Le quattro fasi del deposito telematico di un atto giudiziario

L’avvento del processo civile telematico (PCT) ha determinato un indubbio processo di ottimizzazione e riduzione dei tempi di erogazione del servizio giustizia, tuttavia, l’utilizzo del sistema informatico, quale innovativo strumento di comunicazione, ha determinato anche una serie di problematiche operative alcune delle quali già preventivamente individuate a livello tecnico cui sono state fornite adeguate soluzioni da parte del legislatore e dallo stesso ministero della giustizia.

Tanto premesso si procederà, con il seguente contributo, a schematizzare le fasi del deposito telematico di un atto giudiziario ripercorrendo le stesse in riferimento alle quattro fasi che coincidono con il rilascio di altrettante ricevute PEC da parte del sistema informatico.

a)     Ricevuta di accettazione. (RdA) Attraverso questa ricevuta il sistema attesta che l’atto è stato inviato dalla postazione di lavoro (PDL) ed è stato accettato dal sistema per essere a sua volta inoltrato all’ufficio giudiziario destinatario, dopo una serie di controlli (automatici e manuali). Questa prima fase è di estrema importanza atteso che la mancanza di tale ricevuta (RdA) è indice del mancato invio dell’atto per cui il depositante è tenuto ad effettuare una serie di verifiche al fine di determinarne la causa.

Le motivazioni per cui il sistema non genera la RdA sono le più diverse e quasi sempre legate a problematiche tecniche alcune delle quali sono: 1) mancata connessione ad internet; 2) il server di posta non è raggiungibile per problematiche inerenti al provider o errata configurazione nell’eventuale client; 3) raggiungimento del limite di spazio della casella PEC del mittente;

b)    Ricevuta di consegna. (RdAC) Il gestore di posta elettronica certificata del ministero della giustizia attesta che l’atto inviato è stato consegnato nella casella di posta dell’ufficio destinatario.

          Tale PEC è di fondamentale importanza per la valutazione della tempestività del deposito telematico, atteso che il perfezionamento dello stesso coincide cronologicamente con l’emissione di tale ricevuta che deve essere generata  entro  la  fine  del  giorno  di  scadenza  (Art.  16-bis,  co. 7[1], decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179 convertito con modificazioni dalla L. 17 dicembre 2012, n. 221), introdotto dall’art. 1, co. 19, Legge 24 dicembre 2012, n. 228 (Legge di stabilità 2013); cfr. pure l’art. 13[2] DM 44/2011). In tal caso si applicano le disposizioni previste dall’ articolo 155, quarto e quinto comma, del codice di procedura civile, in base alle quali “…Se il giorno di scadenza è festivo, la scadenza è prorogata di diritto al primo giorno seguente non festivo. La proroga prevista dal quarto comma si applica altresì ai termini per il compimento degli atti processuali svolti fuori dell’udienza che scadono nella giornata del sabato…”.

Occorre rilevare che, per parte della dottrina, la ricevuta de qua determina un perfezionamento provvisorio sottoposto alla condizione risolutiva del buon esito dell’intero procedimento di controllo, che si conclude con l’ultima PEC. In dottrina si parla in proposito di fattispecie a formazione progressiva per cui l’effetto di tale ricevuta è duplice: 1) indice della tempestività del deposito; 2) determinazione del momento perfezionativo del deposito telematico.

Altra parte della dottrina ritiene, invece, che il perfezionamento del deposito telematico coincida sic et simpliciter con il rilascio della ricevuta de qua (RdAC) atteso che il mero rifiuto dell’atto da parte dell’ operatore giudiziario, in presenza di una tipologia di anomalia rientrante nelle categorie warn e/o error, non possa incidere su tale momento perfezionativo;

c)     Terza PEC. Esito controlli automatici di sistema. L’atto, con i relativi allegati, è inserito nella cd. busta telematica, costituita da un file che contiene tutti i dati necessari ed indispensabili per l’effettuazione dei controlli formali da parte del gestore dei servizi telematici che provvede a scaricare il messaggio dal gestore della posta elettronica certificata del Ministero della giustizia.  A  seguito  dei  suddetti  controlli[3] automatici  (cfr  art.  14  Provv. Giustizia 18/7/2011 – ccdd. Specifiche tecniche, emanato in attuazione del DM Giustizia n. 44/2011– ccdd, Regole tecniche) si possono riscontrare una serie di anomalie, codificate in tre categorie di seguito descritte, subito segnalate al depositante[4]:

a)    WARN: anomalia non bloccante; in genere trattasi di segnalazioni di carattere giuridico (ad esempio manca la procura alle liti allegata all’atto introduttivo);

b)   ERROR: anomalia bloccante, ma lasciata alla determinazione dell’ufficio ricevente, che può decidere di intervenire forzando l’accettazione o rifiutando il deposito (esempio: RG errato, deposito effettuato da un soggetto non presente nell’anagrafica del fascicolo, certificato di firma non valido per intervenuta scadenza o revoca, etc.).

