I chiarimenti del Ministero dello sviluppo economico sull’obbligo di comunicazione dell’indirizzo di PEC delle imprese costituite in forma societaria

L’art. 16, co. 6, del D.L. 185/2008 (cd. decreto anticrisi), conv. nella L. 2/2009, ha previsto l’obbligo per le imprese costituite in forma societaria, di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) da indicarsi nella domanda di iscrizione al registro delle imprese per le società di nuova costituzione. Per quelle, invece, già iscritte alla data di entrata in vigore del decreto il legislatore ha contemplato un termine di tre anni per comunicare il proprio indirizzo PEC. Pertanto, entro il 29 novembre 2011, tutte le imprese costituite in forma societaria iscritte al registro delle imprese che non abbiano ancora provveduto nel senso indicato dovranno procedere alla comunicazione del proprio indirizzo di posta elettronica certificata nei confronti del registro medesimo.

La PEC configura un sistema di comunicazione via e-mail che si fonda sulla trasmissione al mittente di una ricevuta elettronica, avente valore legale, attestante l’invio e la consegna al destinatario dei documenti informatici spediti via internet. Il messaggio e-mail certificato è, nella sostanza, equivalente alla tradizionale raccomandata A/R, garantendo la certezza della comunicazione in virtù delle proprie caratteristiche di tracciabilità e di inviolabilità. A tale funzione di certezza nella trasmissione dei dati si affianca anche il valore legale della PEC, che la rende opponibile nei confronti dei terzi una volta recapitata nella casella di posta elettronica.

La previsione dell’obbligo per le società di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata risponde all’esigenza di semplificare le modalità di attuazione dello scambio di documenti e istanza con la Pubblica Amministrazione, ma anche a quella di semplificare la propria corrispondenza con altre società, Enti e Istituzioni.

Con l’approssimarsi della scadenza del 29 novembre, il Ministero dello sviluppo economico ha diramato una circolare (circ. 3645/C) con cui fornisce chiarimenti al riguardo. In primo luogo, il Ministero chiarisce che devono dotarsi di PEC:

a) le società di capitali e di persone;

b) le società semplici;

c) le società cooperative;

d) le società in liquidazione;

e) le società estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie.

Per chi non effettuerà la comunicazione della PEC societaria entro la data indicata è prevista l’applicazione delle sanzioni previste dall’art. 2630 c.c. in capo al rappresentante legale della società. La norma richiamata dispone che «Chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 206 euro a 2.065 euro». Sul punto, tuttavia, occorre ricordare che lo Statuto delle imprese di recente approvato in via definitiva e in attesa di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale, introducendo delle modifiche al testo dell’art. 2630 c.c., ha dimezzato le sanzioni ivi contemplate e ha previsto la possibilità di un «ravvedimento», per cui «se la denuncia, la comunicazione o il deposito avvengono nei trenta giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta di un terzo» (art. 9, co. 5).

La circolare chiarisce ancora che nella comunicazione è possibile indicare l’indirizzo di posta elettronica certificata di uno studio professionale che assista l’impresa negli adempimenti burocratici ovvero di un’altra società cui l’impresa obbligata all’adempimento sia giuridicamente o economicamente collegata. In pratica si può comunicare la PEC del proprio commercialista o dello studio di consulenza oppure usare la PEC della società madre per tutte le società collegate.

La comunicazione al registro delle imprese deve essere presentata dal legale rappresentante dell’impresa e non sono previsti oneri in diritti, bolli e tariffe. Il registro delle imprese ha pure previsto una procedura semplificata on-line per comunicare il proprio indirizzo PEC. Anche i professionisti individuati dall’art. 31, co. 2quinquies, L. 340/2000 possono presentare la comunicazione dell’indirizzo di posta elettronica al registro delle imprese, dichiarando di essere stati a ciò incaricati dal legale rappresentante della società e di essere iscritti al relativo Albo. (Anna Costagliola)