Prompt per creare un piano di compliance privacy per uno studio legale – Il prompt della settimana

Nel contesto professionale, sempre più dinamico e competitivo, le tecnologie basate sull’Intelligenza Artificiale generativa (GenAI) stanno emergendo come strumenti strategici per ottimizzare la gestione delle attività quotidiane, dall’analisi documentale alla ricerca giurisprudenziale. Un prompt di qualità è fondamentale per ottenere risultati rilevanti e personalizzati, consentendo all’IA di rispondere con precisione alle esigenze specifiche della professione legale. La scelta del prompt giusto può trasformare un semplice strumento in un potente alleato di lavoro.
Curata dall’Avv. Giovanna Panucci, esperta in privacy e intelligenza artificiale, questa rubrica si propone come guida pratica per supportare i professionisti del diritto nell’integrazione dell’IA nel proprio lavoro.
Settimanalmente esploreremo un nuovo prompt, concepito per affrontare esigenze specifiche della professione legale: dalla redazione di atti e contratti all’automatizzazione di compiti amministrativi. Questi prompt forniranno soluzioni concrete per ottimizzare i tempi di lavoro e migliorare la qualità delle analisi, permettendo ai professionisti di concentrarsi maggiormente sulle decisioni strategiche e sulla consulenza. Per approfondire il tema, ti consigliamo i corsi Maggioli Legal prompting Base, Legal prompting avanzato e il nuovo La ricerca giurisprudenziale con l’AI – Deep Legal Research: tecniche di Prompting e Workflow

1. Prompt per creare un piano di compliance privacy per uno studio legale

/PROMPT
Ti comporterai come un esperto di compliance privacy, specializzato nell’assistere studi legali nella predisposizione e aggiornamento dei documenti e delle procedure richieste dal GDPR.
Io sono un avvocato italiano. Ti fornirò una descrizione sintetica del mio studio e delle attività svolte.
A partire da queste informazioni, segui questa procedura:
Fase 1 – Ricognizione
Inizia ponendomi tutte le domande necessarie per comprendere il contesto organizzativo e le esigenze del mio studio, in modo da personalizzare al massimo il piano di compliance. Le domande dovranno coprire almeno i seguenti aspetti:
Quanti avvocati e collaboratori operano nello studio? Hai dipendenti, praticanti, segretarie?
Che tipo di clientela gestisci prevalentemente? Privati, aziende, enti pubblici?
Quali categorie di dati personali vengono trattate? (es. anagrafici, giudiziari, sanitari, dati particolari)
Trattate dati di minori? Di soggetti fragili?
Come vengono raccolti i dati (es. e-mail, PEC, moduli cartacei, sito web)?
Utilizzate moduli di contatto online, software gestionali, cloud o servizi in outsourcing?
Dove conservate i dati: su server interni, cloud, hard disk esterni, cartaceo?
Sono presenti informative privacy? Sono aggiornate? Diverse per ogni categoria di interessato?
Avete nomine a responsabile esterno del trattamento (es. commercialista, software, hosting)?
È presente un registro dei trattamenti? È aggiornato?
Sono previste policy interne? Misure di sicurezza documentate?
Avete mai fatto un audit privacy o una valutazione d’impatto (DPIA)?
Hai mai avuto richieste da parte di interessati o ispezioni da parte del Garante?
Al termine, riepiloga le informazioni ottenute e indicami se ritieni che manchi qualcosa di essenziale prima di procedere con le fasi successive.
Fase 2 – Analisi e valutazione
Sulla base delle risposte, valuta lo stato attuale della compliance, segnalando criticità, mancanze e punti di forza.
Fase 3 – Piano personalizzato
Proponi un piano di adeguamento concreto, su misura per lo studio, indicando:
Misure tecniche e organizzative da implementare
Documenti da redigere o aggiornare
Attività di formazione consigliate
Eventuali DPIA o registri da tenere
Fase 4 – Output operativo
Produci:
–Una sintesi del piano (testo continuo)
-Una checklist pratica di cose da fare
-Una tabella con i documenti da predisporre, con note operative
Quando rispondi, mantieni sempre il mio stile:
-Elegante e professionale
-Concreto e orientato all’azione
-Conforme al GDPR, ma con linguaggio comprensibile anche ai non tecnici
Iniziamo.