In riferimento all’errata indicazione del numero di RG, ovviamente solo per deposito di atti in corso di causa, il sistema in sede di controllo automatico rileva un’anomalia che viene segnalata al mittente con un tipo di messaggio standard realizzandosi un classico esempio di anomalia rientrante nella categoria “error”.

Altra ipotesi rientrante nella tipologia di anomalia in esame riguarda il deposito di un atto da parte di un difensore che non risulti anagrafato nel fascicolo telematico, es. poiché l’ufficio giudiziario ha anagrafato solo uno dei difensori, spesso solo il “procuratore in loco”, nella sua qualità di mero domiciliatario e non anche il difensore con procura che rappresenta, invece, il vero dominus della causa.

Altro caso riguarda il deposito con indicazione del “TipoAtto” errato o non specifica, che si verifica allorquando in luogo dell’utilizzo dell’esatta tipologia di atto si utilizza una nomenclatura errata, o non si rinviene l’esatta nomenclatura dell’atto da inviare telematicamente per cui si utilizza una nomenclatura generica es. “atto generico” o “non codificato”. Tale tipologia di anomalia non ricade di per sé nella categoria “fatal” la quale inibisce qualsiasi attività da parte dell’operatore tale da forzare l’errore. La ratio la si può rinvenire nel fatto che le specifiche tecniche hanno previsto il “TipoAtto” al solo fine di dotare la busta telematica di una nomenclatura tale da facilitare il compito dell’operatore il quale attraverso la visibilità del TipoAtto è in grado di individuare, con tempestività ed in modo corretto, la tipologia di atto da scaricare. Tuttavia tale etichettatura non ha un effetto vincolate per cui, nell’ipotesi di non corretta individuazione del TipoAtto, la cancelleria può intervenire correggendo l’anomalia attraverso una modifica della nomenclatura informatica dell’ atto tale da farla corrispondere a quella effettiva.

Relativamente alle suindicate categorie di anomalie (warn – error) il Ministero della giustizia ha affermato che “…Le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno sempre accettare il deposito, avendo cura, tuttavia, di segnalare al giudicante ogni informazione utile in ordine all’anomalia riscontrata[5]”.

c) FATAL: eccezione non gestita o non gestibile (esempio: impossibile decifrare la busta depositata o elementi della busta mancanti ma fondamentali per l’elaborazione).

In relazione ai suddetti controlli occorre rilevare che la dimensione massima della busta telematica non può superare 30 Megabyte per cui in caso di superamento del predetto limite al fine di evitare un’anomalia del tipo “fatal” il deposito degli atti o dei documenti può essere tempestivamente eseguito mediante l’invio di più messaggi di posta elettronica certificata, compiuti entro la fine del giorno di scadenza. Tra i controlli automatici che effettua il gestore dei servizi telematici vi è quello relativo allo status del difensore, nel caso in cui il mittente sia un avvocato. In tal caso, infatti, il sistema effettua un’operazione di certificazione, attraverso il recupero dello status del difensore dal Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE), gestito dal Ministero della Giustizia; per cui nel caso in cui lo status non risulti “attivo”, l’anomalia viene segnalata alla cancelleria;

d) Quarta PEC deriva dall’esito del controllo manuale del Cancelliere. Tale intervento ha ad oggetto non solo gli atti telematici privi di anomalie ma anche quelli che presentano le seguenti anomalie: 1) WARN: anomalia non bloccante; 2) ERROR: anomalia bloccante; 3) FATAL: eccezione non gestita o non gestibile.

Terminata tale fase si consolida, per parte della dottrina, l’effetto di cui alla II PEC (ricevuta di consegna) ed il file viene caricato sul fascicolo telematico, divenendo così visibile alle controparti.

