La sospensione dei termini nei procedimenti amministrativi e lo smart working nella P.A.

di Laura Facondini, Dott.ssa
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L’art. 103 del d.l. 18/2020 ha disposto la sospensione dei termini nei procedimenti amministrativi ed ha disciplinato l’efficacia degli atti amministrativi in scadenza.

Le pubbliche amministrazioni adottano comunque ogni misura organizzativa idonea ad assicurare la ragionevole durata del procedimento. Tale scopo è raggiungibile solo se le pubbliche amministrazioni riusciranno a trasformarsi.

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Lo sviluppo delle nuove tecnologie e il processo di digitalizzazione, denominato Industria 4.0, che coinvolge l’attuale contesto economico e sociale, ha determinato necessariamente dei cambiamenti anche nel modo di concepire la prestazione lavorativa, ad oggi caratterizzata dalla destrutturazione spazio-temporale.

La flessibilità degli orari e del luogo della prestazione di lavoro, diventa una necessità ed una soluzione che grazie all’utilizzo dell’ ITC (information technology) si realizza concretamente.

Le nuove tecnologie, in particolare quelle collaborative ed i social media, hanno concesso la possibilità di mettersi in contatto con chiunque ed in qualsiasi momento, e ciò ha completamente stravolto la cultura d’impresa.

Invero, il sempre maggiore utilizzo di internet nonchè dei nuovi mezzi di comunicazione ha fatto sì che le distanze venissero meno o comunque si accorciassero, modificando notevolmente quello che era il modo di lavorare e di fare impresa.

A tal proposito il diritto del lavoro si trova a fare i conti con queste nuove esigenze che necessitano di un intervento regolativo.

Con la legge 81/2017 è stato introdotto e disciplinato il “Lavoro Agile”, meglio definito “Smart Working” e, per la prima volta in Italia, tale specifica modalità di svolgimento della prestazione lavorativa è stata inserita all’interno di un quadro normativo, che verrà trattato nel proseguo.

Lo Smart Working, più precisamente, può essere definito come quell’“insieme di modelli organizzativi, moderni e non convenzionali, caratterizzato da un elevato livello di flessibilità nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti di lavoro, e che fornisce a tutti i dipendenti di un’azienda le migliori condizioni di lavoro”.

Una delle tendenze che caratterizza il mercato del lavoro è, senza ombra di dubbio, la richiesta di flessibilità da parte dei lavoratori e di soluzioni che diano risposta al loro bisogno di conciliazione tra vita privata e vita lavorativa.

Ed infatti la ratio posta alla base della L. 81/2017 è rappresentata proprio dall’incremento della competitività e della conciliazione dei tempi vita lavoro definito come work life balance.

Questo concetto assai significativo consiste proprio nel bilanciamento tra il tempo dedicato al lavoro e alla carriera e quello dedicato a prendersi cura della famiglia e del proprio tempo libero.

Le difficoltà nel gestire e bilanciare i tempi di vita nonché quelli di lavoro possono comportare, ancora, un ulteriore costo per il lavoratore in termini di riduzione del benessere; ciò può portare di conseguenza anche a compromettere la qualità della prestazione lavorativa e la produttività delle ore dedicate al lavoro.

Come emerge dagli ultimi dati elaborati dall’Osservatorio smart working, i lavoratori smart mediamente presentano un grado di soddisfazione e coinvolgimento nel proprio lavoro molto più elevato di coloro che lavorano in modalità tradizionale: il 76% si dice soddisfatto della sua professione, contro il 55% degli altri dipendenti; uno su tre si sente pienamente coinvolto nella realtà in cui opera e ne condivide valori, obiettivi e priorità, contro il 21% dei colleghi. Inoltre, sono più soddisfatti dell’organizzazione del proprio lavoro (il 31% degli smart worker contro il 19% degli altri lavoratori), ma anche delle relazioni fra colleghi (il 31% contro il 23% degli altri) e della relazione con i loro superiori (il 25% contro il 19% degli altri).

Tutto ciò naturalmente, comporta risvolti positivi anche nei confronti delle aziende, tra questi spiccano l’incremento di produttività, la riduzione del tasso di assenteismo, la capacità di attrarre i talenti, l’aumento dell’engagement, il miglioramento delle competenze digitali e l’ottimizzazione della gestione degli spazi.

Uno spazio all’interno di questa trattazione è dedicato agli ultimi interventi normativi circa l’utilizzo dello smart working come strumento per consentire la prosecuzione dell’attività lavorativa nella situazione di emergenza in cui si trova il nostro paese, dovuta al diffondersi del virus Covid-19.

Massimiliano Matteucci
Consulente del Lavoro in Roma. Partner Nexumstp Spa. Cultore della materia e Professore a contratto presso università pubbliche e private. Autore di numerose pubblicazioni in materia di Lavoro e relatore a convegni e seminari.

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La sospensione dei termini del procedimento amministrativo

In particolare, il comma 1 dell’articolo 103 stabilisce che, “ai fini del computo dei termini ordinatori e perentori, propedeutici, endoprocedimentali, finali ed esecutivi, relativi allo svolgimento di procedimenti amministrativi su istanza di parte o d’ufficio, pendenti alla data del 23 febbraio 2020 o iniziati successivamente a tale data, non si tiene conto del periodo compreso tra la medesima data e quella del 15 aprile 2020”.

La sospensione viene disposta per i termini finali dei procedimenti amministrativi iniziati prima del 23 febbraio e a quella data non ancora conclusi, o avviati dal 23 febbraio in poi.

