Esecuzione penale ed informatica : realta’ e prospettive

Quando si parla di informatica giudiziaria nel settore penale si fa riferimento a sistemi che gestiscono archivi di dati preventivamente inseriti. Si tratta di registri ufficiali (come il registro penale RE.GE., studiato per sostituire i registri cartacei), ovvero di banche dati che, in relazione a criteri preventivamente prestabiliti e filtri appositamente studiati, riescono ad estrarre le informazioni immesse .

           

Per quanto attiene alla fase dell’esecuzione penale, presso le Procure è in funzione, già dal 1996, il sistema RES. Quest’ultimo, rispetto ai sistemi esistenti, ne superava ampiamente le limitate funzionalità: in concreto, il sistema RES permetteva (e permette ), in relazione ai dati inseriti sul registro all’atto dell’iscrizione della sentenza irrevocabile, di realizzare documenti e provvedimenti formalmente provenienti dall’Autorità Giudiziaria.

 

Le successive ulteriori attività vengono gestite dal sistema previo inserimento dei dati necessari: ordinanze della magistratura di sorveglianza, nuovi provvedimenti del PM che cambiano la quantità e/o le modalità di esecuzione della pena, cumuli etc. .

 

Il sistema RES, per quanto tecnicamente sofisticato, presenta due limiti sostanziali: la “staticità” della sua banca dati e la mancanza di “colloquio” con gli altri organi interessati all’esecuzione penale.

In concreto, i dati inseriti da un singolo ufficio di Procura risultano visibili dalla sola A.G. che li inserisce : gli altri uffici, pur comunque interessati a quella specifica esecuzione, ne hanno conoscenza solo tramite il certificato penale o la richiesta del prescritto stato di esecuzione .

 

E’ intuitivo che, in una siffatta realtà, per gli uffici esecuzione di Procura, la lettura del certificato penale risulta l’unica soluzione per comprendere e decidere l’attività da svolgere nell’esecuzione della propria sentenza.

Certificato penale che, spesso, risulta ancora incompleto data la notevole quantità di schede ancora da inserire: situazione che si complica se si ha presente, per esempio, la realtà del casellario centrale di Roma, che, dovendo gestire tutte le condanne riportate da soggetti nati all’estero, non risulta aggiornato in tempo reale.

 

Inoltre, il sistema RES non interagisce eo trasmette i propri dati agli altri organi interessati dall’esecuzione: giudice di sorveglianza e giudice dell’esecuzione in primo luogo. Infatti, la banca dati resta separata da quella degli altri uffici ed i provvedimenti emessi costituiscono esclusivo archivio dell’ufficio di Procura che li ha emessi.

Pertanto tutti gli atti ed i provvedimenti realizzati vengono comunicati in modo tradizionale (vale a dire tramite documenti cartacei) e, previa immediata esecuzione nei casi di urgenza, trasmessi ai competenti uffici con i relativi tempi e modi : va da sè che la Sorveglianza conoscerà di una eventuale emissione di provvedimento esecutivo soltanto nel momento in cui l’atto pervenga in forma cartacea e, quindi, anche diverso tempo dopo la sua emissione effettiva .

Gli effetti di questa mancata “conoscenza” della reciproca attività degli uffici sono la lentezza dell’attività e la necessità di dovere, ogni volta, richiedere contezza dei provvedimenti emessi in relazione al condannato soggetto di una specifica esecuzione: ove è necessaria maggiore celerità nell’emissione di ordini di esecuzione ciò crea inutili ma obbligati rallentamenti dell’attività.

 

Da ultimo, va detto che la prassi si rallenta, ulteriormente, laddove la sorveglianza faccia riferimento ad esecuzione radicata presso una Procura non ad essa territorialmente corrispondente: in tali casi la richiesta e la relativa risposta possono rallentare notevolmente la successiva attività esecutiva necessaria per il caso di specie.

    

 

 

Nell’ottica di una radicale modifica dei sistemi attualmente in uso nel senso sopra evidenziato, si è studiato e ideato un sistema informatico che, costituendo registro esecutivo sia per la Procura che per la Sorveglianza, costituisce al contempo strumento di emissione e trasmissione dei provvedimenti emessi da entrambi gli uffici.

