Udienza tributaria da remoto: guida operativa alle nuove regole (Teams, divieti, verbale digitale e privacy)

Il Decreto 24 novembre 2025, adottato dal Vice Ministro dell’economia e delle finanze, definisce le regole tecnico-operative per lo svolgimento delle udienze da remoto nel contenzioso tributario. Il provvedimento si inserisce nel percorso di riforma avviato con il d.lgs. 220/2023 e accompagnato dal d.lgs. 175/2024 (Testo unico della giustizia tributaria), destinato ad applicarsi dal 1° gennaio 2026. L’obiettivo dichiarato è garantire continuità ed efficienza dell’attività giurisdizionale, attraverso un aggiornamento tecnologico che sostituisce Skype for Business con Microsoft Teams, presidia la sicurezza dei collegamenti e disciplina puntualmente gli aspetti operativi e privacy connessi alla celebrazione a distanza di udienze e camere di consiglio.

1. Ambito di applicazione: dal processo tributario “storico” al nuovo assetto del 2026

Il decreto disciplina lo svolgimento delle udienze a distanza previste dall’art. 34-bis del d.lgs. 546/1992 e, a decorrere dal 1° gennaio 2026, dell’art. 83 del d.lgs. 175/2024, assicurando così continuità tra la disciplina vigente e quella di prossima applicazione. L’ambito è circoscritto ai processi telematici instaurati dinanzi alle Corti di giustizia tributaria di primo e secondo grado, confermando la centralità del fascicolo informatico e del sistema di gestione telematica del contenzioso.
Sul piano delle fonti, il decreto richiama espressamente il quadro del Codice dell’amministrazione digitale (d.lgs. 82/2005), chiarendo che esso opera “ove non diversamente stabilito”, e lega l’intero impianto all’osservanza della normativa in materia di trattamento dei dati personali, imponendo un approccio coerente con GDPR e Codice Privacy anche nelle scelte tecnologiche.

2. Collegamento da remoto e infrastruttura: Microsoft Teams come standard unico

Il cuore tecnico del provvedimento è l’adozione della piattaforma Microsoft Teams quale strumento esclusivo per le udienze da remoto. La scelta, motivata dall’esigenza di garantire aggiornamenti di sicurezza e continuità del servizio, è accompagnata da indicazioni di rilievo sul piano della protezione dei dati: il collegamento deve avvenire tramite canale di comunicazione criptato, con sistema di gestione e controllo su cloud in data center ubicati nel territorio dell’Unione europea.
Per difensori e parti, l’accesso presuppone l’utilizzo di dispositivi conformi a requisiti tecnici e di sicurezza descritti in specifiche Linee guida tecnico-operative. L’impostazione è volutamente dinamica: le linee guida sono aggiornabili in relazione all’evoluzione normativa e tecnologica, così da evitare che le regole operative restino ancorate a standard non più adeguati o sicuri.

3. Svolgimento dell’udienza: contraddittorio, identità e regole di partecipazione

Il decreto struttura l’udienza da remoto attorno a tre pilastri: effettività della partecipazione, garanzia del contraddittorio e tracciabilità formale delle condizioni di collegamento. La partecipazione avviene mediante collegamento audiovisivo idoneo ad assicurare la reciproca visibilità e l’udibilità di quanto viene detto.
Un profilo operativo centrale riguarda le comunicazioni: almeno tre giorni prima dell’udienza, la segreteria invia alla parte che ha richiesto la trattazione a distanza una comunicazione contenente il link personale di accesso, l’ora della convocazione e l’informazione sul trattamento dei dati. Il link è diverso per ogni udienza, “strettamente personale e non cedibile a terzi”, con l’unica eccezione dell’eventuale difensore delegato.
Particolarmente significativa la disciplina per magistrati, giudici tributari e segretari: l’accesso avviene tramite link inviato solo a indirizzi di posta istituzionale, con una procedura di identificazione fondata su autenticazione ad almeno due fattori. Il Presidente del collegio o il giudice monocratico, con l’assistenza del segretario, verifica la funzionalità del collegamento, segnando un momento formale di “validazione” dell’udienza.

