Amministratori di condominio e privacy: Green pass rafforzato e consegna del certificato

di Luca Iadecola, Avv.

Le recentissime modifiche in tema di green pass non risparmiano gli Amministratori di condominio i quali devono adeguarsi in fretta alle numerose novità introdotte in questi giorni dal legislatore.

Consegna del certificato verde da parte dei dipendenti

La novità è di quelle a forte impatto sulla privacy dei lavoratori perché, contrariamente a quanto era possibile fare fino a qualche giorno fa, la recente modifica al comma 5 dell’art. 9 quinquies e dell’art. 9 septies del D.L. n. 52 del 22 aprile del 2021 ha così statuito:  “Al fine di semplificare e razionalizzare le verifiche di cui al presente comma, i lavoratori possono richiedere di consegnare al proprio datore di lavoro copia della propria certificazione verde COVID-19. I lavoratori che consegnano la predetta certificazione, per tutta la durata della relativa validità, sono esonerati dai controlli da parte dei rispettivi datori di lavoro”.

In altre parole, al (condivisibile) scopo di semplificare e velocizzare i controlli nei confronti dei lavoratori del settore pubblico e privato, sarà possibile, su base volontaria, consegnare la predetta certificazione al proprio datore di lavoro. I dipendenti che opteranno per questa soluzione saranno esonerati dai controlli da parte dei rispettivi datori di lavoro fino alla scadenza del certificato verde. Questa misura, agevolando i lavoratori del settore pubblico e di quello privato, risulta un utile strumento per facilitare il controllo circa il possesso del green pass.

D’altro canto, tuttavia, una apertura di questo genere oltre a segnare un dirompente cambio di rotta con il passato (si ricordi il caso delle palestre per le quali il Garante, a distanza di soli due mesi, vietava di conservare copia del green pass o anche solo di registrarne la data di scadenza: qui l’intervento di Guido Scorza) potrebbe finire per cogliere impreparati gli Amministratori di condominio che invece avevano ormai strutturato i controlli e adeguato l’intera organizzazione sul consolidato principio secondo il quale non era possibile conservare la copia del green pass.

Gli effetti di questa modifica normativa si riverbereranno sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione aziendale.

Si pensi al caso in cui i condomìni amministrati abbiamo portieri o altro personale assunto. Questi ultimi potranno quindi esercitare tale facoltà nei confronti dell’Amministratore nella sua qualità di legale rappresentante del condominio.

L’Amministratore di condominio, pertanto, dovrà strutturare la propria azienda per ricevere e conservare il certificato verde dei  dipendenti propri e di quelli dei condomìni amministrati, tenendo presente che il green pass è un documento che contiene dati particolari meritevoli di tutele (intese come misure tecniche e organizzative) rafforzate.

Aggiornamento della App Verifica C19

Come è noto, inoltre, da lunedì 6 dicembre pv entra in vigore il cd “green pass rafforzato”. Sarà quindi necessario, per i dipendenti dell’Amministratore di condominio delegati al controllo, effettuare l’aggiornamento della app Verifica C19. Una volta effettuato l’aggiornamento, tra le due modalità proposte requisiti “base” o di grado “rafforzato”, occorrerà selezionare la seconda modalità.

Il funzionamento è lo stesso che la app aveva in precedenza. Sono state aggiunte alcune funzioni tra cui la possibilità di accendere la torcia dello smartphone per poter illuminare un eventuale green pass cartaceo in situazione di luminosità precaria e la funzione di controllo automatico che permette di validare un nuovo QR Code a soli 5 secondi dal precedente, così da velocizzare le procedure ed evitare assembramenti all’ingresso.

Visita la nostra sezione dedicata al tema del Green Pass

Conclusioni

Dal punto  di vista degli adempimenti privacy, in parziale modifica a quanto già scritto in alcuni precedenti articoli (Green pass e condominio. Quali adempimenti privacy?, Quali adempimenti privacy nei confronti dei fornitori esterni che prestano la loro opera professionale presso lo studio dell’amministratore o presso la sede del condominio?) occorrerà, pertanto:

  1. assicurarsi che i dipendenti che devono effettuare i controlli del green pass abbiano effettuato l’aggiornamento della app Verifica C19;
  2. annotare la circostanza tra le misure di sicurezza nel registro dei trattamenti ex art. 30 gdpr;
  3. nell’eventualità in cui i dipendenti dell’Amministratore di condominio o dei condomìni amministrati decidano di avvalersi della facoltà di consegnare il green pass: modificare la procedura interna di gestione dei controlli nonché la formazione da fornire agli incaricati o responsabili del trattamento che hanno ricevuto la delega ad eseguire i controlli, i quali dovranno essere portati a conoscenza dei nominativi dei lavoratori che hanno scelto di consegnare il green pass e continuare i controlli solo sugli altri (stabilendo le modalità con le quali gli interessati potranno avere accesso a queste informazioni);
  4. aggiornare l’informativa sul trattamento dei dati personali da mettere a disposizione di quelle categorie di persone che devono essere controllate (dipendenti, fornitori, consulenti, titolari di cariche politiche), con la modifica in particolare del termine di conservazione dei dati;
  5. aggiornare il registro dei trattamenti: occorrerà modificare il trattamento relativo alla verifica del green pass prevedendo anche la conservazione del relativo certificato e menzionare le misure di sicurezza a difesa del trattamento che potrà essere effettuato in formato cartaceo o elettronico (in questo secondo caso se il dato risiede su una piattaforma cloud o di un fornitore terzo, si dovrà valutare se ciò comporta un trasferimento di dati al di fuori dello SEE o se si opta per un database con le date di scadenza salvato in locale, si dovranno comunque applicare adeguate misure di sicurezza).

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Luca Iadecola

Avvocato del foro di Teramo. Si occupa prevalentemente di privacy e data protection. Svolge attività di Responsabile protezione dati (DPO) per il Ministero della transizione ecologica oltre che per aziende, altri enti pubblici e consigli dell’Ordine. Cura alcune rubriche a tema privacy e scrive sulle principali riviste giuridiche. Ha uno studio legale orientato al digitale www.studioiadecola.it


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