 

L’ideazione dei nuovi programmi e lo studio di fattibilità sono del Dr. Domenico Pellegrini, attualmente dirigente dell’Area Penale del D.I.G.S.I.A., che analizzando i sistemi in uso comprende quale possa essere l’architettura di un sistema informatico nuovo adatto alle esigenze degli uffici che sempre più spesso hanno la necessità di acquisire dati e porvvedimenti ed alle realtà normative in continua evoluzione e, non ultimo, alle esigenze di economicità sempre più pregnanti nel “ sistema “ giustizia.

 

Nasce, quindi, il progetto SIES (sistema informatico esecuzione penale) suddiviso nei due sottosistemi SIEP (sistema informatico esecuzione procura) e SIUS (sistema informatico uffici sorveglianza ): i due applicativi vengono installati nei due rispettivi uffici, con funzioni e scopi differenti, ma con possibilità di comunicare tra loro i dati rispettivamente immessi e, soprattutto, di utilizzare questi dati ai fini della propria attività .

 

La genesi dei sistemi sopra descritti si è mostrata da subito molto differente, sia per la procedura utilizzata dagli uffici, sia per le pregresse “esperienze” informatiche utilizzate nei due distinti uffici, da cui prendeva spunto il nuovo SIES .

In realtà la Procura aveva già ampiamente, ed in modo piuttosto completo sul territorio, adoperato il RES, registro degli estratti esecutivi e ciò ha costituito un punto di partenza su cui costruire il nuovo sistema adattandolo alle esigenze sopra esposte.

Per la Sorveglianza si è, invece, ragionato sulle utilità che il sistema doveva presentare, sia per gli operatori in fase di inserimento e ricerca, sia per i magistrati nella redazione dei provvedimenti giurisdizionali .

 

I progetti si sono succeduti nel tempo : il progetto SIEP ha affrontato in maniera molto ampia il problema di come “costruire” il nuovo sistema, ragionando soprattutto su quali potevano essere gli elementi maggiormente utili per l’attività del PM e su come questi elementi potevano essere condivisi da altri uffici.

 

Sperimentato, quindi, il SIEP nella sua prima basilare realizzazione, l’attenzione si è concentrata sulla costruzione del SIUS, suo naturale conseguente prolungamento: il sistema recepisce i dati della Procura relativi all’esecuzione di una sentenza e, utilizzandoli, crea un proprio fascicolo relativo all’istanza presentata.

 

Quanto descritto costituisce una novità assoluta nel panorama dell’esecuzione, poiché crea le basi di una collaborazione stretta e fattiva tra i due uffici; inoltre lo scambio dei dati costituisce la base per il lavoro dell’organo di sorveglianza, che è in grado di conoscere in ogni momento lo stato attuale della singola esecuzione.

 

I sistemi sono stati sperimentati prima presso i poli pilota, individuati nei distretti di Genova, l’Aquila e Palermo. L’utilizzo dell’applicativo presso questi uffici “pilota”, ha permesso di accertare come l’applicativo è utilizzato al massimo delle sue capacità ed in tutte le sue applicazioni.

 

 

La realtà dei sistemi descritti, in uso sul territorio dello Stato, era tale da far giudicare conveniente assorbire le varie esperienze al fine di creare un sistema comune utile e rinnovato.

 

Pertanto, in relazione alle diverse necessità che si presentavano ed alla necessità di costruire due sistemi differenti che si potessero comunque interfacciare, si sono formati due distinti gruppi di lavoro: gruppo studio SIEP e gruppo studio SIUS.

 

I due gruppi sono costituiti da magistrati e personale amministrativo: ciò ha permesso di affrontare le problematiche di natura procedurale in maniera approfondita e comprendere, altresì, quale fosse la soluzione migliore anche dal punto di vista operativo.

 

Va precisato che la preparazione settoriale del personale amministrativo che si occupa di esecuzione penale è, mediamente, piuttosto elevata. Nel concreto infatti, come è noto a chi si occupa professionalmente della materia, la collaborazione prestata dai cancellieri al PM in fase di emissione dei provvedimenti esecutivi risulta decisiva sia nella fase dell’istruttoria sia nella fase della redazione del provvedimento.

