Cenni sulle procedure telematiche di acquisto nelle amministrazioni pubbliche con particolare riferimento al mercato elettronico.

Cenni sulle procedure telematiche di acquisto nelle amministrazioni pubbliche con particolare riferimento al mercato elettronico.

Gentilini Gabriele

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Normativa e quadro generaleIl termine "e-procurement" indica quell’insieme di tecnologie, procedure, operazioni, e modalit? organizzative che consentono l’acquisizione di beni e servizi on line, grazie alle possibilit? offerte dallo sviluppo della rete Internet e del commercio elettronico.

Con il d.P.R. 4/4/2002 n. 101 ? stata estesa anche alle amministrazioni pubbliche la facolt?, gi? sussistente da anni per i privati (commercio elettronico) di ricorrere agli acquisti di beni e di servizi attraverso internet. Si ritiene infatti che con il cosiddetto e.procuremet si possano ottenere nel tempo? larghe economie di scala.

La diffusione dell’e-procurement nel settore pubblico va collocata all’interno di un processo pi? ampio di rinnovamento della Pubblica Amministrazione, caratterizzato da un massiccio impiego delle nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

Sicuramente con tali nuove modalit?, a parit? di trasparenza dei procedimenti amministrativi, si ottiene una generalizzata semplificazione delle attivit? amministrative rispetto ai tradizionali sistemi di procedure per la scelta del contraente.

Il predetto regolamento contenuto nel d.P.R. 4/4/2002 n. 101 ? applicabile alle amministrazioni pubbliche le quali, per effettuare gli approvvigionamenti di beni e servizi di loro interesse, anche per importi inferiori alla soglia di rilievo comunitario , decidono di fare ricorso alle procedure telematiche di acquisto, con apposito provvedimento a contrattare motivato, tenuto conto, altres?, di modalit? operative disposte nei singoli ordinamenti particolari, nei vari casi concreti che possano presentarsi.

La normativa contenuta nel d.P.R. 4/4/2002 n. 101 fa salva per le amministrazioni pubbliche la facolt?? di effettuare gli approvvigionamenti di beni e servizi con le tradizionali procedure di scelta del contraente anche con l?utilizzazione operativa di sistemi elettronici e telematici.

Con specifico riferimento agli Enti locali, il regolamento in questione dispone che tali enti, nell?ambito della loro autonomia, possono anche applicare il regolamento stesso, a meno che non decidano di aderire alle convenzioni stipulate dalla societ? pubblica Consip SpA.

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Obiettivi ed ambito di applicazione? – Il detto regolamento dispone che lo svolgimento di procedure telematiche di acquisto che consentono alle amministrazioni di effettuare approvvigionamenti di beni e servizi attraverso sistemi automatizzati di scelta del contraente.

Le procedure telematiche devono comunque assicurare la parit? di condizioni dei partecipanti nel rispetto dei principi di trasparenza e di semplificazione delle procedure, nonch? delle disposizioni, anche di carattere tecnico, di recepimento della normativa comunitaria sulle firme elettroniche e sulla documentazione amministrativa.

Come sopra menzionato le disposizioni del regolamento in oggetto si applicano alle amministrazioni le quali, per gli approvvigionamenti di beni e servizi, anche di importo inferiore alla soglia comunitaria, di volta in volta decidano, con provvedimento motivato e secondo le modalit? richieste dai rispettivi ordinamenti, di effettuare gli stessi attraverso procedure telematiche di acquisto comunicando al gestore del sistema prescelto le informazioni ed i dati necessari, rimanendo ferma la possibilit? per le amministrazioni di effettuare gli approvvigionamenti di beni e servizi con le tradizionali procedure di scelta del contraente anche utilizzando, a supporto del procedimento, sistemi elettronici e telematici secondo le disposizioni della normativa vigente.

Con riguardo alle regioni, le province, le citt? metropolitane, i comuni e le comunit? montane possono applicare le disposizioni del regolamento in esame se cos? dispongano nell?ambito della propria autonomia e salvo che non aderiscano alle convenzioni stipulate ai sensi dell?art. 26 della legge 23/12/19999 n. 488 e successive integrazioni e modificazioni.

