Nuove frontiere dello Smart Working e obblighi di sicurezza del datore di lavoro

Durante e dopo lo stato di emergenza dovuto alla pandemia, si è fatto un gran parlare di smart working, tra le pubbliche amministrazioni, tra le aziende, nel mondo del lavoro in generale. Secondo i dati dell’Osservatorio smart working del Politecnico di Milano, in Italia, 3,6 milioni di lavoratori oggi hanno adottato la modalità del lavoro agile per svolgere le loro mansioni, circa il 91% delle grandi aziende adotta iniziative di SW. Mentre in altri stati europei e occidentali questa pratica era già ampiamente diffusa e regolamentata, lo smart working in Italia è parso a molti come una novità su cui ragionare. Ormai, visti i dati di cui sopra il lavoro agile interessa aziende di ogni settore e anche la pubblica amministrazione. Non ci si può più basare su regole vetuste che gestiscono il lavoro da casa, in quanto lo smart working prevede maggiore flessibilità e quindi anche più rischi. Lo Smart Working (SW) d’altronde è un modello organizzativo in grado di portare notevoli vantaggi alle organizzazioni che lo adottano: in termini di produttività, di raggiungimento di obiettivi ma anche in termini di welfare e qualità di vita del lavoratore. Tuttavia il concetto di SW resta ancora oggi avvolto da un alone di confusione soprattutto con il cd” Telelavoro “ o con il lavoro da remoto: si tratta di pratiche e modalità molto diverse, perché fare SW non vuol dire semplicemente “lavorare da Casa”, vuol dire ben altro!! Cosa vuol dire allora? Cosa non è? come svolgere in modo adeguato il lavoro agile? Quali sono le norme di sicurezza sul lavoro per quanto riguarda lo smart working? Con questo contributo cercheremo soprattutto di fare chiarezza.

1. Il lavoratore in Smart Working

“Lo SW o lavoro Agile è una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e strumenti da utilizzare, a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”, così lo definisce l’Osservatorio. E noi consideriamo perfettamente condivisibile tale definizione senza dilungarci nello sforzo di altre definizioni, ma preferiamo proiettarci nell’ottica di un approccio nuovo al modo di lavorare, sulla scorta di una nuova revisione della cultura organizzativa da parte delle aziende. Lo SW non è un inglesismo per definire la tipologia del TELELAVORO; il Telelavoro e lo SW fanno riferimento a due diverse modalità di lavoro, sostanziale e contrattuale: il primo consiste in una prestazione lavorativa svolta al di fuori della sede di lavoro con il supporto di tecnologie, mentre il secondo è una modalità della prestazione di lavoro con flessibilità e autonomia, e non è una tipologia di lavoro come il primo. Ai fini di un corretto inquadramento normativo dello SW, c’è da sottolineare che a partire dal 1.1.2023 sono rientrate in vigore le direttive della Legge n. 81/2017. Lo SW, quindi, non è più dettato dal regime semplificato ma da un accordo individuale tra datore di lavoro e dipendenti: tutte le aziende sono state infatti chiamate a disciplinare con appositi regolamenti interni questa peculiare modalità di lavoro. In primis ogni datore di lavoro ha dovuto identificare la prestazione” smartizzabile” quella cioè dei dipendenti che devono svolgere mansioni in presenza fisica, si è dovuto anche, fornire direttive su come organizzare gli spazi di lavoro in modalità agile per fare in modo che i lavoratori possano essere produttivi in sicurezza. Coordinare i lavoratori, le attività, gli orari di lavoro ha richiesto una evoluzione massiva, un cambio di mentalità e di abitudini: non basta dare in dotazione al dipendente un nuovo PC, ma servono gli strumenti giusti di lavoro ed una corretta formazione in modo che non possa essere messa in pericolo la sicurezza della persona. La modalità di lavoro agile necessita di un ampio sforzo da entrambe le parti sotto tanti aspetti sociali, comportamentali ed operativi. Il rischio di usare scorrettamente le attrezzature, di esporsi a rischi, di alienarsi e non individuare orari e pause è altissimo: non si può portare i lavoratori a sviluppare malattie psicologiche e infortuni fisici.