 

La collaborazione del gruppo si protrae, con avvicendamenti e sostituzioni tra i partecipanti, ormai da diversi anni: accanto alle riunioni di analisi del sistema ,che mirano a completare la gestione dell’attività del PM tramite il sistema informatico e le future applicazioni da realizzare, è sempre più attiva la funzione di docenza e assistenza fornita ai nuovi uffici che cominciano l’utilizzo del SIES.

 

Le attività descritte costituiscono, per la maggior parte dei colleghi, attività da svolgere in più oltre quella normalmente effettuata presso gli uffici di appartenenza : occorre comprendere bene che la figura dell’informatico all’interno della nostra amministrazione diviene sempre più un’esigenza e non un semplice accessorio dell’attività giudiziaria.

 

 

 

SIEP (sistema informatico esecuzione procura) è il registro delle sentenze da eseguire. Esso contiene:

 

·               gli estremi delle sentenze (dati essenziali della sentenza);

·               la condanna, comprensiva delle pene accessorie, delle misure di sicurezza e delle sanzioni amministrative;

·               i provvedimenti emessi dal PM in relazione all’esecuzione iscritta;

·               i provvedimenti dell’organo di sorveglianza o del Giudice dell’esecuzione emessi in    relazione all’esecuzione della sentenza;

·               i provvedimenti di definizione dell’esecuzione stessa;

·               l’attività istruttoria del PM in relazione ad acquisizione di atti o documenti necessari per l’esecuzione della sentenza.

 

L’esperienza informatica pregressa, come si è detto dal 1996 era in uso presso le Procure della Repubblica il sistema R.ES, aveva dimostrato come fosse necessario che i dati contenuti presso la propria banca dati fossero resi visibili anche agli altri uffici competenti per l’esecuzione : i dati inseriti sul RES, infatti, potevano essere visti ed utilizzati soltanto dall’ufficio di Procura che iscriveva la sentenza per eseguirla.

 

Il nuovo sistema, una volta “in linea”, indicherà agli utenti tutti i procedimenti in corso di esecuzione che siano stati iscritti dagli uffici esecuzione penale delle singole Procure: sarà possibile, infatti, tramite una ricerca anagrafica basata sulle generalità del condannato, estrarre tutti i procedimenti esecutivi iscritti a nome dello stesso soggetto su tutto il territorio nazionale .

 

La conoscenza delle esecuzioni in corso da parte di tutti gli uffici realizza due importanti obiettivi: la certezza nell’attribuire la competenza ex art 665 CPP e la completezza dei provvedimenti di unificazione pena ex art 663 CPP.

 

La Procura che procede all’iscrizione di un condannato avrà, immediatamente, la possibilità di conoscere le altre eventuali esecuzioni in corso sul territorio nazionale a carico del soggetto individuato: diviene, pertanto, più facile ed immediato emettere gli opportuni provvedimenti, qualora si sia competenti, ex art 663 CPP.

 

Le ricerche, infatti, non sono più effettuate soltanto sulla propria banca dati, ma nell’intero territorio nazionale: la ricerca può essere effettuata sia in relazione alle generalità del condannato sia in relazione al titolo esecutivo (sentenza in esecuzione) e, conoscendolo, anche il relazione al numero di registro esecutivo.

 

Ma vi è di più. L’operatore potrà visualizzare le diverse attività svolte nell’ambito di quel procedimento esecutivo, e conseguentemente conoscere l’esatta posizione giuridica del condannato per adottare, conseguentemente, gli opportuni provvedimenti .

 

 E’ di tutta evidenza che sarà possibile la sola “visualizzazione” del procedimento di un altro ufficio: la modifica dei dati e l’inserimento delle attività sul fascicolo restano naturalmente di esclusiva competenza dell’ufficio che ha in carico l’esecuzione. 

 

In sostanza, l’attuazione di questo sistema informatico permetterà di superare l’attuale necessità di fare riferimento sempre e comunque al certificato del casellario giudiziale per conoscere le condanne subite da un soggetto su tutto il territorio nazionale.

 

Del resto, se si pensa alla notevole quantità di schede non ancora inserite, in particolare relative a sentenze a carico di condannati stranieri, ci si rende conto della necessità di trovare uno strumento alternativo in grado di supportare l’attività delle Procure in modo quanto più possibile completo e certo.