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Organizzazione e trasparenza ? Dal punto di vista organizzativo le procedure di acquisto telematiche devono essere? realizzate secondo i principi di sicurezza disposti dalla normativa contenuta nel d.lgvo 675/?96 e successive modificazioni ed integrazioni.

Il diritto di accesso alla documentazione amministrativa viene esercitato mediante l?interrogazione delle registrazioni del sistema che contengono la documentazione in formato elettronico degli atti della procedura. L?invio al soggetto avente titolo della copia autentica della documentazione ? effettuato dall?amministrazione secondo i principi e le modalit? stabilite in tema di documentazione? amministrativa. Sono escluse dal diritto di accesso le soluzioni tecniche ed i programmi per elaboratore utilizzati dall?amministrazione o dal gestore del sistema ove coperti da diritti di privativa intellettuale. Con le stesse modalit? viene effettuato l?accesso delle amministrazioni o degli altri soggetti aventi diritto per legge o per regolamento.

Le procedure telematiche di acquisto vengono precedute da specifiche fasi di abilitazione aperte al pubblico e regolati, mediante l?utilizzo di appositi? bandi conformi alla? normativa nazionale e comunitaria, dai contenuti del d.P.R. 4/4/2002 n. 101.

I bandi di abilitazione, gli avvisi di gara e di aggiudicazione, oltre ad ogni altra ulteriore comunicazione al pubblico, vengono pubblicati sul sito web dell?amministrazione interessata procedente e quando, pur che sia disponibile, sul sito individuato secondo quanto disposto dalla legge 24/11/2000 n. 340 art. 24.

Per quanto riguarda le comunicazioni nonch? le trasmissioni di documenti tra gli utenti e le amministrazioni trovano applicazioni le disposizioni di cui al d.P.R. 445/2000.

Le comunicazioni, le richieste e gli inviti agli utenti si hanno per eseguiti con la spedizione effettuata alla casella di posta elettronica indicata dal destinatario nell?ambito della procedura telematica di acquisto. La norma del regolamento dispone inoltre che le forme di comunicazione sono valide ed efficace? ai fini della legge 241/1990 e successive integrazioni e modificazioni.

Altres?, le operazioni effettuate nell?ambito della gare telematiche e dei sistemi informatici di negoziazione sono riferibili all?utente sulla base del processo di autorizzazione e si intendono compiute nell?ora e nel giorno risultanti dalle registrazioni del sistema. Le registrazioni del sistema sono effettuate ed archiviate, anche digitalmente, in conformit? alle disposizioni tecniche e normative amanate dal pi? volte citato d.P.R. 445/2000. Ad ogni modo viene disposto che tutte le offerte, le dichiarazioni e gli atti risultanti dalle operazioni, sovra indicate, sono successivamente sottoscritte con le formalit? previste per la firma elettronica.

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Autorizzazione ? Le amministrazioni interessate provvedono ad individuare, tenuto conto dei propri ordinamenti, i soggetti abilitati che possono avvalersi delle procedure telematiche di acquisto, predisponendo i necessari processi di autorizzazione i quali vengono definiti dalle medesime amministrazioni nel rispetto delle modalit? e dei criteri stabiliti nei bandi di abilitazione e per tutta la durata prevista negli stessi. Tale autorizzazione viene automaticamente revocata una volta raggiunto il termine finale riferito al periodo di validit?. In qualsiasi momento le amministrazioni pubbliche, qualora lo ritengano necessario, possono chiedere agli utenti l?invio di attestazioni, autocertificazioni od altra documentazione idonea a dimostrare la permanenza dei requisiti oggettivi e soggettivi, nonch? le eventuali qualifiche professionali od altro, le quali hanno determinato l?abilitazione dell?utente.

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Sistema informatico per le procedure telematiche di acquisto e gestore del sistema – Il sistema per le procedure telematiche di acquisto ? realizzato con modalit? e soluzioni che impediscono di operare variazioni sui documenti, sulle registrazioni di sistema e sulle altre rappresentazioni informatiche e telematiche degli atti e delle operazioni compiute nell’ambito delle procedure.