I termini sospesi sono quelli disciplinati all’art. 2 della legge n. 241/1990, ovvero i termini entro cui il procedimento amministrativo avviato (d’ufficio o ad istanza di parte) deve concludersi. La sospensione opera anche per i termini entro i quali le amministrazioni devono avviare e/o concludere l’esercizio dei poteri di verifica e di controllo su precedenti atti o sull’esercizio di altrui attività, come per esempio sulle segnalazioni di inizio di attività o al termine generale di diciotto mesi per l’esercizio dell’autotutela caducatoria. La sospensione si applica, inoltre, ai termini endoprocedimentali.

Pertanto, il decreto introduce una deroga alla regola generale di cui al medesimo art. 2, comma 7, della legge n. 241/1990, il quale sancisce che i termini finali del procedimento possono essere sospesi, per una sola volta e per un periodo non superiore a trenta giorni, per l’acquisizione di informazioni o di certificazioni relative a fatti, stati o qualità non attestati in documenti già in possesso dell’amministrazione stessa o non direttamente acquisibili presso altre pubbliche amministrazioni.

Il comma 2 dell’art. 103 prevede invece la proroga dell’efficacia degli atti amministrativi in scadenza nel periodo emergenziale. In particolare, stabilisce che “Tutti i certificati, attestati, permessi, concessioni, autorizzazioni e atti abilitativi comunque denominati, in scadenza tra il 31 gennaio e il 15 aprile 2020, conservano la loro validità fino al 15 giugno 2020”.

Le amministrazioni adottano le misure organizzative idonee ad assicurare la ragionevole durata del procedimento: lo smart working

Il secondo capoverso del comma 1 dell’art. 103 precisa, tuttavia, che le pubbliche amministrazioni adottano comunque ogni misura organizzativa che sia idonea ad assicurare la ragionevole durata e la celere conclusione dei procedimenti, dando priorità a quelli urgenti.

Tale scopo è raggiungibile solo se le pubbliche amministrazioni riusciranno a trasformarsi e ad incentivare l’utilizzo delle modalità di lavoro agile.

La disciplina dello smart working

Lo smart working secondo la definizione del Ministero del lavoro e delle politiche sociali “è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

Si tratta di un cambiamento culturale ed organizzativo che passa, talvolta, anche attraverso la rivisitazione e riprogettazione degli spazi.

La Legge 22 maggio 2017, n.81 all’articolo 18 definisce il lavoro agile come modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.”. Obiettivo dichiarato è promuovere il lavoro agile per “incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”.

È il comma 3 a precisare che le disposizioni normative si applicano anche ai “rapporti di lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche”.

È con la Direttiva n.3 del 2017 in materia di lavoro agile a firma del Presidente del Consiglio dei Ministri e della Ministra Madia che si da avvio al “lavoro agile” nelle Pubbliche Amministrazioni.

I vantaggi dello smart working

L’articolo 14 della Legge 7 agosto 2015, n. 124 stabilisce che le amministrazioni adottino misure tali da permettere ai dipendenti pubblici di avvalersi delle nuove modalità di lavoro agile, mantenendo in ogni caso inalterate le opportunità di crescita e di carriera per i dipendenti

Un vantaggio rilevante dello smart working consiste nella possibilità di una maggior conciliazione tra vita privata e lavoro.

Ci sono poi altri aspetti di innovazione e valorizzazione, si pensi alla valorizzazione e responsabilizzazione delle risorse umane, alla promozione dell’uso delle tecnologie digitali più innovative, al rafforzamento dei sistemi di misurazione e valutazione delle performance basate sui risultati e sui livelli di servizio ed all’abbattimento delle differenze di genere.

La trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione

Lo smart working necessita di tecnologie per avere attuazione, per tale motivo rappresenta un energico impulso per accelerare la trasformazione della Pubblica amministrazione in digitale.

In linea con il contesto internazionale, l’Italia sta vivendo un processo di trasformazione e innovazione dei servizi ai cittadini e alle imprese in un’ottica di semplificazione, anche attraverso l’utilizzo di tecnologie digitali.

L’effetto delle nuove tecnologie, nella prospettiva digital first, porterà non solo ad un sistema più efficiente, ma soprattutto ad accorciare le distanze tra Pubblica Amministrazione e utenti ed a facilitare l’accesso ai servizi e a rilanciare l’economia, in particolare di alcuni settori produttivi strategici per il Paese.

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A tal proposito il diritto del lavoro si trova a fare i conti con queste nuove esigenze che necessitano di un intervento regolativo.

Con la legge 81/2017 è stato introdotto e disciplinato il “Lavoro Agile”, meglio definito “Smart Working” e, per la prima volta in Italia, tale specifica modalità di svolgimento della prestazione lavorativa è stata inserita all’interno di un quadro normativo, che verrà trattato nel proseguo.

Lo Smart Working, più precisamente, può essere definito come quell’“insieme di modelli organizzativi, moderni e non convenzionali, caratterizzato da un elevato livello di flessibilità nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti di lavoro, e che fornisce a tutti i dipendenti di un’azienda le migliori condizioni di lavoro”.

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Laura Facondini

Laureata con Lode all’Università di Bologna con tesi in diritto processuale civile correlata in diritto processuale dell’Unione Europea, si specializza in Professioni Legali presso la SSPL E.Redenti e si abilitata all’esercizio della professione forense presso la Corte d’Appello di Bologna. Ha svolto collaborazioni scientifiche in Scuole di Formazione dedicate alla preparazione al concorso in magistratura e ha svolto tirocini formativi affiancando il magistrato affidatario nella redazione di sentenze e provvedimenti giurisdizionali. Svolge la propria attività lavorativa nella Pubblica Amministrazione come Istruttore Direttivo Amministrativo. Si occupa prevalentemente di diritto amministrativo, diritto degli enti locali, contratti e appalti pubblici, servizi, privacy, gestione documentale e nuove tecnologie. Per Diritto.it è curatrice dell’area diritto amministrativo.


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