 

 

L’altro aspetto di notevole interesse del SIEP è rappresentato dallo scambio di dati con il sistema SIUS (sistema informatico ufficio sorveglianza): l’applicativo, infatti, è collegato informaticamente al sistema “ omologo” utilizzato dall’Ufficio e dal Tribunale di sorveglianza e permette un continuo scambio di dati e provvedimenti .

 

Il titolo esecutivo viene iscritto in Procura ed acquisisce, automaticamente, un numero di SIEP; la Sorveglianza, utilizzando i dati già inseriti dalla Procura sul sistema SIEP, realizza a sua volta la propria iscrizione di un’istanza la quale avrà un numero di registro SIUS direttamente riferito al titolo esecutivo della Procura.

 

E’ di tutta evidenza che per la Sorveglianza, in prima battuta, e per la Procura di conseguenza, ciò costituisce un’indubitabile proficua innovazione: da un lato un nuovo sistema informatico unico ed ufficiale sostituisce i vari sistemi finora in uso, dall’altro la procedura seguita diviene rapida ed estremamente corretta poiché lega dall’origine tutte le istanze (formulate alla Sorveglianza) al relativo titolo esecutivo (iscritto dalla Procura) e, soltanto, a questo.

 

Il legame tra titolo esecutivo ed istanza comporta per l’ufficio di Sorveglianza un vantaggio di notevole rilevanza, non solo perché associa, comunque, l’attività da espletarsi all’esecuzione curata dal PM ma soprattutto poiché permette, dato il collegamento informatico tra i due uffici, di avere sempre la situazione della pena aggiornata prima di emettere gli opportuni provvedimenti in relazione alle modalità di espiazione della stessa . E ciò costituisce aspetto di rilevanza essenziale per un ufficio che ha alla sua base la conoscenza di tutto lo stato esecutivo a carico del soggetto, dovendo provvedere all’individuazione della misura più idonea, in concreto, alla sua risocializzazione.

 

Passando, poi, all’esame dell’attività dei due uffici occorre sottolineare quale profonda innovazione rappresenti l’introduzione del SIES nelle singole realtà operative.

Occorre, a tal proposito, evidenziare che la produzione documentale in fase esecutiva è piuttosto notevole e ciò soprattutto per la continua evoluzione delle misure alternative e dei benefici penitenziari concessi.

 

La Procura nella maggioranza dei casi emette ordini ex art 659 CPP in esecuzione di ordinanze dell’organo di sorveglianza in ciò, spesso, ripetendo dati e motivazioni da essa recepiti .

 

Il sistema è così funzionante: l’estratto esecutivo viene iscritto sul sistema SIEP dall’operatore dell’ufficio esecuzione penale della Procura e l’iscrizione genera la nascita di un fascicolo informatico recante il relativo progressivo numero di SIEP.

Successivamente, l’operatore della Sorveglianza, all’atto di iscrivere un proprio fascicolo relativo ad istanza depositata, crea autonomamente il proprio fascicolo informatico SIUS acquisendo automaticamente i dati relativi al titolo esecutivo precedentemente iscritto dalla Procura.

 

L’organo di Sorveglianza ha così raggiunto due importanti traguardi: il primo con l’iscrivere velocemente il proprio fascicolo informatico (acquisendo i relativi dati dal sistema informatico SIEP della Procura), il secondo con il collegare sempre e comunque la propria iscrizione di un fascicolo SIUS al titolo in esecuzione .

Tutte le successive istanze effettuate presso la Sorveglianza verranno, conseguentemente, riferite e collegate a quel numero di SIUS, afferente ad uno specifico titolo esecutivo recante un numero SIEP di Procura .

 

In seguito la Sorveglianza, in relazione alle istanze iscritte, emetterà i necessari provvedimenti e, trasmettendoli, anche in via informatica, alla competente Procura,   abiliterà il collega dell’ufficio esecuzione, che esegue l’ordinanza ex art 659 CPP, ad utilizzare i dati trasmessi per redigere i conseguenti provvedimenti esecutivi del PM.