Il sistema consente al gestore ed alle amministrazioni di controllare i principali parametri di funzionamento del sistema stesso, segnalando altres? le anomalie delle procedure e evidenziando le offerte che presentano carattere anormalmente basso.

Il gestore del sistema ? incaricato dall’amministrazione dei servizi di conduzione tecnica dei sistemi e delle applicazioni informatiche necessarie al funzionamento delle procedure telematiche di acquisto, assumendone ogni responsabilit? e fornendo idonea garanzia bancaria o assicurativa anche per il rispetto dei principi stabiliti dall’articolo 3, comma 1, del regolamento d.P.R. 101/?02.

Il gestore del sistema assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati e, su richiesta dell’amministrazione titolare del trattamento stesso, cura gli adempimenti, di competenza della medesima amministrazione, in ordine alla operativit? dei processi di autorizzazione.

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Responsabile del procedimento – Il responsabile del procedimento designato dall’amministrazione provvede alla risoluzione di tutte le questioni anche tecniche inerenti la procedura, compresa quella relativa all’abilitazione degli utenti.

Il responsabile del procedimento, verificata la regolarit? della procedura e dell’offerta, appone la propria firma, anche digitale, sul verbale delle operazioni prodotto automaticamente dal sistema, nonch? sul verbale di aggiudicazione, convalidando i risultati del procedimento.

L’amministrazione, ove espressamente previsto dalle disposizioni di legge regolanti l’attivit? negoziale delle pubbliche amministrazioni, nomina un ufficiale rogante.

L’ufficiale rogante provvede a ricevere il verbale di aggiudicazione, apponendo la sua firma, anche digitale, su questo e sul verbale delle operazioni di gara convalidati dal responsabile del procedimento.

Nelle procedure di cui al presente decreto si fa luogo all’approvazione del contratto con strumenti telematici.

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Gare telematiche,? bando di abilitazione – Le gare telematiche sono precedute, almeno sessanta giorni prima dell’inizio delle procedure, dalla pubblicazione, a cura dell’amministrazione e nel rispetto della normativa nazionale e comunitaria, di un bando per l’abilitazione dei potenziali offerenti alla partecipazione alle gare stesse.

Nel bando di abilitazione le amministrazioni possono limitarsi ad indicare il volume globale degli appalti per ciascuna delle categorie di servizi e di beni che esse intendono aggiudicare nel periodo di validit? dell’abilitazione, attraverso diversi sistemi informatici di negoziazione; possono altres? specificare le diverse classi per le quali gli utenti sono abilitati in relazione alle loro capacit? tecniche, finanziarie ed economiche, al fine di garantire la massima partecipazione alle procedure telematiche di acquisto.

Il bando contiene in particolare i seguenti elementi:

????????????????????????????????? i contenuti e le modalit? di presentazione della domanda di abilitazione, con riferimento in particolare alla dichiarazione dell’indirizzo elettronico del richiedente, ai sensi dell’articolo 14, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

????????????????????????????????? le categorie merceologiche dei beni e dei servizi e le eventuali classi di abilitazione degli utenti; i criteri e le modalit?, inclusa l’indicazione delle eventuali procedure telematiche utilizzate, per la presentazione e la valutazione delle domande di abilitazione con particolare riguardo alla dimostrazione della capacit? economica e finanziaria dei richiedenti, della capacit? tecnica e del possesso dei requisiti soggettivi ed oggettivi;

????????????????????????????????? l’indicazione del responsabile del procedimento;

????????????????????????????????? la durata, non superiore a 24 mesi, dell’abilitazione degli utenti;

????????????????????????????????? le garanzie che il fornitore dovr? rilasciare preventivamente per accedere al sistema informatico di negoziazione; l’indicazione del sito nel quale le amministrazioni rendono contestualmente disponibili al pubblico le seguenti informazioni:

????????????????????? l’eventuale documentazione tecnica, informativa ed amministrativa relativa all’individuazione dei beni da fornire e dei servizi da prestare;

????????????????????? l’indirizzo di posta elettronica dell’amministrazione presso cui si possono richiedere informazioni complementari;

????????????????????? le procedure e le metodologie utilizzate per la classificazione delle offerte, per l’aggiudicazione, nonch? per la segnalazione delle offerte di carattere anormalmente basso ed eventuali altre anomalie;

????????????????????? i casi di sospensione della procedura a seguito di anomalie segnalate dal sistema;

????????????????????? le fattispecie automatiche di esclusione del singolo utente;

????????????????????? l’elencazione e la descrizione dei sistemi informatici di negoziazione che saranno utilizzati nei successivi avvisi di gara, con la descrizione, per ciascuno di essi, delle procedure, delle modalit? e dei criteri di scelta del contraente.

