Mediazione: l’Organismo di Conciliazione dell’Ordine degli Avvocati di Milano propone l’incontro preliminare nella relativa procedura

Anna Costagliola

L’Organismo di Conciliazione Forense dell’Ordine degli Avvocati di Milano introduce un’importante novità nella procedura di mediazione: l’incontro preliminare.

Si tratta di una riunione gratuita, non vincolante, volta ad informare le parti sulla procedura di mediazione e ad aiutare loro a valutare se vi siano le condizioni per tentare la mediazione. Con tale progetto l’Organismo di Conciliazione Forense si propone di avvicinare al tavolo negoziale entrambe le parti, senza necessità di preventiva espressa adesione della parte chiamata, solo a titolo esplorativo della comune volontà delle parti stesse di dialogare e di negoziare prima di iniziare il reale percorso di mediazione.

In pratica, ad avvenuto deposito della domanda di mediazione, la segreteria dell’O.C.F. designa il mediatore, fissa la data dell’incontro e spedisce alla parte invitata la lettera di invito. La lettera d’invito riporta la data dell’incontro ma segnala anche la facoltà di chiedere l’incontro preliminare.

Se la parte invitata chiede l’incontro preliminare, la segreteria dell’O.C.F. concorda con le parti e il mediatore la data e l’ora per l’incontro, che si tiene in ogni caso in una data antecedente a quella dell’incontro di mediazione fissato nella lettera d’invito.

Nell’incontro preliminare non si entra nel merito della controversia. Nel tempo di una mezz’ora circa, il mediatore spiega alle parti qual è il senso e lo scopo della procedura, come si svolge, con quali regole, quali sono i vantaggi e quali possibilità la mediazione offre alle parti a differenza del giudizio.

Le parti possono chiedere chiarimenti sulla procedura e verificare, con l’aiuto del mediatore:

a) se tutti gli «attori» della controversia sono presenti e disponibili a partecipare alla mediazione;

b) se la controversia appaia (almeno in astratto) suscettibile di soluzioni alternative;

c) se vi siano le condizioni e l’interesse comune per cercare una soluzione diversa dal giudizio;

d) se vi sia la volontà di negoziare sulla base di regole certe e accettate da entrambi.

Al termine dell’incontro, la parte invitata deciderà se aderire. Ad avvenuta adesione, le parti corrisponderanno le spese e parteciperanno al primo incontro di mediazione (nella data già indicata nella lettera d’invito oppure, se richiesto e, se possibile, anche proseguendo seduta stante dopo l’incontro preliminare).

Dunque, la finalità pratica del descritto incontro preliminare risponde all’esigenza di consentire alle parti di valutare preventivamente, senza alcun costo, se vi siano i presupposti, le condizioni e la comune volontà per tentare la mediazione, e dunque decidere se aderire alla procedura in modo informato, meditato e consapevole.