Come sopra rilevato vi è un’altra corrente di pensiero, alla quale si aderisce, secondo la quale il perfezionamento del deposito avviene a seguito del rilascio da parte del sistema telematico della ricevuta di avvenuta consegna (RdAC) per cui l’eventuale rifiuto della cancelleria non incide sul deposito, ormai perfetto, a seguito del rilascio della predetta ricevuta prevista dall’art. 16-bis, comma 7, D.L. 179/2012. Il controllo da parte della cancelleria, rappresenta una mera comunicazione di verifica del contenuto della busta telematica che non potrà determinare l’invalidazione con effetto retroattivo (ex tunc) dell’atto depositato telematicamente. In definitiva nell’ ipotesi di anomalie meno gravi, raggruppate nelle categorie “Warn – Error” è sempre auspicabile, anzi è doveroso, un intervento manuale della cancelleria tale da forzare l’errore, accettando il deposito, con contestuale specifica segnalazione al giudice assegnatario del fascicolo in cui è confluito l’atto il cui deposito è stato accettato nonostante l’anomalia non bloccante (warn – error). In tal senso anche il ministero il quale, come sopra rilevato, è intervenuto al riguardo con varie circolari prevedendo che “…Le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno sempre accettare il deposito, avendo cura, tuttavia, di segnalare al giudicante ogni informazione utile in ordine all’anomalia riscontrata. “. Infine, è auspicabile che nelle ipotesi di rifiuto siano indicate le motivazioni e/o gli errori riscontrati al fine di rendere edotto il depositante, in sede di ricezione della quarta PEC la quale ha sempre la medesima nomenclatura “accettazione deposito” anche in caso di rifiuto.

[1] Legge 17 dicembre 2012, n. 221 conversione, con modificazioni, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, recante ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese (G.U. n. 294 del 18 dicembre 2012, s.o. n. 208) comma n.7. Il deposito con modalità telematiche si ha per avvenuto al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del ministero della giustizia. Il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza e si applicano le disposizioni di cui all’articolo 155, quarto e quinto comma, del codice di procedura civile. Quando il messaggio di posta elettronica certificata eccede la dimensione massima stabilita nelle specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del ministero della giustizia, il deposito degli atti o dei documenti può essere eseguito mediante gli invii di più messaggi di posta elettronica certificata. Il deposito è tempestivo quando è eseguito entro la fine del giorno di scadenza. (comma così sostituito dall’art. 51, comma 2, legge n. 114 del 2014).

[2] Decreto del Ministro della giustizia in data 21 febbraio 2011 recante «Regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n.24.» Art. 13(Trasmissione dei documenti da parte dei soggetti abilitati esterni e degli utenti privati)

“1. I documenti informatici di cui agli articoli 11 e 12 sono trasmessi da parte dei soggetti abilitati esterni e degli utenti privati mediante l’indirizzo di posta elettronica certificata risultante dal registro generale degli indirizzi elettronici, all’indirizzo di posta elettronica certificata dell’ufficio destinatario, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 34.

1. 2.    I documenti informatici di cui al comma 1 si intendono ricevuti dal dominio giustizia nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della giustizia.
2. 3.   Nel caso previsto dal comma 2 la ricevuta di avvenuta consegna attesta, altresì, l’avvenuto deposito dell’atto o del documento presso l’ufficio giudiziario competente. Quando la ricevuta è rilasciata dopo le ore 14 il deposito si considera effettuato il giorno feriale immediatamente successivo.

Ai fini della comunicazione prevista dall’articolo 170, quarto comma, del codice di procedura civile, la parte che procede al deposito invia ai procuratori delle parti costituite copia informatica dell’atto e dei documenti al-legati con le modalità previste dall’articolo 18 del presente decreto. Fuori del caso di rifiuto per omessa sottoscrizione, il rigetto del deposito da par-te dell’ufficio non impedisce il successivo deposito entro i termini assegnati o previsti dal codice di procedura civile…..”.

[3] Provvedimento 18 luglio 2011 (pubblicato per estratto sulla Gazzetta Ufficiale n. 175 del 29-7-2011 e in forma integrale sul sito internet istituzionale del Ministero della giustizia, e raggiungibile attraverso il seguente link di accesso: https://pst.giustizia.it/PST/resources/cms/documents/Specifiche_tecniche_18_luglio_2011.pdf.

Art.14 (Trasmissione dei documenti da parte dei soggetti abilitati esterni e degli utenti privati – art. 13 del regolamento)

1. L’atto e gli allegati sono contenuti nella cosiddetta “busta telematica”, ossia un file in formato MIME che riporta tutti i dati necessari per l’elaborazione da parte del sistema ricevente (gestore dei servizi telematici); in particolare la busta contiene il file Atto.enc, ottenuto dalla cifratura del file Atto.msg, il quale contiene a sua volta:

a)   IndiceBusta.xml: il DTD è riportato nell’Allegato 4.

b) DatiAtto.xml: gli XSD sono riportati nell’Allegato 5.

c)  <nome file (libero)>.pdf.p7m: atto vero e proprio, in formato PDF, sotto-scritto con firma digitale o firma elettronica qualificata (firma esterna).

d)  AllegatoX.xxx[.p7m]: uno o più allegati nei formati di file di cui all’articolo 13, eventualmente sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata; il nome del file può essere scelto liberamente.