4. Divieti e cautele: niente registrazioni, niente chat, niente deposito documentale

La disciplina dei divieti è uno dei punti più incisivi del decreto. È vietata qualsiasi registrazione delle udienze pubbliche e camerali e della camera di consiglio da remoto. Non si tratta di un divieto solo “formale”: il provvedimento estende la proibizione anche all’uso della messaggistica istantanea interna agli applicativi di videoconferenza e ad altri strumenti che possano conservare tracce delle dichiarazioni o opinioni espresse. È altresì vietato il deposito di documenti tramite la piattaforma.
Per rafforzare queste garanzie, è previsto un adempimento dichiarativo: all’atto del collegamento, difensori e parti dichiarano sotto la loro responsabilità che quanto accade non è visto o ascoltato da soggetti non ammessi e che non effettueranno registrazioni; al termine, le parti attestano il regolare svolgimento del collegamento. Tali dichiarazioni devono essere riportate nel processo verbale d’udienza. In caso di malfunzionamento non risolvibile, il giudice sospende l’udienza e, se necessario, la rinvia disponendo la comunicazione alle parti secondo le regole previste.

5. Processo verbale e gestione documentale: firma digitale e integrazione nel fascicolo informatico

Il decreto conferma la centralità del verbale d’udienza digitale, sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale dal Presidente (o giudice monocratico) e dal segretario. Nel verbale devono risultare le modalità di accertamento dell’identità, l’avvenuta conoscenza dell’informativa privacy, la volontà di partecipare da remoto e le dichiarazioni delle parti in ordine ai divieti. Rilevante l’attenzione al principio di minimizzazione: non si annotano gli estremi del documento di riconoscimento.
In caso di indisponibilità del sistema informatico (SIGIT), il verbale può essere redatto in formato analogico, ma deve essere successivamente convertito in copia informatica conforme, con attestazione del segretario e firma digitale, e inserito integralmente nel fascicolo informatico. Ne emerge un modello che ammette l’eccezione cartacea ma la “riconduce” sempre nell’alveo della gestione digitale.

6. Privacy e sicurezza: DPIA, misure aggiornate e ruolo di Sogei

Sul fronte dei dati personali, il decreto costruisce una cornice robusta: le misure tecniche e organizzative sono oggetto di riesame e aggiornamento periodico, anche alla luce delle valutazioni d’impatto previste dall’art. 35 GDPR per trattamenti ad alto rischio. Per l’utilizzo di Teams il MEF si avvale di Sogei, in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. L’informativa agli interessati è pubblicata sul sito del Dipartimento, richiamata anche nelle comunicazioni di convocazione.

7. Conclusioni: un decreto “ponte” verso il 2026, con regole operative stringenti

Il Decreto 24 novembre 2025 svolge una funzione chiara: rendere pienamente operativa l’udienza da remoto nel contenzioso tributario, fissando regole uniformi, aggiornate e coerenti con il nuovo assetto della giustizia tributaria dal 2026. L’adozione di Teams come piattaforma unica, l’enfasi sulla sicurezza (crittografia, data center UE, MFA), le cautele su registrazioni e chat e la formalizzazione delle dichiarazioni a verbale costruiscono un modello di udienza a distanza che, almeno nelle intenzioni, mira a coniugare efficienza e garanzie. In prospettiva, la reale tenuta del sistema dipenderà dall’adeguatezza delle linee guida tecniche e dalla capacità degli uffici di gestire in modo standardizzato gli aspetti operativi, evitando che le criticità tecnologiche si traducano in rinvii, disfunzioni o compressioni del contraddittorio.

8. FAQ operative sulle nuove istruzioni

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