La notifica a mezzo pec di provvedimenti cartacei: come si fa

La notifica a mezzo pec di provvedimenti cartacei emessi dal giudice di pace e dalla Corte di cassazione

di Erica Ferrini, Avvocato

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Il processo telematico è ormai una realtà ben consolidata e dopo le prime difficoltà con cui tutti gli avvocati o quasi hanno dovuto fare i conti, si è presto avuto modo di apprezzarne alcuni pregi, tra cui spicca, senza ombra di dubbio, la facilità con cui si possono estrarre copia degli atti presenti nel fascicolo, evitandosi lunghe code in cancelleria, nonché la possibilità di notificare atti e provvedimenti depositati dal giudice nel fascicolo telematico direttamente a mezzo posta elettronica certificata, semplicemente attestandone la conformità rispetto all’originale, con un notevole risparmio di tempo e denaro, evitando così di recarsi personalmente in cancelleria per estrarne copia conforme per poi doverla notificare a mezzo ufficiali giudiziari.

Per sapere tutto su questo argomento leggi anche “Notifiche telematiche. Problemi e soluzioni” di Francesca Sassano.

Il processo telematico

Di una praticità tale che nel momento in cui ci si trova invece a operare dinanzi a quelle autorità giudiziarie presso cui il processo telematico ancora non è diffuso (Giudice di Pace e Corte di Cassazione) e si ha la necessità di notificare un provvedimento in formato cartaceo ad un destinatario che è anche munito di posta elettronica certificata si hanno molte incertezze e, nel dubbio, si finisce per optare per la notifica “tradizionale” a mezzo Ufficiali Giudiziari.

Tuttavia non vi è ostacolo alcuno alla notifica tramite pec di provvedimenti resi in formato cartaceo dalle suddette autorità: l’art. 19 bis del provvedimento del Ministero della Giustizia del 16.04.2014 (pubblicato in GU il 30.04.2014) indica gli atti che possono essere notificati tramite posta elettronica certificata dall’avvocato e, pur non essendovi un espresso riferimento ai provvedimenti cartacei emessi dalle autorità sopra citate, tale possibilità si evince in maniera indiretta: mentre il primo comma è dedicato alla notifica dei documenti originali informatici, il secondo comma  stabilisce che “nei casi diversi dal comma 1, i documenti informatici o copie informatiche, anche per immagine, di documenti analogici, allegati al messaggio di posta elettronica certificata, sono privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili, e sono consentiti in formato PDF” con ciò prevedendo quindi la possibilità di notificare documenti cartacei che siano stati convertiti in formato informatico, indipendentemente dalla natura del soggetto da cui provengono. Ben potrebbe trattarsi infatti di un documento proveniente dalla parte come di un provvedimento emesso da un’autorità giudiziaria. Non vi è alcuna specifica limitazione in tal senso.

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La certificazione di conformità dell’atto

Sciolto il nodo sulla possibilità di notificare tali atti via pec, vi è un altro aspetto che potrebbe destare perplessità, ovvero la certificazione di conformità del suddetto atto. Potremmo infatti essere in presenza di atti che, se si procedesse tradizionalmente con la notifica a mezzo Unep, non vi sarebbero dubbi sulla necessità di richiedere alla cancelleria le relative copie conformi da notificare (si pensi ad un decreto ingiuntivo, ad un verbale di udienza che ammette l’interrogatorio di una parte contumace ecc…).

l’art. 3 – bis L. 53/94 relativo alla facoltà di notificazioni di atti civili, amministrativi e stragiudiziali per gli avvocati e procuratori legali, dispone al comma 2 che “quando l’atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l’avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell’atto formato su supporto analogico attestandone la conformità con le modalità previste dall’art. 16 – undecies D.L. 18.10.2012 n. 179 convertito in L. 17.10.2012 N. 221”. Anche in questo caso non vi sono limitazioni alcune sulla tipologia di documenti di cui è possibile certificare la conformità all’originale cartaceo della relativa copia informatica.

Ci si potrebbe chiedere a questo punto se non sia possibile per l’avvocato attestare direttamente la conformità della copia cartacea del provvedimento, magari già in nostro possesso perché ne abbiamo fatta una copia uso studio, rispetto all’originale cartaceo sottoscritto dal giudice e custodito nel fascicolo del procedimento presso la cancelleria. Tale possibilità è però da escludere.

Mentre è possibile per il difensore certificare personalmente la conformità di un documento informatico estratto dal fascicolo telematico, come stabilito dell’art. 16 – bis, comma 9 – bis del D.L. 18.10.2012 n. 179 convertito in L. 17.10.2012 N. 221, non è possibile attestare la conformità di atti cartacei ai corrispondenti originali cartacei, difatti l’art. 3 – bis L. 53/94 limita tale facoltà alle sole copie informatiche.

Sarà quindi necessario recarsi in cancelleria e richiedere al cancelliere una copia conforme dell’atto che si intende notificare.

A questo punto sarà sufficiente convertire la copia conforme cartacea dell’atto in una copia informatica (ad es. tramite la semplice scansione) e procedere quindi ad attestarne la conformità rispetto all’originale cartaceo, dando atto appunto che si tratta di copia informatica ottenuta per scansione dalla copia conforme cartacea del provvedimento rilasciata dalla cancelleria e procedere alla notifica tramite posta certificata ex art. 3 bis L. 53/94 come per qualsiasi altro atto.

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