Esigenza di semplificazione nelle attività degli uffici giudiziari : proposte

Abstrat

               l’attuale situazione emergenziale dovuta all’epidemia da COVID-19 ha messo in evidenza le contraddizioni nel servizio giustizia in cui ad una evoluzione nell’uso dei sistemi informatici non ha corrisposto, e non corrisponde, un adeguamento normativo al passo con i tempi e che dia effettivo seguito, nei fatti, al processo di semplificazione dell’attività amministrativa della pubblica amministrazione e, nello specifico, di quella giudiziaria.

 

Indice

1- azioni di contenimento e contrasto al Covid-19

2- COVID-19 e Uffici giudiziari

3- Interventi e proposte di semplificazione di attività degli Uffici giudiziari:

a) contributo unificato e anticipazione forfettaria dei privati all’Erario modalità e prova dell’avvenuto pagamento

b) rilascio copia e pagamento diritti

c) spedizione titolo in forma esecutiva e pagamento diritti

d) semplificazione nelle attività non giurisdizionali

                          

1 – Azioni di contenimento e contrasto al Covid-19

All’attuale situazione emergenziale in materia di salute individuale e nell’ottica di un contenimento dell’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili [1]  si sta facendo fronte nella amministrazioni pubbliche, [anche], attraverso la riduzione dei servizi e il mantenimento della distanza fisica  sia con l’utenza che tra gli stessi lavoratori..

Riduzione dei servizi erogati che mira ad assicurare i servizi essenziali  pur  limitandosi, l’accesso al servizio da parte dell’utenza allo stretto indispensabile [2] promuovendo modalità di contatto in forma strettamente telematica.

Le cautele, ed esigenze, di cui sopra sono state , logicamente estese, al personale pubblico negli uffici riducendone, nel numero, la presenza; presenza finalizzata strettamente all’espletamento di atti urgenti ed indifferibili [3].

2 – COVID-19 e Uffici giudiziari

Negli uffici giudiziari [4]  al contenimento dell’attività prettamente giurisdizionale [5] , si è aggiunto un corposo utilizzo dello smart working, o lavoro agile, che  oltre a garantire le esigenze di contenimento degli spostamenti dalle proprie abitazioni [6] permette  la continuità del servizio in un, oramai acclarato, cambiamento dell’organizzazione del lavoro degli uffici.

L’espletamento del lavoro agile e del lavoro c.d. da remoto ha, però, messo a nudo  limiti sul livello di informatizzazione dei servizi e sull’espletamento di servizi resi all’utenza che non hanno , nel terzo millennio, motivo di continuare ad esistere.

Riguardo il livello informatico dei servizi con particolare riferimento all’assegnazione di adeguato supporto tecnologico, l’allarme lanciato nel luglio del 2015 [7] circa le “ difficoltà, alla piena realizzazione del processo telematico derivano dal mancato completamento della fornitura dei necessari strumenti di lavoro per magistrati e cancellieri, ed in particolare : schermi di dimensioni adatte all’agevole lettura degli atti a video, scanner di ultima generazione per l’acquisizione nei sistemi informatici dei documenti cartacei, computer con memoria e processori adeguati per una rapida accettazione degli atti legati all’adeguamento delle norme in materia di servizi di cancelleria alle nuove funzionalità telematiche” è certamente superato riguardo il personale di magistratura ma permane, senza oggettiva aspettativa di rapida soluzione, avuto riguardo al personale amministrativo [8].

L’uso, ai fini dello smart working,  ristretto a pochi applicativi [9] , tra l’altro nelle competenze funzionali di limitate qualifiche professionali [10], presenti in risicate unità negli organici dell’ufficio, : CALLIOPE (protocollo documentale uffici amministrativi) , SCRIPT@ (protocollo documentale uffici giudiziari), SICOGE ( sistema per la documentazione integrata della contabilità economica e finanziaria del Ministero dell’Economia e delle Finanze), SIAMM ( sistema informativo amministrativo ) – Spese di giustizia, ha evidenziato i limiti di una informatizzazione degli uffici che con grande difficoltà ne permette il lavoro da remoto.

I prerequisiti indispensabili [11] per l’accesso remoto ai sistemi informatici di cui sopra e l’assenza di assegnazione di dispositivi informatici al personale amministrativo, costretto, alla bisogna, ad usare computer personali [12] per lo più non  idonei in relazione ai requisiti richiesti dall’Amministrazione [13] ha , infine, accresciuto i limiti dell’utilizzo del lavoro agile.

