Il Processo Civile Telematico: sfida ed opportunità

La tecnologia non è più appannaggio esclusivo di ricercatori, ingegneri e addetti ai lavori, ma è entrata nelle case e negli ambienti di lavoro, permeando ogni ambito della vita quotidiana e reinterpretandone le attività. La portata rivoluzionaria di questa irruzione si riflette, inevitabilmente, nel campo del diritto, dove i sistemi informatici si affacciano con nuove sfide.

Con il DPR n. 123 del 13 febbraio 2001, prende avvio il piano di E-Goverment della Giustizia civile italiana istituendo il Processo Civile Telematico (PCT), progetto che prevede l’informatizzazione di tutto il procedimento giudiziario civile attraverso la gestione in modalità informatica di tutti i flussi informativi e documentali tra le parti, il giudice e la cancelleria, sovraintendendo tutte le fasi sino al giudizio in aula.

In tal senso, l’obiettivo del Processo Civile Telematico è quello di gestire telematicamente le attività di redazione, sottoscrizione a valore legale, trasmissione e conservazione degli atti processuali, unitamente alla garanzia per gli utenti interessati e legittimati di poter accedere alle informazioni ed agli atti contenuti nei registri di cancelleria e nei fascicoli processuali.

La normativa inaugura la digitalizzazione di un ampio settore della Pubblica Amministrazione, introducendo delle innovazioni che, tuttavia, non riguardano la disciplina delle fasi processuali, bensì le modalità di trasferimento di atti e comunicazioni tra gli avvocati e gli Uffici Giudiziari, nonché all’interno degli stessi Uffici Giudiziari. Viene a costituirsi quindi un sistema totalmente alternativo a quello a cui siamo stati abituati, tradizionalmente basato su un utilizzo smodato di carta e tempo.

Il DPR 123/2001 reca le regole tecnico-operative per il funzionamento del sistema informatico civile e l’accesso da parte dei soggetti coinvolti ed autorizzati; vengono altresì individuati gli strumenti, disciplinandone l’utilizzo, e regolamentate tutte le fasi del processo.

Il 17 luglio 2008 un Decreto del Ministero della Giustizia ha definito le “regole tecnico-operative per l’utilizzo di strumenti informatici e telematici nel processo civile”, regole superate dal successivo Decreto Ministeriale n. 44 del 2011, con il quale sono state ridefinite le regole del Processo Civile Telematico , con particolare attenzione al flusso dei dati per i depositi e sull’uso della Casella di Posta Elettronica Certificata del Processo Telematico (CPECPT), abbandonata rispetto alla PEC ordinaria.

Nel 2006 il PCT è stato introdotto in via sperimentale , limitatamente al deposito telematico dei decreti ingiuntivi e solo in alcune sedi. Questa prima fase è stata superata ed oggi il PCT può dirsi esteso a tutti i procedimenti ed all’intero territorio nazionale (fanno eccezione solo alcuni Uffici Giudiziari).

La tappa finale è collocata al 30 giugno 2014: fino ad allora gli Avvocati hanno facoltà di depositare gli atti presso gli uffici abilitati in maniera tradizionale, e quindi in formato cartaceo, o preferire la via telematica. A partire da questa data, invece, in tutti i Tribunali, i depositi degli atti di parte (con esclusione degli atti di costituzione) e dei ricorsi per ingiunzione sarà possibile esclusivamente per via telematica.

Due sono le tipologie di servizi che passano per il Processo Civile Telematico: i servizi cosiddetti asincroni, che fanno riferimento al deposito degli atti processuali e alla notifica dei biglietti di cancelleria; i servizi definiti sincroni, afferenti alla consultazione dei registri di cancelleria e dei fascicoli processuali telematici ed al rilascio di copie.

Come detto, i Decreti Ministeriali seguitisi negli anni, hanno normato in maniera puntuale e precisa il Processo Civile Telematico: il rispetto delle regole tecniche concernente la tipologia e l’uso degli strumenti telematici e le modalità di comunicazione e consultazione è condicio sine qua non per la piena validità giuridica e funzionale del processo stesso.

Per quanto riguarda gli standard per i servizi di deposito telematico di atti processuali, è previsto che essi siano “confezionati” secondo specifiche caratteristiche e opportunamente spediti in una “busta”, anch’essa ordinata da precise regole tecniche.

L’avvocato deve provvedere alla digitalizzazione dell’atto e dei relativi allegati (formato .pdf testuale) che debbono obbligatoriamente essere sottoscritti digitalmente recando firma digitale: l’avvocato dovrà essere dotato del certificato di firma contenuto nelle smart-card, acquistabili presso diversi fornitori.