 

I primi provvedimenti emessi dal PM su ordinanze di Sorveglianza, trasmesse in via informatica, sono stati gli ordini di scarcerazione per concessione di un periodo di liberazione anticipata: la rapidità della redazione dell’atto è stata accolta con estremo interesse e favore dagli operatori del servizio, dal momento che non occorre più inserire alcun dato ma ci si limita ad annotare la data in cui si emette il provvedimento del PM ed il nome del relativo magistrato, mentre il resto dei dati viene recepito dal sistema tramite l’ ordinanza del Magistrato di Sorveglianza .

 

Attualmente il SIEP recepisce tutte le ordinanze del Magistrato e del Tribunale di Sorveglianza trasmesse per via informatica. Infatti, i relativi dati vengono inseriti nel provvedimento emesso dal PM ed inoltre, automaticamente, annotati dal sistema nello stato di esecuzione del procedimento esecutivo.

 

Si sono evidenziati solo alcuni elementi dell’applicativo ed, in particolare, quelli che maggiormente costituiscono elemento di novità ed interesse nell’ambito del panorama informatico – giudiziario .

 

La struttura informatica del programma, sofisticata ed analitica, rende il SIEP un sistema completo ed esaustivo di tutte le attività curate dall’esecuzione penale : in questa sede, però, risulterebbe eccessivamente lunga una disamina completa delle funzioni in uso. 

 

 

 

Le funzioni, sopra descritte, di trasmissione e/o comunicazione dei provvedimentiemessi tra ufficio di Procura e Organo di Sorveglianza funzionalmente collegati, saranno “ribaltate” anche nei rapporti intercorrenti tra PM e Giudice dell’Esecuzione.

 

Valgono, anche in questa sede, le considerazioni svolte relativamente agli ordini del PM emessi in esecuzione di provvedimenti di altra autorità giudiziaria: l’attività va recepita informaticamente ed adoperata per l’emissione degli ulteriori successivi atti.

 

In sostanza, anche in tale specifica fase del procedimento esecutivo risulta fondamentale lo scambio dei dati tra la Procura ed il Giudice dell’Esecuzione .

Basti pensare alle ordinanze con cui il G.E. dispone la continuazione tra più sentenze o l’abrogazione di singoli capi di imputazione o, più recentemente, a quelle relative alla applicazione dell’indulto su richiesta del PM o del condannato.

 

E’, infatti, in corso di studio un’implementazione del sistema SIEP che renda il procedimento di esecuzione ex art 666 CPP maggiormente legato al titolo esecutivo in esecuzione, e ciò sarà possibile realizzando un collegamento informatico in tutto simile a quello già operante tra PM e Giudice di Sorveglianza.

 

L’ufficio del Giudice iscriverà il proprio autonomo fascicolo traendo i dati dal fascicolo informatico iscritto dalla Procura e, successivamente, emetterà all’esito dell’incidente di esecuzione i provvedimenti relativi al titolo.

La trasmissione, anche informatica, della decisione alla Procura sarà immediata e permetterà al PM competente l’emissione dei relativi ordini senza la necessità di dover provvedere alla materiale annotazione dell’ordinanza emessa .

 

Va da se che un sistema informatico che lega incidente di esecuzione e titolo in esecuzione e la maggiore rapidità della comunicazione dei provvedimenti elimina, soprattutto nei casi di concessione dei benefici, il rischio di una erronea duplicazione di ordinanze in relazione allo stesso oggetto .

 

Discorso a parte merita poi la determinazione del cumulo delle pene ex art. 663 CPP e la sua successiva gestione in sede informatica; nell’ottica di un’esecuzione basata sempre maggiormente su provvedimenti onnicomprensivi di tutte le sentenze da espiare ed in osservanza della nuova formulazione dell’art 663 CPP, che ha reso obbligatoria l’emissione del provvedimento di unificazione di pene concorrenti .

 

La finalità “ultima” di questo progetto è quella di gestire ed emettere i provvedimenti di cumulo traendo tutti i dati necessari dal sistema informatico SIEP.

 

La Procura competente ad emettere provvedimento di cumulo avrà infatti la possibilità di acquisire, previa trasmissione informatica da parte della Procura che perde la competenza, le esecuzioni da cumulare .

 

Acquisire significa fare migrare la copia dei dati di un ufficio dal SIEP della Procura che perde la competenza, a quello che emette il provvedimento di cumulo delle pene, con il risultato di trovare sul proprio database tutte le pronunce oggetto del cumulo da emittere.