A quando sopra si aggiunga il fatto che i magistrati  hanno accesso ai fascicoli, mediante consolle, cosa , inspiegabilmente, preclusa al personale giudiziario che opera in supporto all’attività degli stessi.

Il lavoro agile, per la stragrande maggioranza dei casi, è stato, e viene, così garantito “attingendo” al cartaceo ancora in uso negli uffici.

Di positivo, se pur con i limiti dovuti alle difficoltà di accesso, il progetto “emergenza Covid-19: solidarietà informativa per il personale dell’amministrazione giudiziaria”[14] con il quale  il Dipartimento dell’organizzazione giudiziaria ha potenziato la piattaforma e-learning per lo svolgimento, era ora ( !!!) ,  di attività formativa anche da remoto.

Attività didattiche a distanza che, erogate attraverso la piattaforma e-learning.giustizia.it , integrano le prestazioni di lavoro agile

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3 – Interventi e proposte di semplificazione nelle attività degli Uffici giudiziari

Da più parti è stato affermato che “l’attuale emergenza vada  trasformata in opportunità “.

L’ Amministrazione della Giustizia potrebbe approfittare di tale  opportunità e mutare radicalmente l’attuale  politica/gestione dell’informatizzazione degli uffici che appare sempre più appiattita a garantire l’attività di una sola componente del mondo giustizia.

Il momento, così difficile, ha messo in luce la necessità di un maggiore coinvolgimento del personale amministrativo nel processo di informatizzazione dell’attività giurisdizionale , con fornitura di adeguata tecnologia [15].

Si permetterebbe cosi a questa componente, essenziale al servizio giustizia anche se spesso così poco considerata, di poter compiutamente svolgere le proprie funzioni tenendosi al passo delle esigenze informatiche dei tempi.

Il momento,se pur nella sua drammaticità, appare pure utile, per porre mano a quelle , piccole e non complicate, riforme dei codici di rito, e non solo, che non incidono sulla giurisdizione, forse per questo non considerate, ma che permetterebbero, eliminando inutili e superati adempimenti, di rendere più agevole e spedito il lavoro delle cancellerie e segreterie giudiziarie.

Iniziative di tal genere contribuirebbero, e non poco, al raggiungimento della tanto auspicata semplificazione dell’attività amministrativa ancora soggetta ad inspiegabili bizantinismi che rendono non facile il rapporto utente/pubblica amministrazione.

Di seguito criticità e  proposte di intervento tese a superarle.

a) contributo unificato [16] e anticipazioni forfettarie dei privati all’erario [17]modalità e prova dell’avvenuto pagamento

In relazione al contributo unificato e all’anticipazione forfettaria dei privati all’Erario nel processo civile  una delle attività che sottrae tempo al personale addetto al servizio, e pone a carico dell’utenza inutili adempimenti, è il riscontro dell’avvenuto pagamento quando lo stesso non avviene nelle modalità telematica.

Ricordiamo, infatti, che la prova dell’avvenuto pagamento[18] va allegato all’atto giudiziario per il quale è stato effettuato il versamento e inserito nel fascicolo d’ufficio. [19]

Per il Ministero della Giustizia [20] appare “condivisibile, ed anzi, doverosa, la prassi, già adottata da taluni Uffici, di invitare il procuratore della parte, che abbia assolto il contributo unificato mediante acquisto dell’apposita marca da bollo, e che abbia provveduto alla scansione della marca stessa ai fini del suo inserimento nel fascicolo informatico, a recarsi presso l’Ufficio giudiziario in modo da consentirne l’annullamento. Tale modus operandi appare, come detto, doveroso, poiché, ai sensi dell’art. 12 TU 642/1972, le marche da bollo devono essere annullate secondo specifiche modalità che le norme sul PCT non hanno modificato né abrogato.”

Relativamente all’anticipazione forfettaria il mancato pagamento comporterebbe, addirittura, il rifiuto dell’atto [21].

L’articolo 83, comma 11, del decreto legge n. 18 del 17 marzo 2020 nel premettere l’obbligo, se pur limitato, e non se ne conosce il motivo di tale limitazione ,  al periodo dal 9 marzo al 30 giugno 2020 del deposito degli atti e documenti esclusivamente con modalità telematiche dispone che “ gli obblighi di pagamento del contributo unificato di cui all’articolo 14 del decreto Presidente della Repubblica 30 maggio 2002 n. 115 , nonché l’anticipazione forfettaria di cui all’articolo 30 del medesimo decreto , connessi al deposito degli atti con le modalità previste dal periodo precedente , sono assolti con sistemi telematici di pagamento anche tramite la piattaforma tecnologica di cui all’articolo 5, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82”.

