Privacy e lavoratori – non è più necessario indicare ai lavoratori i nominativi degli Amministratori di sistema

Fino al 2011 il datore di lavoro doveva indicare ai lavoratori i nominativi degli Amministratori di sistema che trattavano i loro dati; volendo essere realisti, diciamo che il datore avrebbe dovuto indicare tali nominativi, infatti a suo tempo era raro trovare traccia di tale indicazione nelle informativa rilasciate ai lavoratori.

Ricordiamo che gli amministratori di sistema sono quelle persone che sono dedicate alla manutenzione ed alla gestione “di impianti di elaborazione con cui vengano effettuati trattamenti di dati personali, compresi i sistemi di gestione delle basi di dati, i sistemi software complessi”; non rientrano invece in tale categoria quelle persone che solo occasionalmente intervengono sui sistemi di elaborazione e sui sistemi software.

Comunque oggi, in seguito all’emanazione del D.L. 70/2011 non è più necessario indicare i nominativi degli Ads ai dipendenti; per motivare questa nostra precisazione è necessario ripercorre brevemente la normativa.

Il punto 4.3 del provvedimento in tema di Amministratori di sistema prevede che “qualora l’attività degli amministratori di sistema riguardi anche indirettamente servizi o sistemi che trattano o che permettono il trattamento di informazioni di carattere personale di lavoratori, i titolari pubblici e privati nella qualità di datori di lavoro sono tenuti a rendere nota o conoscibile l’identità degli amministratori di sistema nell’ambito delle proprie organizzazioni, secondo le caratteristiche dell’azienda o del servizio, in relazione ai diversi servizi informatici cui questi sono preposti. Ciò, avvalendosi dell’informativa resa agli interessati ai sensi dell’art. 13 del Codice nell’ambito del rapporto di lavoro che li lega al titolare, oppure tramite il disciplinare tecnico la cui adozione è prevista dal provvedimento del Garante n. 13 del 1° marzo 2007 (in G.U. 10 marzo 2007, n. 58); in alternativa si possono anche utilizzare strumenti di comunicazione interna (a es., intranet aziendale, ordini di servizio a circolazione interna o bollettini). Ciò, salvi i casi in cui tale forma di pubblicità o di conoscibilità non sia esclusa in forza di un’eventuale disposizione di legge che disciplini in modo difforme uno specifico settore”.

Come conseguenza di tale previsione normativa, si suggeriva di riportare l’identità degli amministratori di sistema nell’informativa consegnata ai dipendenti.

Lo stesso provvedimento del Garante però prevedeva l’esclusione dall’ambito applicativo del provvedimento per “i titolari di alcuni trattamenti effettuati in ambito pubblico e privato a fini amministrativo-contabili”.

Fino all’approvazione del D.L. 70/2011, tale contrasto normativo – in quanto è evidente che la gestione del rapporto di lavoro razionalmente rientra tra le finalità “amministrativo-contabili” – veniva risolto sostenendo che, nel dubbio, era opportuno indicare ai lavoratori i nominativi degli amministratori di sistema. Infatti, si argomentava che se il Garante avesse voluto includere la gestione del rapporto di lavoro tra le finalità “amministrativo-contabili”, non avrebbe stabilito quanto contenuto nella sezione 4.3.

Il dubbio interpretativo è stato finalmente chiarito dal D. L. 70/2011, che aggiungendo il comma 1 ter all’art. 34 del Codice privacy, ha previsto che la “la gestione del rapporto di lavoro in tutte le sue fasi“, “ai fini dell’applicazione delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali”, rientra tra “i trattamenti effettuati per finalità amministrativo-contabili”.

Pertanto attualmente non è più obbligatorio indicare i nominativi degli amministratori di sistema ai lavoratori, né nell’informativa, né con gli altri mezzi comunicazione che aveva identificato il Garante.