L’amministrazione delibera sulle domande di abilitazione nel termine di quindici giorni dalla ricezione, comunicando all’utente quanto previsto nel processo di autorizzazione, nonch? le categorie e le classi per le quali risulta abilitato.

Avviso di gara e invito – L’avviso di gara ? pubblicato nelle forme previste dall’articolo 4, comma 2, del pi? volte citato regolamento d.P.R. 101/?02 almeno trenta giorni prima della data fissata per l’inizio delle operazioni. Entro il termine previsto per la comunicazione degli inviti le amministrazioni deliberano anche sulle domande di abilitazione inoltrate nei termini previsti dall’avviso di gara. I requisiti previsti dall’avviso di gara sono identici a quelli previsti dal bando di abilitazione.

L’avviso di gara contiene in particolare le seguenti indicazioni:

a.?????????????????????????????? la categoria di beni o di servizi e la classe che identifica, in conformit? con le procedure di abilitazione, i soggetti abilitati;

b.?????????????????????????????? le modalit?, conformi a quelle previste dal bando di abilitazione per la medesima categoria e classe, di presentazione delle domande di abilitazione da parte di soggetti non precedentemente abilitati. Il termine di presentazione di tali domande non pu? essere inferiore a quindici giorni dalla data di pubblicazione dell’avviso;

c.?????????????????????????????? la descrizione, anche mediante rinvio alla documentazione tecnica, del sistema informatico di negoziazione scelto tra quelli indicati nel bando di abilitazione, nonch? delle modalit? e delle metodologie utilizzate per procedere alla valutazione e classificazione delle offerte;

d.?????????????????????????????? i termini per la fornitura dei beni o l’esecuzione dei servizi, la qualit? e quantit? dei beni e dei servizi, il luogo della consegna o dell’esecuzione, nonch? di tutti gli altri elementi del contratto da concludere;

e.?????????????????????????????? i criteri valutativi per provvedere all’aggiudicazione con particolare riguardo, nel caso di procedimento con il metodo dell’offerta economicamente pi? vantaggiosa, alle metodologie ed agli specifici parametri utilizzati per permetterne la valutazione;

f.??????????????????????????????? le eventuali garanzie aggiuntive che l’utente dovr? rilasciare preventivamente per partecipare alla gara;

g.?????????????????????????????? l’individuazione del responsabile del procedimento se diverso da quello indicato nel bando di abilitazione.

L’invito ? trasmesso ai soggetti abilitati, almeno dieci giorni prima della data fissata per l’inizio delle procedure di gara, per mezzo della posta elettronica o di altri strumenti telematici indicati nel bando di abilitazione. Nell’invito vengono indicate le modalit? per partecipare alla procedura, nonch? il giorno e l’ora per cui ? fissato l’inizio delle operazioni.

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Acquisti di beni e servizi sotto la soglia di rilievo comunitario.? Mercato elettronico della pubblica amministrazione – Le unit? ordinanti delle amministrazioni, avvalendosi del mercato elettronico, possono effettuare acquisti di beni e servizi, al di sotto della soglia di rilievo comunitario, direttamente dai cataloghi predisposti dagli utenti selezionati attraverso un bando di abilitazione.

Per gli acquisti di beni e servizi relativi a spese in economia si applicano le procedure previste dal decreto del Presidente della Repubblica 20 agosto 2001, n. 384.

Il mercato elettronico consente altres? di richiedere ulteriori offerte agli utenti.

Il sistema informatico di negoziazione provvede a valutare in maniera automatica le offerte ricevute, predisponendo una graduatoria sulla base dei criteri scelti dall’unit? ordinante tra le opzioni proposte dal sistema stesso.

