Privacy/P.A.: nei rapporti con i dipendenti vanno privilegiate le forme di comunicazione individualizzate

Biancamaria Consales

“I dati personali, specie se sensibili, devono essere comunicati, anche nell’ambito del rapporto di lavoro, esclusivamente alle persone o agli uffici che ne possono legittimamente avere conoscenza”.

È quanto ribadito dal Garante per la privacy in una serie di provvedimenti che hanno riguardato specificamente trattamenti di dati effettuati dalla pubblica amministrazione.

L’intervento dell’Autorità Garante trova motivazione nella segnalazione di alcuni pubblici dipendenti che avevano evidenziato la violazione della privacy da parte dell’amministrazione di appartenenza, avendo quest’ultima comunicato a terze persone dati sulla propria salute o altre informazioni riservate, come quelle relativa a procedimenti disciplinari che li vedevano coinvolti.

Emblematico tra tutti, ad esempio, il caso del reclamo di una dipendente di un’autorità portuale che protestava perché l’ente, in occasione della liquidazione del premio di risultato al personale, aveva reso noto ai suoi colleghi le note valutative e due sanzioni disciplinari da lei ricevute. La comunicazione di tali informazioni ad altre persone non era prevista da alcuna specifica norma di legge o regolamento, e, secondo il Garante, sarebbe dovuta rimanere riservata.

Tuttavia, va, altresì, rilevato che non sempre le segnalazioni e i reclami del personale corrispondono a effettivi illeciti. In due casi, ad esempio, alcuni lavoratori si erano lamentati di aver ricevuto dalle rispettive amministrazioni regionali comunicazione di una sanzione disciplinare in busta aperta, consentendo così a terzi di poterla leggere. Il Garante, sulla base degli accertamenti effettuati, pur avendo rilevato delle carenze organizzative in merito al trattamento dei dati personali, non ha riscontrato violazioni in merito a quanto segnalato: le contestazioni, infatti, erano state inoltrate attraverso incaricati del trattamento che, per l’attività svolta, erano pienamente legittimati a conoscerne il contenuto delle comunicazioni.

Il Garante ha ricordato che il trattamento dei dati deve sempre garantire un adeguato rispetto del diritto alla dignità e alla riservatezza del lavoratore, privilegiando forme di comunicazione individualizzate, come da tempo indicato nelle apposite linee guida emanate dal Garante in materia di rapporto di lavoro. Per quanto riguarda le informazioni di carattere sensibile relative ai dipendenti, l’Autorità ha sottolineato che la trasmissione a terzi può avvenire solo in presenza di un’idonea base giuridica e solo laddove esse siano realmente indispensabili per perseguire le specifiche finalità di rilevante interesse pubblico.

Pertanto, ha prescritto a tutte le amministrazioni che hanno trattato illecitamente i dati dei lavoratori di adottare opportune e idonee misure per adeguare le procedure interne alla normativa sulla privacy e ha avviato nei loro confronti specifici procedimenti sanzionatori.