perimetro della compilazione: il rapporto deve essere redatto sia con riferimento al complesso delle unità produttive e delle dipendenze, sia con riferimento a ciascuna unità produttiva con più di 50 dipendenti. Questo impone una preliminare ricognizione interna, soprattutto nelle imprese con più sedi, stabilimenti o articolazioni territoriali. In materia abbiamo pubblicato il volume Il nuovo processo del lavoro dopo la Riforma Cartabia, disponibile su Shop Maggioli e su Amazon.

2. Invio telematico e ricevuta: cosa deve fare l’azienda

La presentazione avviene esclusivamente in modalità telematica, mediante compilazione online del modulo allegato al decreto, attraverso l’applicativo disponibile sul portale del Ministero del Lavoro. L’accesso all’applicativo avviene tramite SPID, CIE del legale rappresentante o di altro soggetto abilitato, oppure mediante altri sistemi di autenticazione previsti dal Ministero.
Al termine della compilazione, se il sistema non rileva errori o incongruenze, viene rilasciata una ricevuta che attesta la corretta redazione del rapporto e il salvataggio a sistema. Tale ricevuta assume rilievo pratico per documentare l’avvenuto adempimento e dovrebbe essere conservata insieme alla copia del rapporto trasmesso.
Il decreto precisa inoltre che la redazione e il salvataggio a sistema equivalgono alla trasmissione alla Consigliera o al Consigliere regionale di parità. Una copia del rapporto, insieme alla ricevuta, deve essere trasmessa telematicamente anche alle rappresentanze sindacali aziendali entro il termine previsto.

3. Dati da inserire: non solo numeri sull’organico

L’Allegato A mostra che il rapporto non si limita a fotografare la consistenza numerica del personale. Le sezioni riguardano, tra l’altro, informazioni generali sull’azienda, contratti collettivi applicati, occupazione per categoria professionale, promozioni, assunzioni, tipologie contrattuali, CIG, aspettative, congedi, lavoratori in somministrazione, ore lavorate e straordinari.
Particolare attenzione va riservata anche ai dati su entrate e uscite, trasformazioni dei contratti, formazione, strumenti di selezione e reclutamento, misure di conciliazione vita-lavoro, politiche aziendali inclusive e criteri per le progressioni di carriera. Il modello richiede inoltre dati retributivi, inclusi monte retributivo annuo lordo e componenti accessorie del salario, quali straordinari, superminimi individuali, premi di produttività e altre voci.
Per i professionisti che assistono l’impresa, ciò significa organizzare il lavoro con anticipo, coinvolgendo amministrazione del personale, payroll, HR e funzioni legali, così da evitare dati incompleti o non allineati.

4. Privacy e accesso ai dati: niente identificazione dei lavoratori

Il decreto stabilisce che i dati forniti non devono indicare l’identità del lavoratore. Deve essere specificato solo il sesso, evitando che le informazioni riportate possano rendere gli interessati identificabili, anche indirettamente.
È un profilo da presidiare con particolare attenzione nelle unità produttive più piccole o in aree omogenee con pochi lavoratori, dove l’incrocio dei dati potrebbe rendere più agevole l’identificazione indiretta. La compilazione deve quindi bilanciare completezza informativa e tutela dei dati personali.

5. Sanzioni e controlli: perché la proroga va usata bene

Il mancato invio del rapporto, anche dopo l’invito alla regolarizzazione da parte dell’Ispettorato del Lavoro competente, comporta l’applicazione delle sanzioni previste dall’art. 11 del D.P.R. 520/1955. Se l’inottemperanza si protrae per oltre dodici mesi, è disposta la sospensione per un anno dei benefici contributivi eventualmente goduti dall’azienda.
Inoltre, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro verifica la veridicità dei rapporti: in caso di rapporto mendace o incompleto, è prevista una sanzione amministrativa pecuniaria da 1.000 a 5.000 euro.
La proroga al 15 maggio 2026 consente quindi un controllo finale sulla qualità dell’adempimento: non solo inviare nei termini, ma trasmettere un rapporto completo, coerente e difendibile in caso di verifica.

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