L’intervento normativo in oggetto che incide, modificando gli articoli articolo 192 e 285 decreto Presidente della Repubblica del 30  n. 115  , sulle modalità di pagamento del contributo unificato [22],  e dell’anticipazione forfettaria dai privati all’erario nel processo civile [23] è limitata agli uffici che abbiano la disponibilità del servizio di deposito telematico.

La disposizione di pagamento in modalità telematica, per come introdotta obbligatoriamente dalla decreto legge in esame,  rimane ( rimarrebbe)  quindi esclusa per la maggior parte degli Uffici del Giudice di Pace per i quali il servizio del processo telematico non è ancora attivo.

Non si capiscono le ragioni che portano a queste limitazioni essendo conciliabile la formalità del deposito cartaceo degli atti con la modalità di pagamento telematico delle spese di giustizia.

Si consideri infine che i pagamenti telematici ridurrebbero sensibilmente i recuperi coattivi con importanti ricadute positive sugli uffci addetti al recupero crediti e sull’Agenzia delle Entrate – Ufficio Riscossione.[24]

Auspicabile, quindi, l’estensione a tutti gli uffici giudiziari  del pagamento telematico di contributo unificato e anticipazione forfettaria dei privati nel processo civile all’Erario.

 

In primo piano: EMERGENZA CORONAVIRUS

b) rilascio copia e pagamento dei diritti [25]

La dichiarazione di autenticità della copia di un documento consiste nell’attestazione [26], da parte di un Pubblico Ufficiale [27] che la copia presentata è conforme al documento originale.

Con l’entrata in vigore, 25 giugno 2014, dell’articolo 52 del decreto legge  24 giugno 2014, n. 90 (misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l’efficienza degli uffici giudiziari)[28] sono aumentati, in materia di rilascio copie atti giudiziari, il numero dei soggetti abilitati ad “attestare  la conformità  delle copie estratte ai corrispondenti atti” purché tali atti siano  “contenuti nel fascicolo informatico.”[29]

Ai sensi dell’articolo 52 della richiamata normativa al decreto-legge  18  ottobre  2012,  n.  179,  convertito,  con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221,  sono  apportate le seguenti modificazioni:  “ a) all’articolo 16-bis dopo il comma 9 e’  aggiunto,  in  fine,  il seguente: Le  copie  informatiche,  anche  per  immagine,  di  atti processuali di parte  e  degli  ausiliari  del  giudice  nonche’  dei provvedimenti di quest’ultimo, presenti nei fascicoli informatici dei procedimenti   indicati   nel    presente    articolo,    equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere. Il difensore, il consulente  tecnico,  il  professionista  delegato,  il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con  modalita’ telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli  atti  e dei provvedimenti di  cui  al  periodo  precedente  ed  attestare  la conformità  delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine,   estratte   dal    fascicolo    informatico e munite dell’attestazione  di  conformità  a  norma  del   presente   comma, equivalgono  all’originale”. [30]

La normativa in esame se da una parte ha semplificato ed inciso sui tempi di rilascio delle copie che non va più a gravare sugli uffici di cancelleria dall’altra pone problematiche di una certa rilevanza.

In tema di rilascio copia non può innanzitutto essere dimenticato che ai sensi dell’articolo 66 D.P.R. 26 aprile 1986 n 131 [31] “i soggetti indicati nell’articolo 10, lettere b) e c) possono rilasciare originali, copie ed estratti degli atti soggetti a registrazione in termine fisso da loro formati o autenticati solo dopo che gli stessi sono stati registrati….”  

Come deve essere quindi letta la disposizione di cui all’articolo 52 decreto legge n 90/2014 in relazione al richiamato articolo 66 del Testo unico in materia di registrazione di atti?

Non ritenendosi  plausibile né l’abrogazione tacita del disposto di cui alla normativa in tema di registrazione né l’esenzione dal divieto, di estrarne copia, a carico degli avvocati e ausiliari del magistrato nel caso di atto soggetto a registrazione l’unica soluzione possibile è che il divieto di estrarre copia, ed utilizzarle, di atti soggetti a registrazione permanga anche a carico dei soggetti di cui all’articolo 52 decreto legge 90/2014.[32]

Soggetti che ai sensi dell’articolo 16- undices decreto legislativo 179/2012 e successive modificazioni sono considerati pubblici ufficiali  ad ogni effetto.

Logicamente le copie con l’attestazione di conformità da parte dei soggetti privati non sono soggette a pagamento di bollo e diritti [33].

L’articolo 53 decreto legge 25 giugno 2014 n 90 ha previsto un aumento del contributo unificato  pari al 30 % dell’iniziale importo per coprire il minor introito dei diritti di copia.

