Privacy: è illecito ed eccedente, da parte dell’Agenzia per il lavoro, acquisire e conservare la copia del documento di identità dell’interessato

Biancamaria Consales

Così ha stabilito il Garante per la privacy, a seguito della segnalazione di un uomo che lamentava una violazione dei principi di pertinenza e non eccedenza posti a tutela dei suoi dati personali.

Le Agenzie per il lavoro, in occasione di colloqui conoscitivi, possono acquisire e conservare copia dei documenti di identità, utilizzati per identificare le persone, solo se previsto da specifiche norme giuridiche.

Nella fattispecie che ha spinto l’uomo a rivolgersi al Garante, in occasione di un colloquio conoscitivo, l’Agenzia per il lavoro presso cui si era presentato aveva acquisito copia del suo documento di identità. L’Autorità, dopo aver valutato le attività della società, ha osservato che in relazione allo svolgimento delle proprie attività, devono ritenersi lecite le operazioni poste in essere dagli incaricati della società necessarie alla corretta identificazione, a seconda dei casi, dei candidati che ad essa si rivolgono, essendo ciò prodromico e funzionale all’esecuzione delle prestazioni facenti capo alla società. L’identità dell’interessato, ove non già nota, può quindi essere verificata chiedendo l’esibizione di un documento di identità ed eventualmente annotandone gli estremi al fine di provare la diligente esecuzione della prestazione dovuta.

Per effettuare tali operazioni di trattamento, che risultano pertinenti e non eccedenti ai sensi dell’art. 11, comma 1, lett. d), del Codice della privacy, non è peraltro necessario il consenso dell’interessato, essendo le stesse strumentali ad “eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale è parte l’interessato o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche richieste dell’interessato” (art. 24, comma 1, lett. b), del Codice).

Deve ritenersi, al contrario, eccedente (ai sensi dell’art. 11, comma 1, lett. d), del Codice), con riguardo alla vicenda oggetto di segnalazione – concernente l’attività di raccolta dei curricula di candidati allo scopo di effettuare una preselezione e costituire un’apposita banca dati -, l’acquisizione e la successiva conservazione di copia del documento di identità dell’interessato (senza peraltro che sia previsto un termine massimo di conservazione dello stesso).

Né può ritenersi sufficiente a legittimare l’acquisizione e la successiva conservazione di copia di documenti identificativi la possibilità di riservarsi un più accurato controllo, in un secondo momento, dell’esattezza dei dati trascritti. La qualità dei dati (nel rispetto del principio di pertinenza e non eccedenza) deve, infatti, essere assicurata, mediante opportune misure organizzative (volte peraltro ad assicurare la corretta identificazione degli interessati), fin dal momento della raccolta e registrazione dei dati personali, limitando la raccolta ai soli dati pertinenti e prevenendo, in pari tempo, il rischio di smarrimento della documentazione acquisita in copia. Ciò anche alla luce del numero elevato – stando alle dichiarazioni della società circa il sensibile incremento delle persone in cerca di occupazione che chiedono di usufruire dei servizi offerti dalla stessa – di copie di documenti di identità, che contengono peraltro anche dati personali non rilevanti per il conseguimento delle finalità perseguite dalla società (si pensi alla fotografia dell’interessato ma, a seconda del documento in questione, eventualmente anche di ulteriori informazioni quali le caratteristiche fisiche e lo stato civile).

Infine, in considerazione del preoccupante fenomeno del c.d. furto di identità, che anche nell’ordinamento nazionale ha richiesto l’adozione di apposite misure normative volte alla sua prevenzione e contrasto (si veda il D.Lgs. 11 aprile 2011, n. 64), la massima cautela deve imporsi nell’acquisizione di copie di documenti di identità, limitandola ai casi in cui puntuali previsioni normative ne richiedano l’acquisizione ovvero ne risulti provata l’indispensabilità.