I documenti vanno quindi inseriti in una busta crittografata, definita appunto Busta Telematica, in maniera da assicurare che solo l’Ufficio Giudiziario di destinazione possa leggere l’atto.

Il professionista, inoltre, dovrà essere dotato di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC), regolarmente censita nel ReGIndE (Registro Generale degli Indirizzi Elettronici), poiché è solo attraverso questa che può avvenire l‘invio della busta telematica, indirizzato all’ufficio giudiziario ove pende il processo ovvero territorialmente competente per l’emissione del decreto ingiuntivo. L’utilizzo della PEC garantisce un sistema di notifiche di invio, ricezione, accettazione e conferma dei messaggi e degli allegati che da ufficialità legale alle comunicazioni e ai trasferimenti documentali. Anche il messaggio di PEC con il quale si inoltra l’atto da depositare deve rispondere ad una specifica sintassi tecnica ed il mancato rispetto di tale sintassi può determinare un esito negativo del deposito.

La complessità, e più ancora la specificità, di questi requisiti tecnici può essere gestita attraverso appositi software, che rendono gli standard e il processo trasparente, semplice e facilmente fruibile. Fra questi ad esempio EASY PCT, in prova gratuita fino al prossimo 30 settembre 2014.

Con riferimento ai servizi di consultazione dei registri informatici di cancelleria e del fascicolo informatico, ciascun utente può accedere alle informazioni e visionare fascicoli e documenti in funzione del ruolo che ricopre in relazione allo specifico procedimento al quale le informazioni e i documenti si riferiscono.

Il Ministero della Giustizia ha attivato il portale dei servizi telematici, liberamente accessibile agli Avvocati anagrafati al Registro Generale degli Indirizzi Elettronici, semplicemente identificandosi tramite il proprio token crittografico. L’accesso può essere effettuato anche tramite il software, per una navigazione e fruizione ancora più articolata e completa.

Infine la consultazione del Portale procedure concorsuali che consente ai soggetti interessati di avere informazioni tempestive e aggiornate circa le procedure in atto, evitando di doversi recare personalmente all’Ufficio Giudiziario. Tale Portale prevede un’ Area pubblica, accessibile senza la necessità di autenticazione e contenete documenti e dati che gli Organi procedurali ritengono di poter esporre pubblicamente. Essa va distinta dall’Area privata che, inglobando informazioni di merito e documenti relativi alla singola procedura, è visionabile in relazione al grado di riservatezza solo da soggetti autorizzati.

Tali servizi sono completati da alcune prestazioni aggiuntive come l’invio di news all’indirizzo di posta elettronica comunicato, la possibilità di invio di richieste direttamente all’Ufficio Giudiziario e la consultazione attraverso App e smartphone.

L’informatica sfida dunque i consolidati e tradizionali processi giuridici: ma siamo certi che non si tratti piuttosto di nuove opportunità?

Il passaggio dal sistema “cartaceo” al sistema “informatico”, ha generato vantaggi immediati ed oggettivi, che si traducono in maggiore efficienza nei processi e maggiore efficacia nell’utilizzo delle risorse.

Partiamo da dati semplici ma diretti: eliminazione dell’utilizzo della carta, con un taglio dei costi di stampa ed approvvigionamento. Non è un elemento insignificante se si pensa che la dematerializzazione dei documenti impatta su due tipologie di risorse: tempo e denaro.

Si sono notevolmente ridotti i tempi di esecuzione della attività, con un consequenziale risparmio del tempo lavoro di ufficiali giudiziari e addetti alla cancelleria che oscilla tra il 20% ed il 40%. Inoltre, i tempi di emissione dei decreti ingiuntivi sono passati dai 45 necessari con il vecchio modo di operare ai 15 dell’attuale PCT.

Il risparmio di tempo e di lavoro si traduce in ricavi e quindi in denaro.

A livello nazionale, finora sono stati trasmessi circa 13 milioni di comunicazioni telematiche di biglietti di cancelleria, con risparmi di circa 30/40 milioni di Euro per lo Stato.

Risparmi che riguardano anche gli studi professionali che assistono ad un taglio dei costi che si aggira tra il 10 ed il 20%, misurabile in ricavi in più.

I vantaggi conseguiti con il Processo Civile telematico sono quindi allineati con gli obiettivi, più ampi ma coerenti, del progetto di E-Goverment: innovare le strutture burocratiche del Paese con sistemi che garantiscano la massimizzazione del risparmio delle risorse, attraverso la riduzione dei costi e degli adempimenti da parte della Pubblica Amministrazione, con guadagni materiali ed immateriali, più o meno tangibili, che favoriscano tutti i soggetti professionali coinvolti oltre che lo stesso cittadino.