Ma  l’attestazione di conformità non opera per le procedure civili non informatizzate e principalmente per gli atti penali.

Cosa fare per evitare che per gli atti di cui sopra l’utenza debba recarsi nelle cancellerie e segreterie per la richiesta [34], il ritiro e relativo pagamento dei diritti?

La richiesta potrebbe avvenire, come di fatto avviene in molti uffici, per via telematica.

Il ritiro potrebbe e dovrebbe essere evitato con l’invio, da parte della cancelleria e della segreteria giudiziaria, al richiedente della copia in formato digitale anche per i documenti non nativi digitali, [35] con sottoscrizione digitale della conformità del  documento da parte del funzionario addetto al servizio [36].

Per il pagamento dovrebbe trovare piena, e definitiva, applicazione il pagamento in formalità telematica [37] .

Riportiamo quanto disposto con ordine di servizio nella Procura Generale di Catanzaro:[38]

– l’utente trasmette la richiesta copia per via telematica all’indirizzo di posta elettronica dell’Ufficio,

– l’Ufficio quantifica l’importo dovuto , salvo i casi di ammissione del richiedente al patrocinio a spese dello Stato, e lo comunica, con le stesse modalità telematiche , al richiedente,

– l’utente provvede al pagamento telematico dei diritti : a) secondo le modalità e regole tecniche di cui al DM 44/2011 e le relative specifiche tecniche definite nel provvedimento del 18 luglio 2011 (vedasi  https://pst.giustizia.it/PST/it/pst_1_0.wp?previousPage=pst_1_8&contentId=SPR382  o in Notizie e Comunicati nel sito  www.procuragenerale.catanzaro.it ) o b) mediante F24 in modalità telematica, previa eventuale accettazione, o F23 la cui attestazione di avvenuto pagamento dovrà essere trasmessa all’ufficio esclusivamente per via telematica,  per queste modalità il codice tributo da indicare è 943T  o in sostituzione codice tributo esattoriale 1E21,

– l’ufficio ricevuta la prova dell’avvenuto pagamento ( la ricevuta telematica relativa al pagamento telematico ottenuta può essere utilizzata sia nell’ambito di un flusso telematico (a norma del D.M. 44/2011) sia in modalità tradizionale, trasmettendo all’ufficio giudiziario la stampa della ricevuta come attestazione dell’avvenuto pagamento)  provvede alla scannerizzazione del documento richiesto con apposizione della conformità che viene sottoscritta, nelle forme e con le modalità di cui al vigente Codice dell’Amministrazione Digitale, digitalmente da parte del funzionario addetto al servizio e all’invio dello stesso al richiedente nei termini di legge.[39]

      c) diritti di copia e spedizione in forma esecutiva

Altra, e ben più importante visto l’incidenza che ha nelle attività delle cancellerie, è la  problematica attinente al rilascio delle copie in forma esecutiva[40].            Problematica che afferisce sia all’aspetto economico ( pagamento dei diritti) che a quello del rilascio.

Posto che “Il difensore, il consulente  tecnico,  il  professionista  delegato,  il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con  modalita’ telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli  atti  e dei provvedimenti di  cui  al  periodo  precedente  ed  attestare  la conformità  delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine,   estratte   dal    fascicolo    informatico e munite dell’attestazione  di  conformità  a  norma  del   presente   comma, equivalgono  all’originale”  la parte che volesse munirsi di titolo esecutivo come deve adoperarsi?

Deve richiederne il rilascio alla cancelleria che procederà alla contemporanea dichiarazione di conformità all’originale e spedizione in forma esecutiva?

O potrà chiedere alla cancelleria la spedizione su una copia già attestata conforme ai sensi dell’articolo 52 decreto legge n 90/2014?

Ricordiamo che ai sensi dell’ art. 268 DPR 115/2002 “per il rilascio di copie autentiche di documenti è dovuto il diritto nella misura stabilita dalla tabella, contenuta nell’allegato n. 7 del presente testo unico.”

Quindi se la cancelleria in caso di richiesta di titolo in forma esecutiva procede anche alla dichiarazione di conformità della copia è fuori dubbio che la parte sia tenuta al pagamento dei diritti di copia [41].

Se invece si propendesse per la tesi che la conformità venisse attestata dal difensore e quindi la cancelleria si limitasse alla sola apposizione della formula esecutiva, la parte sarebbe tenuta al pagamento di diritti e se si in quale misura?

