La dichiarazione di autenticità della copia di un documento consiste nell’attestazione, da parte di un Pubblico Ufficiale che la copia presentata è conforme al documento originale.
L’autenticazione delle copie può, o meglio alla luce della recente normativa dovremmo scrivere poteva, essere fatta esclusivamente dal pubblico ufficiale che aveva emesso il documento o presso il quale lo stesso era depositato o al quale doveva essere presentato, nonché da un notaio, cancelliere [1] segretario comunale o altro funzionario incaricato dal Sindaco.[2]
Con l’entrata in vigore, 25 giugno 2014, dell’articolo 52 del decreto legge 24 giugno 2014, n. 90 (misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l’efficienza degli uffici giudiziari)[3] sono aumentati, in materia di rilascio copie atti giudiziari, il numero dei soggetti abilitati ad “attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico.”
Infatti, ai sensi del richiamato articolo 52 al decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, sono apportate le seguenti modificazioni: “ a) all’articolo 16-bis dopo il comma 9 e’ aggiunto, in fine, il seguente: Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonche’ dei provvedimenti di quest’ultimo, presenti nei fascicoli informatici dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere. Il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalita’ telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale”
La normativa in esame, se da una parte ha semplificato ed inciso sui tempi di rilascio delle copie che non va più a gravare sugli uffici di cancelleria, dall’altra pone problematiche di una certa rilevanza.
In tema di rilascio copia non può innanzitutto essere dimenticato che ai sensi dell’articolo 66 D.P.R. 26 aprile 1986 n 131 [4] “i soggetti indicati nell’articolo 10, lettere b) e c) possono rilasciare originali, copie ed estratti degli atti soggetti a registrazione in termine fisso da loro formati o autenticati solo dopo che gli stessi sono stati registrati….”
Come deve essere quindi letta la disposizione di cui all’articolo 52 decreto legge n 90/2014 in relazione al richiamato articolo 66 del Testo unico in materia di registrazione di atti?
Non ritenendo plausibile né l’abrogazione tacita del disposto di cui alla normativa in tema di registrazione né l’esenzione dal divieto di estrarre copia a carico degli avvocati e ausiliari del magistrato l’unica soluzione possibile è che il divieto di estrarre copia, ed utilizzarli, di atti soggetti a registrazione permanga anche a carico dei soggetti di cui all’articolo 52 decreto legge 90/2014.[5]
Altra problematica attiene al rilascio delle copie spedite in forma esecutiva
Per copia esecutiva si intende la copia autentica alla cui spedizione è obbligato, nelle ipotesi previste dalla legge, il funzionario addetto all’Ufficio (cancelliere,funzionario giudiziario,direttore amministrativo) che oltre alla certificazione di conformità, portano la speciale formula prevista dal terzo comma dell’art. 475 c.p.c..
Il titolo esecutivo è posto a base della procedura esecutiva.
Da qui deriva la particolare cautela dettata nel rilascio della formula esecutiva.[6]
Ora posto che “Il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalita’ telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale” la parte che volesse munirsi di titolo esecutivo come deve adoperarsi?
Deve richiederne il rilascio alla cancelleria che procederà alla contemporanea dichiarazione di conformità all’originale e spedizione in forma esecutiva ?
O potrà chiedere alla cancelleria la spedizione su una copia già attestata conforme ai sensi dell’articolo 52 decreto legge n 90/2014?
Ricordiamo che ai sensi dell’ art. 268 DPR 115/2002 “per il rilascio di copie autentiche di documenti è dovuto il diritto nella misura stabilita dalla tabella, contenuta nell’allegato n. 7 del presente testo unico.”
Quindi se la cancelleria in caso di richiesta di titolo in forma esecutiva procede anche alla dichiarazione di conformità della copia è fuori dubbio che la parte sia tenuta al pagamento dei diritti di copia negli importi determinati dal decreto ministeriale 18 aprile 2014 [7].
Se invece si propendesse per la tesi che la conformità venga attestata dal difensore e quindi la cancelleria si limitasse alla sola apposizione della formula esecutiva, la parte sarebbe tenuta al pagamento di diritti e se si in quale misura?
Dobbiamo preliminarmente evidenziare come “il contributo unificato sostituisce le imposte di bollo, la tassa di iscrizione a ruolo, i diritti di cancelleria, nonché i diritti di chiamata di causa dell’Ufficiale giudiziario”[8] con esclusione dei diritti di copia e di certificazione espressamente disciplinati dal testo unico spese di giustizia (DPR 115/2002).
Non esiste per normativa vigente l’obbligo di pagamento specificamente previsto per la spedizione del titolo in forma esecutiva, quindi la stessa, in caso in cui l’attestazione di conformità avvenisse a cura del difensore, sarebbe dovuta in esenzione da pagamento.
Personalmente propendo per la tesi che, nella logica della normativa in materia di processo telematico, ed in considerazione degli aumenti degli importi del contributo unificato atti a coprire il minor introito per diritti di copia[9], a carico delle cancellerie rimanga la sola spedizione in forma esecutiva, e relativa annotazione sull’originale, della copia la cui conformità è attestata, ex art 52 decreto legge 90/2014,dal difensore e/o dall’ausiliario del magistrato, in esenzione da ogni pagamento.
Il Ministero della Giustizia[10], con gli indirizzi in materia di “adempimenti di cancelleria conseguenti all’entrata in vigore degli obblighi di cui agli artt. 16-bis e ss decreto legge 179/2012 e del decreto legge 90/2014”, relativi al processo telematico non ha affrontato le tematiche in questione e ne sarebbe auspicabile un intervento chiarificatore.
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