Indirizzo PEC: nuova circolare del Ministero dello sviluppo economico sul ritardo nell’adempimento

di Anna Costagliola

L’art. 16, co. 6, del D.L. 185/2008, conv. in L. 2/2009, ha imposto alle società di nuova costituzione, iscritte nel Registro delle imprese dopo il 29 novembre 2008, di dotarsi di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) da indicare nella domanda di iscrizione e, a quelle già iscritte nel Registro delle imprese a quella data, di pubblicare nel Registro il proprio indirizzo PEC entro il termine ultimo del 29 novembre 2011.

La Posta Elettronica Certificata realizza un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l’invio e la consegna di documenti informatici. Si tratta di uno strumento che permette di dare, ad un messaggio di posta elettronica, lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale, ma che, rispetto a quest’ultima, presenta una serie di vantaggi, quali:

a) la possibilità di trasmettere ogni tipo di informazione, messaggio ed allegato in formato elettronico;

b) la garanzia di certificazione dell’avvenuta consegna all’indirizzo di posta elettronica dichiarato dal destinatario;

c) la validità legale dei documenti in entrata ed in uscita;

d) il controllo sulla provenienza e sulla correttezza dei messaggi;

e) la possibilità di un invio simultaneo, anche a più di un destinatario, con costi estremamente ridotti rispetto ai mezzi tradizionali;

f) la velocità di invio e la possibilità di consultazione immediata da ogni Personal Computer collegato alla rete Internet.

La casella di Posta Elettronica Certificata (PEC), una volta inviata al Registro delle imprese, viene pubblicata nella certificazione dell’impresa insieme ai dati relativi alla sede. Essa, infatti, è considerata alla stregua di un domicilio elettronico dell’impresa e dovrà risultare attiva e rinnovata regolarmente nel tempo.

Con l’approssimarsi della scadenza del termine ultimo (29 novembre 2011) per la comunicazione al Registro delle imprese della casella di Posta Elettronica Certificata da parte delle società, il Ministero dello sviluppo economico ha diramato la circolare n. 3645/C del 3 novembre 2011 contenente una serie di indicazioni operative, rimarcandosi che il mancato rispetto di tale termine avrebbe comportato, in capo al legale rappresentante dell’impresa, l’applicazione delle sanzioni previste dall’art. 2630 c.c., come di recente modificato dalla L. 180/2011 (Statuto delle imprese) che ne ha ridotto gli importi (vedi sul punto l’articolo pubblicato su questo stesso sito).

Con una nuova circolare del 25 novembre 2011, lo stesso Ministero dello sviluppo economico ha dettato talune indicazioni integrative della precedente, invitando le Camere di Commercio ad astenersi dall’applicare le sanzioni previste dall’art. 2630 c.c. alle società e ai soggetti che non abbiano provveduto a comunicare al Registro delle imprese l’indirizzo di Posta Elettronica entro il termine del 29 novembre 2011. Il Ministero evidenzia, al riguardo, che sono nel frattempo pervenute numerose segnalazioni da parte dei gestori del sistema di Posta Elettronica Certificata circa l’impossibilità di far fronte all’enorme mole di richieste di nuovi indirizzi PEC, dovuta all’imminenza della scadenza del termine, in tempi compatibili con il rispetto del termine stesso. Tale situazione di confusione rende impossibile, come si legge nella circolare ultima, individuare in capo ai soggetti tenuti all’adempimento in questione l’elemento soggettivo (dolo o colpa) costituente, ai sensi dell’art. 3 L. 689/1981, presupposto necessario per l’assoggettamento alla sanzione amministrativa. Ciò suggerisce l’opportunità, secondo il Ministero, in questa prima fase di applicazione della nuova disciplina, di evitare l’applicazione delle sanzioni amministrative di cui al citato art. 2630 c.c., almeno fin quando non emergano nuovi e diversi elementi di informazione e di valutazione che consentano di ritenere che il ritardo nell’adempimento non sia più prevalente o, comunque, non sia più così diffuso da evidenziare la persistenza di oggettive difficoltà ad evadere le richieste di registrazione dell’indirizzo PEC. In ogni caso, si ritiene da parte del Ministero che, almeno fino all’inizio del nuovo anno, debba ritenersi «corretto adempimento» anche quello tardivo effettuato entro tale data. Viene precisato, infatti, come, in tale transitoria e generalizzata situazione di difficoltà, anche la semplice contestazione del ritardo alle singole società contrasterebbe inevitabilmente con le esigenze dell’economicità e del buon andamento dell’azione amministrativa.