Dobbiamo preliminarmente evidenziare come “il contributo unificato sostituisce le imposte di bollo, la tassa di iscrizione a ruolo, i diritti di cancelleria, nonché i diritti di chiamata di causa dell’Ufficiale giudiziario”[42] con esclusione dei diritti di copia e di certificazione espressamente disciplinati dal testo unico spese di giustizia [43] .

Non esiste per normativa vigente l’obbligo di pagamento specificamente previsto per la spedizione del titolo in forma esecutiva, quindi la stessa, in caso in cui l’attestazione di conformità avvenisse a cura del difensore, sarebbe dovuta in esenzione da pagamento.

Ricordiamo che, nella relazione del 13 agosto 2014, al Parlamento da parte del Ministro della Giustizia p.t. relativa alla “informatizzazione integrale e innovazione organizzativa del sistema giudiziario”[44]  testualmente, nel riportare gli interventi dell’informatizzazione civile, si legge “ eliminazione del pagamento dei diritti relativamente alle copie, anche richieste ai fini esecutivi, di provvedimenti e documenti informatici” [45].

A carico delle cancellerie rimarrebbe, con notevole risparmio di risorse umane ed economiche, la sola spedizione in forma esecutiva, e relativa annotazione sull’originale, della copia la cui conformità è attestata, ex articolo 52 decreto legge n 90/2014, dal difensore e/o dall’ausiliario del magistrato, in esenzione da ogni pagamento.

La certificazione di esecutività potrebbe, a seguito di richiesta della parte, essere inviata alla stessa per via informatica .

Di diverso avviso è, invece , il Ministero della Giustizia.

Per gli Uffici di via Arenula [46] : Si sono registrate, presso diversi Uffici Giudiziari, le richieste, rivolte dai difensori alle Cancellerie. di apposizione della formula esecutiva (c.d. Comandiamo) su copie cartacee di provvedimenti giurisdizionali tratti dal fascicolo informatico, autenticate dal difensore avvalendosi della facoltà attribuitagli dall’ari. 16-bis, comma 9-bis, d.l. n. 179/2012, introdotto dall’art. 52 d.l. n. 90 n.2014, come convertito in legge.

Ci si chiede, quindi, se la Cancelleria debba proseguire ad osservare le consuete modalità di rilascio di copia esecutiva, provvedendo essa stessa, su richiesta di parte, all’estrazione della copia stessa, alla sua certificazione di conformità all’originale con contestuale spedizione in forma esecutiva, o. se, piuttosto sia possibile, per il difensore, provvedere in autonomia all’estrazione di copia ed alla sua autenticazione, rivolgendosi alla Cancelleria solo per l’apposizione della formula esecutiva, con conseguente esonero dal versamento di qualsiasi diritto.

Questa Direzione Generale ritiene che tale ultima modalità operativa debba essere esclusa, alla luce di quanto disposto dall’alt. 153 disp. Att. C.p.c. – norma che non è stata interessata da alcuna recente modifica – che mantiene in capo alla cancelliere l’attività di rilascio della copia in forma esecutiva ex art. 475 c.p.c.

Tale interpretazione ha trovato conforto nel parere dell’Ufficio Legislativo, che,  con nota prot. 8921  del 15.10.2014 ha chiarito che ” le attività di spedizione e di rilascio della copia esecutiva sono proprie del cancelliere, che deve individuare la parte a favore della quale rilascia la copia “.

A tale interpretazione vorranno attenersi gli Uffici di cancelleria, astenendosi dall’apporre la formula esecutiva su copie di provvedimenti giudiziari autenticate ai sensi dell’art. 16-bis comma 9- bis d.l. n. 179/2012, ed attenendosi, invece, alla nota procedura disciplinata dal codice di procedura civile.

Ne consegue che, per il rilascio della copia, in forma esecutiva, di un provvedimento, devono essere percepiti i diritti di cui all’art. 268 D.P.R. n. 115/2002 “.

Quanto riferito in Parlamento viene , quindi, contraddetto dai vertici gestionali dello stesso ministero (!!).

Le problematiche evidenziate sarebbero, comunque, superate se si abbandonassero i bizantinismi e l’eccessiva burocratizzazione che ancora condizionano le attività della pubblica amministrazione.