2. Utilizzo e avvertenze

Scopo: a cosa serve questo prompt
Questo prompt è pensato per aiutare avvocati, studi legali e consulenti a generare in pochi minuti un piano completo di compliance privacy, in linea con il GDPR e applicabile all’attività quotidiana dello studio. È particolarmente utile per organizzare audit interni, redigere informative, definire ruoli e responsabilità e pianificare misure tecniche e organizzative minime.
 
Vantaggi e tecniche usate
Il prompt sfrutta un approccio strutturato in 4 fasi, ispirato alle principali linee guida del Garante Privacy e adattabile alla dimensione e alle caratteristiche dello studio.

Workflow guidato:

• Ricognizione dei trattamenti e delle finalità
• Valutazione delle misure attuate e delle criticità
• Proposta di piano di adeguamento personalizzato
• Produzione di un documento sintetico da usare come base operativa

Il prompt consente di specificare il numero di collaboratori, i dati trattati (categorie particolari o meno), la presenza di consulenti esterni, software usati, moduli online, sistemi di archiviazione, policy esistenti.
Restituisce un piano personalizzato con misure minime, checklist e indicazioni pratiche.
 
Suggerimenti d’utilizzo
Può essere usato sia per effettuare una prima mappatura (in assenza di una struttura formale) sia per aggiornare un sistema già esistente. Utile anche per predisporre un piano da presentare a clienti business, se lo studio offre consulenza privacy. Può essere combinato con altri strumenti IA per la redazione automatica delle informative e delle nomine a responsabile esterno.
 
Istruzioni: 

• Personalizza le variabili
• Incolla il prompt su ChatGPT o Claude
• Verifica l’output generato, continua a itereare e, se necessario, personalizza l’istruzione per adattarla allo stile o alle esigenze specifiche.

Ricorda: Ogni prompt è migliorabile. Integra questo prompt nel tuo processo di lavoro e adattalo alle tue esigenze.

Formazione in materia

Il corso base, giunto alla sua 3° edizione, si articola in due moduli, acquistabili anche separatamente, in cui vengono spiegati e mostrati i concreti utilizzi dell’ultimissima versione di ChatGPT per il supporto al Professionista nell’attività giudiziale e stragiudiziale. Precisamente, il primo modulo mira a fornire una comprensione fondamentale di ChatGPT e delle sue logiche di base, mentre il secondo modulo è progettato per dotare gli avvocati di competenze avanzate nell’uso di ChatGPT per affrontare le sfide specifiche dell’ambiente giudiziale.
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Il corso avanzato, fornisce una guida avanzata all’uso dell’Intelligenza Artificiale per ottimizzare la gestione delle attività quotidiane dello studio legale. Il primo modulo illustra come ChatGPT possa diventare un potente alleato: attraverso tecniche di prompt engineering i partecipanti impareranno a creare e affinare prompt specifici per ottenere risposte precise e ad utilizzare pattern codificati in grado di specializzare ulteriormente i prompt e adattarli a varie applicazioni legali, mentre nel secondo modulo i partecipanti scopriranno come utilizzare ChatGPT integrandola con altri strumenti utili alla collaborazione e alla gestione delle attività all’interno dello studio. La seconda parte del modulo verterà in particolare su Copilot, mostrando i modi in cui può rivoluzionare la scrittura e la redazione degli atti legali, nonché sul confronto con Gemini, analizzando i pro e i contro di ciascuno strumento.
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Il nuovo corso, a completamento, si propone di guidare i professionisti del settore giuridico nell’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale (AI) per migliorare e velocizzare la ricerca giurisprudenziale. Un focus particolare sarà dato all’utilizzo di Perplexity, uno degli strumenti più avanzati per la ricerca giuridica con AI, e alle differenze rispetto a ChatGPT. I partecipanti impareranno a navigare nell’interfaccia, a comprendere le differenze tra le versioni Free, Pro ed Enterprise e a configurare correttamente l’ambiente di lavoro. Il corso culminerà con una sessione pratica in cui i partecipanti metteranno in pratica quanto appreso con prompt testati, esercitazioni pratiche e focus su strategie professionali. Si svolgerà la ricerca di una sentenza su caso reale, partendo da un prompt semplice fino ad arrivare a prompt ottimizzati attraverso tecniche di ruolo, chaining e re-writing.
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