2.  La cifratura di Atto.msg  è eseguita con la chiave di  sessione (ChiaveSessione) cifrata con il  certificato del destinatario; IssuerDname è il Distinguished Name della CA che ha emesso il certificato dell’ufficio giudiziario o dell’UNEP destinatario, SerialNumber è il numero seriale del certificato dell’ufficio giudiziario o dell’UNEP destinatario; l’algoritmo utilizzato per l’operazione di cifratura simmetrica del file è il 3DES e le chiavi simmetriche di sessione sono cifrate utilizzando la chiave pubblica contenuta nel certificato del destinatario; le chiavi di cifratura degli uffici giudiziari sono disponibili nell’area pubblica del portale dei servizi telematici (il relativo percorso e nome file è indicato nel catalogo dei servizi telematici); lo standard previsto è il CAdES.

3.  La dimensione massima consentita per la busta telematica è pari a 30 Megabyte.

4. La busta telematica viene trasmessa all’ufficio giudiziario destinatario in allegato ad un messaggio di posta elettronica certificata che rispetta le specifiche su mittente, destinatario, oggetto, corpo e allegati come riportate nell’Allegato 6.

5. Il gestore dei servizi telematici scarica il messaggio dal gestore della posta elettronica certificata del Ministero della giustizia ed effettua le verifiche formali sul messaggio; le eccezioni gestite sono le seguenti:

a)  T001: l’indirizzo del mittente non è censito in ReGIndE;

b) T002: Il formato del messaggio non è aderente alle specifiche;

c) T003: la dimensione del messaggio eccede la dimensione massima consentita.

6. Il gestore dei servizi telematici, nel caso in cui il mittente sia un avvocato, effettua l’operazione di certificazione, ossia recupera lo status del difensore da ReGIndE; nel caso in cui lo status non sia “attivo”, viene segnalato alla cancelleria.

7.  Il gestore dei servizi telematici effettua i controlli automatici (formali) sulla busta telematica; le possibili anomalie all’esito dell’elaborazione della busta telematica sono codificate secondo le seguenti tipologie:

a)  WARN: anomalia non bloccante; si tratta in sostanza di segnalazioni, tipicamente di carattere giuridico (ad esempio manca la procura alle liti allegata all’atto introduttivo);

b)  ERROR: anomalia bloccante, ma lasciata alla determinazione dell’ufficio ricevente, che può decidere di intervenire forzando l’accettazione o rifiutando il deposito (esempio: certificato di firma non valido o mittente non firmatario dell’atto);

c) FATAL: eccezione non gestita o non gestibile (esempio: impossibile decifrare la busta depositata o elementi della busta mancanti ma fondamentali per l’elaborazione).

8. La codifica puntuale degli errori indicati al comma precedente è pubblicata e aggiornata nell’area pubblica del portale dei servizi telematici.

9. All’esito dei controlli di cui ai commi precedenti, il gestore dei servizi telematici invia al depositante un messaggio di posta elettronica certificata riportante eventuali eccezioni riscontrate.

10. Il gestore dei servizi telematici, all’esito dell’intervento dell’ufficio, invia al depositante un messaggio di posta elettronica certificata contenente l’esito dell’intervento di accettazione operato dalla cancelleria o dalla segreteria dell’ufficio giudiziario destinatario.

[4] Comma n.7 del Provvedimento 18 luglio 2011 pubblicato per estratto sulla Gazzetta Ufficiale n. 175 del 29-7-2011 Comma n.7 del Provvedimento 18 luglio 2011 pubblicato per estratto sulla Gazzetta Ufficiale n. 175 del 29-7-2011

[5] Circolare 28 ottobre 2014 – Adempimenti di cancelleria conseguenti all’entrata in vigore degli obblighi di cui agli artt. 16 bis e ss.

l. 179/2012 e 90/2014. Testo consolidato aggiornato al 27 ottobre 2014 – sostituita dalla Circolare 23 ottobre 2015, reperibile mediante l’accesso al seguente link: https://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_8_1.wp?previsiousPage=mg_1_8_1&contentId=SDC1076955;  https://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_8_1.wp?facetNode_1=0_21&facetNode_4=4_10&facetNode_3=1_1(201510)&facetNode_2=1_1(2015)&p revisiousPage=mg_1_8&contentId=SDC1187890#r1g