Ci si chiede infatti che senso abbia, ancora, il disposto di cui all’articolo 475 del codice di procedura civile che attiene alla “spedizione in forma esecutiva”[47] ai sensi del quale “le sentenze e gli altri provvedimenti dell’autorità giudiziaria e gli atti ricevuti da notaio o da altro pubblico ufficiale, per valere come titolo per l’esecuzione forzata, debbono essere muniti della formula esecutiva, salvo che la legge disponga altrimenti…. la spedizione in forma esecutiva consiste nell’intestazione “Repubblica italiana – In nome della legge” e nell’apposizione da parte del cancelliere o notaio o altro pubblico ufficiale, sull’originale o sulla copia, della seguente formula: “Comandiamo a tutti gli ufficiali giudiziari che ne siano richiesti e a chiunque spetti, di mettere a esecuzione il presente titolo, al pubblico ministero di darvi assistenza, e a tutti gli ufficiali della forza pubblica di concorrervi, quando ne siano legalmente richiesti”

Il titolo è, infatti, esecutivo per legge.

L’ articolo 474 codice di procedura civile – Titolo esecutivo- “Sono titoli esecutivi: le sentenze,i provvedimenti e gli altri atti ai quali la legge attribuisce espressamente efficacia esecutiva; le scritture private autenticate,relativamente alle obbligazioni di somme di denaro in esse contenute, le cambiali, nonché gli altri titoli di credito ai quali la legge attribuisce espressamente la stessa efficacia; gli atti ricevuti da notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato dalla legge a riceverli..”

Quale la necessità della spedizione dello stesso da parte del pubblico ufficiale [48]?

Sarà il giudice dell’esecuzione eventualmente investito in materia a stabilire se la parte ha o meno azionato legittimamente il titolo.

Una riforma di questo genere porterebbe ad un risparmio di risorse di personale e di tempo davvero straordinario!

In attesa di quella che sarebbe una vera rivoluzione copernicana attualmente quali le soluzioni che limiterebbero  l’accesso alle cancellerie?

La più logica , difforme alle richiamate  direttive ministeriali, sarebbe : attestazione della conformità del soggetto privato del titolo e acquisizione, a richiesta della parte, del comandiamo in via telematica.

Allo stato attuale e adeguandoci all’indirizzo ministeriale a che conformità e spedizione esecutiva del titolo rientra nella esclusiva competenza del funzionario di cancelleria addetto al servizio , il tutto , pagamento compreso [49], dovrebbe avvenire in via telematica, previa scannerizzazione del documento se in formato cartaceo e certificazione della conformità [50] e sottoscrizione del comandiamo in via digitale [51].

Richiamando quanto riportato alla precedente pagina 5 , che trova logica applicazione anche avuto riguardo al rilascio di copia spedita in forma esecutiva, con sottoscrizione sia della conformità  del documento che  del comandiamo in via digitale :

– l’utente trasmette la richiesta copia per via telematica all’indirizzo di posta elettronica dell’Ufficio,

– l’Ufficio quantifica l’importo dovuto , salvo i casi di ammissione del richiedente al patrocinio a spese dello Stato, e lo comunica, con le stesse modalità telematiche , al richiedente,

– l’utente provvede al pagamento telematico dei diritti : a) secondo le modalità e regole tecniche di cui al DM 44/2011 e le relative specifiche tecniche definite nel provvedimento del 18 luglio 2011 (vedasi  https://pst.giustizia.it/PST/it/pst_1_0.wp?previousPage=pst_1_8&contentId=SPR382  o in Notizie e Comunicati nel sito  www.procuragenerale.catanzaro.it ) o b) mediante F24 in modalità telematica, previa eventuale accettazione, o F23 la cui attestazione di avvenuto pagamento dovrà essere trasmessa all’ufficio esclusivamente per via telematica,  per queste modalità il codice tributo da indicare è 943T  o in sostituzione codice tributo esattoriale 1E21,

– l’ufficio ricevuta la prova dell’avvenuto pagamento ( la ricevuta telematica relativa al pagamento telematico ottenuta può essere utilizzata sia nell’ambito di un flusso telematico (a norma del D.M. 44/2011) sia in modalità tradizionale, trasmettendo all’ufficio giudiziario la stampa della ricevuta come attestazione dell’avvenuto pagamento)  provvede alla scannerizzazione del documento richiesto con apposizione della conformità e  del comandiamo che il tutto sottoscritto, nelle forme e con le modalità di cui al vigente Codice dell’Amministrazione Digitale, digitalmente da parte del funzionario addetto al servizio e all’invio dello stesso al richiedente nei termini di legge.

d) attività non giurisdizionali ipotesi di semplificazione

Anche alcune delle attività non giurisdizionali di competenza delle cancellerie potrebbero trovare una definitiva semplificazione sottraendole alla competenza degli uffici giudiziari.

In materia successoria, la rinuncia all’eredità attualmente  è resa nelle formalità di cui all’articolo 519 del codice civile con l’interessato tenuto a recarsi o nella cancelleria o dal notaio e successivamente all’agenzia delle entrate per i pagamenti dovuti.