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2. Il punto sulle norme di sicurezza sul lavoro da applicare nello SW

Il legislatore del 2017, infatti, non si è esentato dall’imporre al datore di lavoro l’adozione delle misure di prevenzione contro rischi a cui sono esposti i dipendenti nell’espletamento delle loro prestazioni di lavoro nella modalità agile. All’ art. 22, comma 1, primo periodo, della suddetta legge si stabilisce  che “il datore di lavoro, in collaborazione con il medico competente (d’ora in avanti MC) e con il RSPP, garantisce la salute e la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile”: il legislatore ha sensibilmente avvertito, in sintonia ed armonicamente con gli obblighi previsti nel T.,U. 81/08 (e quindi dopo aver previsto come obbligo generale  quello di individuare e valutare “tutti i rischi “ ed adottare le relative  misure di prevenzione), l’esigenza di attribuire al datore di lavoro il ruolo di garante primario della salute e della sicurezza del lavoratore agile. Con una norma di eccezionale rilievo anche sistematico quale l’art. 22, comma 2, la Legge n. 81/2017, si assiste nuovamente ad un’inequivoca conferma dell’obbligo del datore di lavoro di predisporre ed attuare “le misure di prevenzione per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali”.  Quanto mai significativo è poi il fatto che il sopracitato art. 22, comma 2, Legge n. 81/2017 prenda in esplicita considerazione le “misure di prevenzione per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali”, e, dunque, proprio quei rischi che maggiormente rendono ardua l’opera di prevenzione spettante al datore di lavoro. Ci si chiede se, al pari dei locali aziendali, anche i luoghi di esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali devono essere accessibili da parte del datore di lavoro al fine di verificare l’osservanza delle norme di sicurezza nel rispetto dei rispettivi compiti assegnati dal D.Lgs. n. 81/2008? Non è dato ad oggi dare una risposta a tale quesito, con l’interpello n° 1/2023 il MLPS si è però espresso in merito alla possibilità di nomina di più medici competenti per le visite mediche di idoneità “ a domicilio” in caso di sorveglianza sanitaria. La corretta esecuzione della modalità lavorativa dello smart work comporta in sé l’applicazione del cambiamento del sistema organizzativo aziendale, in sostanza si tratta di una modifica dei modelli organizzativi. Le implicazioni organizzative riguardano tanto il processo operativo quanto l’ambiente di lavoro ed i relativi rischi devono essere riconsiderati in relazione a quest’ultimo. Il nuovo processo operativo messo su a seguito della modalità smart, oltre che da un punto di vista economico e commerciale, prevede un set di relazioni intra-organizzative ed inter-organizzative che hanno un enorme rilievo ai fini delle misure tecniche di prevenzione da apprestare e da rendere efficaci ai fini della salvaguardia della salute del lavoratore interessato. Ogni datore di lavoro avrebbe già dovuto, durante l’emergenza pandemica in atto dal marzo 2020, calare la valutazione dello smart working all’interno di un nuovo framework al fine di contenere la portata del cambiamento organizzativo che tale iniziativa ha generato all’interno della propria azienda, soprattutto in relazione alle mansioni ed alle attività svolte dai dipendenti. Non si può certo ignorare l’impatto che ha avuto lo smart working sulle attività imprenditoriali, soprattutto per quelle che di norma si svolgevano fuori sede rispetto alle altre attività di natura amministrativa, rese invece in postazioni fisse che inevitabilmente si effettuano su piattaforme logistiche ed informatiche ordinarie. L’adozione dello smart working deve comunque richiedere una attenta analisi da parte del Datore di lavoro in ordine al sistema organizzativo aziendale, affinché nulla sia lasciato al caso soprattutto in materia di salute e sicurezza: salute e sicurezza sempre da garantire!!Dall’esame del Documento di valutazione dei rischi (DVR) si deve evincere sempre la valutazione dei rischi connessi alle attività in lavoro agile con una costante revisione dei flussi e dei cambiamenti organizzativi. Tale operazione certo implica, oltre ad una variazione dei costi di gestione, anche un mutamento ed una rivisitazione dell’organizzazione aziendale con un ampliamento dell’area di rischio per la salute e sicurezza dei lavoratori, soprattutto nel caso in cui alcuni prestatori di lavoro addetti a lavorare non in postazioni fisse- d’emblée- si trovino ad operare esclusivamente per esempio con sistemi VDT, in assenza di qualsivoglia sorveglianza