 

Saranno, in realtà, dati gestiti come facenti parte del proprio ufficio; l’operatore potrà scegliere le sentenze da inserire e acquisirle nel proprio provvedimento modificando i dati non congruenti.

 

Il provvedimento così elaborato in relazione alla fase di elencazione delle sentenze e di mero calcolo numerico della pena, calcolo che verrà peraltro effettuato dal sistema stesso, dovrà essere modificato in ordine ai benefici concessi ( condoni o indulti) e che modificano la quantità di pena eseguibile.

Infine, l’operatore, su indicazione del PM, o il PM stesso, stabilirà quale sia il regime giuridico applicabile al provvedimento da emettere : in relazione alla veste giuridica che il cumulo dovrà assumere sceglierà uno dei differenti modelli previsti.

 

Il progetto comprende, infine, la chiusura informatica automatica dei procedimenti esecutivi delle Procure “perdenti competenza” e ciò, anche, al fine di agevolarle nell’archiviazione dei relativi procedimenti. La realizzazione di questo ulteriore sistema di archiviazione renderà più celeri le trasmissioni degli atti tra le Procure e, tramite, i collegamenti informatici tra Procura e Sorveglianza, indicherà a quest’ultimo organo il nuovo ufficio cui far riferimento per l’esecuzione del cumulo.

 

Uno degli scopi principali del neo sistema SIEP é quello di acquisire i dati precedentemente inseriti nel Registro Generale delle notizie di reato, eliminando in ciò la necessità di dover “sostanzialmente” copiare dati già presenti in un altro sistema informatico .

In realtà. le informazioni utilizzate per l’esecuzione, acquisite dall’estratto esecutivo o dai certificati del DAP (dipartimento Amministrazione Penitenziaria) per quanto attiene la custodia cautelare patita, sono, o dovrebbero essere, già presenti nel Registro Generale delle notizie di reato. In particolare, occorre tenere presente che i dati anagrafici del condannato, i dati della sentenza ed i periodi di custodia cautelare patiti dall’indagato, sono dati via via immessi nel sistema nelle varie diverse fasi del procedimento penale.

E’ di tutta evidenza che l’acquisizione automatica diretta dei dati del RE.GE. al SIEP, rende la fase di iscrizione dell’estratto più rapida e precisa ed, al contempo, crea una continuità con il procedimento penale che costituisce uno dei principi dell’ordinamento processuale penale.

Inoltre, la correttezza dei dati acquisiti rende più certa l’azione in fase esecutiva: in particolare, occorre porre l’accento sulla necessità per il PM che esegue la sentenza di conoscere con rapidità l’entità della custodia cautelare patita dal condannato, al fine di emettere i necessari provvedimenti che possono assumere vesti diverse in relazione alla pena residua da espiare.

Ma il vantaggio non si ferma al semplice calcolo ai fini della pena da espiare; la presenza di un registro siffatto consente al PM di valutare con maggiore celerità le istanze di fungibilità presentate ex art 657 CPP, avendo riguardo, una volta considerati i periodi interessati, di segnalarne tramite annotazione sullo stesso Registro RE.GE. dell’effettivo utilizzo del periodo di cautelare subito dal condannato per il proprio procedimento esecutivo .

Si è cercato di far comprendere l’ottica in cui da anni ormai si sta lavorando: vari sistemi integrati gestiti in differenti fasi processuali.

Uffici che inseriscono dati e li gestiscono al fine di rendere più efficiente l’azione penale nella loro fase di intervento ma, altresì e soprattutto, allo scopo di rendere gli stessi dati utili ed utilizzabili da altri uffici nella fase successiva del procedimento.

Il patrimonio comune dei dati gestiti serve, infine, a collegare all’interno della stessa nazione realtà differenti sia territorialmente che socialmente, a rendere maggiormente uniformi le singole realtà giuridiche troppo spesso legate a prassi ed abitudini differenti, ad equilibrare in una media accettabile i tempi dell’azione giudiziaria.

 

Dr. Enrico Ribizzi

(Funzionario Ufficio Esecuzione Penale della

Procura presso il Tribunale di Genova,

 membro del Gruppo di Studio del progetto SIEP)