Si propone:

– la presentazione direttamente all’Agenzia delle Entrate che, riscossa l’imposta dovuta, provvederebbe alle comunicazioni telematiche  alla cancelleria competente per le annotazioni, ai sensi dell’articolo 52 disposizioni di attuazione del codice civile, nel registro successioni.

In materia di asseverazioni di perizie o traduzioni l’intera attuale  procedura sembra sottintendere alla logica del c.d. “ paradosso delle mascherine”[52].

Chi si presenta in una cancelleria per asseverare la traduzione di un documento redatto in lingua straniera o dalla lingua italiana in lingua straniera non solo non è tenuto a dimostrare di essere iscritto ad uno specifico Albo di traduttori, che per inciso non esiste, ma neanche è tenuto a dimostrare di conoscere la lingua in cui tradurre o da tradurre l’atto.

Analogo discorso per le  asseverazioni di perizie in cui il tecnico non è tenuto a dimostrare di esserlo ne è tenuto a dimostrare competenze specifiche sul contenuto della perizia.

Si propone:

– il ricorso all’autocertificazione  del privato con consequenziali assunzione di responsabilità penale.

Legalizzazione e  cosiddetta apostille sono annotazioni che attestano l’autenticità di un documento e la qualità legale dell’autorità che lo ha rilasciato.

Esse sono richieste per i documenti formati nello Stato, nello specifico atti giudiziari e notarili rilasciati da funzionari giudiziari e notai,  da far valere all’estero e attengono, per quanto di competenza alla Procura della Repubblica presso il Tribunale Ordinario.

Si propone:

– il ricorso all’autocertificazione  del privato con consequenziali assunzione di responsabilità penale.

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Note

[1] cfr= Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 10 aprile 2020

[2] cfr= circolare Ministero della Giustizia DOG.27/02/2020.0041068.U

[3] cfr= articolo 83 decreto legge 17 marzo 2020 n. 18

[4] vedasi in materia le circolari ministeriali Giustizia prot. 37654 del 23 febbraio 2020, prot. 38651 del 24 febbraio 2020 prot. 41066 del 27 febbraio 2020, prot. 45009 del 3 marzo 2020, prot. 47725 del 6 marzo 2020, prot. 53877 del 19 marzo 2020 ,

[5] vedasi per tutte circolare Ministero della Giustizia DOG.03/03/2020.00450090.U

[6] “durante le giornate di smart working la prestazione lavorativa potrà essere svolta dalla propria residenza o da altro domicilio , previo accordo con la direzione dell’ufficio o servizio di appartenenza”( cfr= DOG.04/03/2020.0046077.U)

[7] in  LA MAGISTRATURA | Articolo Rivista del 24 luglio 2015

[8] nel corso di un incontro in modalità telematiche l’attuale Capo Dipartimento DOG del Ministero della Giustizia ha dichiarato l’intenzione da parte dell’Amministrazione di fornire personal computer al personale amministrativo, anche se ha tenuto a precisare “ non a tutto..”

[9] circolare Ministero della Giustizia DOG.09/03/2020.0008690.U

[10] e specificatamente il personale in servizio agli uffici di ragioneria , uffici del recupero crediti e del protocollo

[11] 1) possesso di carta multi servizio Mod. AT elettronico( CGM) con certificato in corso di validità (ovvero non scaduto, sospeso o revocato) e relativo PIN con drive  accessibile con le utenze ADN, 2) PC deskop ( di proprietà) o un notebook ( fornito dall’Amministrazione per motivi di servizio o di proprietà personale) nella esclusiva disponibilità o con account personale nominativo dell’utente giustizia interessato e diverso da eventuali altri utenti della macchina con le seguenti caratteristiche : a) sistema operativo Windows 8.1 o Windows 10 ( versioni Pro o Enterprise) che risulti adeguato agli ultimi aggiornamenti microsoft, b) programma antivirus;aggiornato, c) lettore smart card , fornito dall’amministrazione o privato, con relativi driver, d)browser microsoft internet explorer 11, e) collegamento alla rete internet

[12] circolare Ministero della Giustizia DOG.09/03/2020.0008690.U e DOG.09/03/2020.0048839.U

[13] vedi precedente  nota n. 9

[14] note del Dipartimento Organizzazione Giudiziaria del 19 marzo e 15 aprile 2020

[15] in relazione all’esigenza di fornitura di supporto informatico al personale amministrativo si segnala, tra l’altro, la nota diramata dalle organizzazioni sindacali FP CGIL  CISL FP e UILPA del 17 aprile 2020 a seguito dell’incontro tra le stesse ed i vertici gestionali del Ministero della Giustizia.