sanitaria. Si tratta in sostanza dell’obbligo datoriale di analizzare, prima dell’adozione di tale modalità, il proprio modulo organizzativo, valutarne la complessità anche tramite l’uso di parametri più adiacenti ad una corretta analisi dei rischi, agganciando il processo ad un sistema prevenzionistico di controllo e capacità organizzativa: si tratta sempre di osservare l’obbligo di minimizzare, ridurre o eliminare il pericolo. Bisogna che il datore di lavoro focalizzi il nuovo modulo organizzativo con una attenzione maggiore alla esposizione dei rischi ottimizzando un saving dei costi della sicurezza, con particolare attenzione anche agli assetti societari al fine di valutare la conformità delle attrezzature ai requisiti di cui all’ALL. XXXIV del D.Lgs 81/08 e s.m.i. Solo dopo aver mappato accuratamente il perimetro aziendale, il Datore di lavoro deve rielaborare il documento di valutazione dei rischi (art 29, comma 3 T.U. 81/08)  sulla scorta di una dettagliata policy sull’uso corretto delle attrezzature conformi, sulla conformità delle nuove postazioni di lavoro e sui dpi necessari. Una volta definito il profilo target ed accertatosi della salubrità nonché agibilità delle nuove postazioni di lavoro, è comunque necessario intervenire sulla formazione ed informazione (artt 37 e 36 T.U. 81/08) del personale al fine di garantire agli stessi una consapevolezza informata anche in merito all’uso dei nuovi eventuali dispositivi di protezione. Una dimensione integrata del DVR è utile anche da un punto di vista della compliance e della organizzazione aziendale: le dimensioni umane, organizzative, tecnologiche che caratterizzano un’organizzazione possono cambiare ma passando solo attraverso una completa valutazione di tutti i rischi; le organizzazioni lavorative possono cercare miglioramenti nelle prestazioni aziendali ma solo tutelando i lavoratori tramite un  modulo che elimini o riduca i rischi per i lavoratori interessati al fine di prevenire in tempo utile eventuali infortuni.   Ignorando le condizioni di agibilità dell’ambiente di lavoro in cui il lavoratore si trova a prestare la propria attività, il datore di lavoro deve provvedere a fare le verifiche di persona o tramite un tecnico appositamente nominato, prima di consentirne l’accesso ai dipendenti ovvero dovrebbe impedire del tutto tale accesso.  Il DL collabora con il MC e con il servizio di Prevenzione e protezione per una completa ed efficace valutazione di tutti i rischi esistenti legati alle prestazioni lavorative dei lavoratori occupati anche ai fini del rispetto di cui agli artt 15,17 e 28 del D.Lgs 81/08 e s.m.i . Si rammenti infatti che il datore di lavoro, unitamente al MC ed il RSPP, è tenuto a redigere e sottoporre ad aggiornamento il documento di valutazione dei rischi previsto dall’art. 28 D.Lgs. n. 81/2008, all’interno di cui deve indicare puntualmente tutti pi fattori di pericolo presenti in relazione alla mansione, alla singola lavorazione e all’ambiente di lavoro nonché le misure precauzionali ed i dispositivi adottati. La valutazione deve riguardare tutti i rischi ovunque l’attività lavorativa venga prestata, e, quindi, anche all’esterno dei locali aziendali. In questo alveo si collocano categorie di soggetti, tra i quali i lavoratori agili. Ogni spazio può assumere la qualità di luogo di lavoro “a condizione che ivi sia ospitato almeno una postazione di lavoro o esso sia accessibile al lavoratore nell’ambito del proprio lavoro”. Verrebbe da chiedersi allora se, ove a seguito della effettuata valutazione dei rischi ci si renda conto che in uno o più determinati luoghi di esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali non risultasse adeguato e dotato di misure di prevenzione e protezione, il datore di lavoro non possa consentirne la prestazione lavorativa? Tale assunto però risulta controverso, attendiamo pertanto eventuali pronunce ed interventi chiarificatori in merito. In sintesi, il DL in collaborazione col MC e con il RSPP deve sempre garantire l’efficacia delle disposizioni procedurali ed organizzative, in relazione alla completa valutazione di tutti i rischi che ha l’obbligo di assicurare anche e soprattutto in caso di lavoratori agili.

3. Conclusioni

 Con l’evoluzione delle iniziative di SW è cambiato il modo di lavorare, i benefici per le aziende e per i lavoratori sono notevoli in termini di miglioramento della produttività, riduzione dell’assenteismo e riduzione dei costi, oltre che a livello motivazionale è aumentato il grado di soddisfazione del lavoratore. Possiamo così parlare oggi di un modello maturo di SW, possiamo definirla come una esperienza preziosa.