L?acquisto di beni e di servizi nel mercato elettronicom, esclusivamente per importi inferiori alla soglia comunitaria, pu? avvenire mediante ordine diretto o richiesta di offerta

In pratica quando le amministrazioni interessate intendono approvvigionarsi direttamente dal catalogo, il responsabile del procedimento pu? predisporre un ordine diretto il quale viene cos? trasmesso alla casella di posta? elettronica del fornitore abilitato.

D un punto di vista civilistico l?ordine ha efficacia di accettazione dell?offerta al pubblico (1336 c.c.) contenuta nel catalogo elettronico immesso nel sistema dal fornitore in modo tale che nel momento in cui l?ordinativo viene recepito nella casella di posta elettronica del fornitore, si ha la conclusione e pertanto la perfezione del contratto.

Pu? anche darsi che l?amministrazione interessata abbia l?intenzione di chiedere pi? proposte di fornitura nell?ambito del mercato elettronico e dello specifico prodotto contenuto nel catalogo immesso. Per cui il responsabile del procedimento invia la richiesta d?offerta alle imprese abilitate prescelte. Tale richiesta contiene ovviamente un termine essenziale per la ricezione delle offerte/proposte dei fornitori interpellati.

In base alla proposta avanzata, il sistema provvede alla redazione di una graduatoria tra le varie imprese chiamate. Il contratto si conclude nel?? momento in cui l?amministrazione, per mezzo del responsabile, invia la propria accettazione alla casella di posta elettronica del fornitore individuato.

Le amministrazioni abilitano, al mercato elettronico, i fornitori di beni e servizi tramite uno o piu’ bandi pubblicati in conformit? della normativa vigente.

Il bando di abilitazione al mercato elettronico contiene in particolare:

a.?????????????????????????????????????????????????????? le categorie merceologiche per settori di prodotti e servizi in cui ? organizzato il mercato elettronico;

b.?????????????????????????????????????????????????????? le specifiche tecniche, costruttive e di qualit? dei beni, nonch? i livelli dei servizi cui raffrontare i beni e servizi offerti ai fini dell’abilitazione dei fornitori;

c.?????????????????????????????????????????????????????? le modalit? ed i requisiti, soggettivi ed oggettivi, necessari per le domande di abilitazione ed i principi di valutazione delle stesse, nonch? l’indicazione delle eventuali procedure automatiche per la loro valutazione;

d.?????????????????????????????????????????????????????? la durata dell’abilitazione degli utenti a partecipare al mercato elettronico;

e.?????????????????????????????????????????????????????? l’indicazione del sito nel quale, conformemente a quanto previsto dall’articolo 4, comma 2, sono rese disponibili al pubblico ulteriori informazioni, con particolare riferimento ai mezzi telematici disponibili per la presentazione delle domande di abilitazione; agli strumenti informatici e telematici messi a disposizione degli utenti per la pubblicazione dei cataloghi e l’invio delle offerte; alle informazioni sul funzionamento del mercato elettronico; alle metodologie generali utilizzate dal sistema per le richieste automatiche di quotazione; alle fattispecie automatiche di esclusione del singolo utente; alle modalit? ed ai criteri per la dimostrazione da parte degli offerenti del possesso dei requisiti soggettivi ed oggettivi e la loro permanenza, anche al momento della conclusione del contratto; alle modalit? con cui avverranno le comunicazioni; alle modalit? con cui verranno pubblicati sul sito, se necessario, gli avvisi di aggiudicazione delle forniture di beni e servizi al di sotto della soglia di rilievo comunitario cui al decreto del Presidente della Repubblica 18 aprile 1994, n. 573.

Il Ministero dell’economia e delle finanze e il Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri, anche avvalendosi di proprie strutture e concessionarie, predispongono gli strumenti elettronici e telematici necessari alla realizzazione di un mercato elettronico della pubblica amministrazione, e curano l’esecuzione, anche attraverso l’affidamento a terzi, di tutti i servizi informatici, telematici, logistici e di consulenza necessari alla compiuta realizzazione del mercato stesso.

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