[16] Articolo 9 Decreto Presidente della Repubblica 30 maggio 2002 n. 115

[17] Articolo 30 Decreto Presidente della Repubblica 30 maggio 2002 n. 115

[18] punto 3 art. 194 Decreto Presidente della Repubblica 30 maggio 2002 . Se il versamento è effettuato presso le rivendite di generi di monopolio e di valori bollati, la ricevuta è costituita dal contrassegno, rilasciato dalla rivendita, comprovante l’avvenuto pagamento e l’importo.

[19] punto 5 articolo 194 decreto Presidente della Repubblica 30 maggio 2002 n. 115

[20] Ministero della Giustizia DAG. 28/10/2014.0144442.U confermato DAG. 23/10/2015.0159552.U

[21] punto 4 articolo 285 Decreto Presidente della Repubblica 30 maggio 2002 n. 115 per la non applicabilità di tale disposizione nel processo civile telematico vedasi Ministero della Giustizia prot. 59731 del 28/03/2017, prot. 153 390 del16/08/2017 e  prot. 191896 del  13/10/2017.

[22] pagamento telematico avviene con le modalità di cui  all’articolo 4, comma 9, decreto legge 22 febbraio 2009 n 193 convertito con legge 22 febbraio 2010 n 24. Il pagamento su canale telematico dei diritti e delle spese di giustizia è eseguito secondo le regole tecniche di cui al DM 44/2011 e le relative specifiche tecniche definite nel provvedimento del 18 luglio 2011 ( vedasi in  https://pst.giustizia.it/PST/it/pst_1_0.wp?previousPage=pst_1_8&contentId=SPR382)

[23] ai sensi dell’articolo 285 il pagamento dell’anticipazione in oggetto avviene mediante marca ( attualmente di € 27) da annullarsi da parte del funzionario di cancelleria addetto al servizio. In materia di processo civile telematico vedasi circolari Ministero della Giustizia prot. 59731 del 28/03/2017, prot. 153390 del 16/08/2017, e prot. 191896 del 13/10/2017. In materia di processo penale vedasi circolare Ministero della Giustizia  prot.  341688 del 5 marzo 2008.

[24] Con il decreto legge 22 ottobre 2016 n 193 , convertito con modificazioni dalla legge 1 dicembre 2016 n 225 è stato disposto, a decorrere dalla data del 1° luglio 2017, lo scioglimento delle società del Gruppo Equitalia  con la sola esclusione di Equitalia Giustizia SpA Dalla data del 1° luglio 2017 la situazione è ,quindi, la seguente: a) Equitalia Giustizia s.p.a. prosegue l’attività di gestione dei crediti secondo le previsioni della convenzione, b) l’attività di riscossione, in precedenza effettuata dall’Agente Unico Equitalia s.p.a, è ora effettuata dal nuovo ente pubblico economico Agenzia  entrate- Riscossione che, dalla predetta data, è subentrato, a titolo universale, nei rapporti giuridici attivi e passivi, anche processuali, delle società del Gruppo Equitalia. ( in materia vedasi circolare Giustizia  DOG..10/08/2017.0151207.U)

[25] la materia delle copie e del relativo pagamento è regolamentato dal Capo II artt. dal 266 al 274 del DPR 115/02

[26] La dichiarazione di autenticità viene apposta in calce alla copia e reca, o per lo meno dovrebbe recare cosa che per prassi non avviene nelle cancellerie, le seguenti indicazioni: la dichiarazione di conformità da parte del Pubblico Ufficiale, il numero di fogli di cui è composta la copia, l’uso al quale è destinata, l’eventuale norma di esenzione dal bollo, la data ed il luogo dell’autenticazione , il nome il cognome e la qualifica rivestita dal pubblico ufficiale che appone la propria firma per esteso, il timbro dell’ufficio.

[27] Le qualifiche professionali competenti al rilascio di copia negli Uffici Giudiziari sono quelle di Cancelliere Esperto (con esclusione della copia esecutiva,) Funzionario giudiziario, Direttore amministrativo ( cfr = D.M. 9 novembre 2017)

[28] in Gazzetta Ufficiale  n.144 del 24-6-2014

[29] Il “decreto” 28.12.2015 del Direttore Generale della DGSIA pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 7 gennaio 2016 e sul portale dei servizi telematici ai sensi dell’art. 34 del DM 44/2011 il successivo 8 gennaio 2016, ha portato a compimento il sistema delle attestazioni di conformità di atti e provvedimenti nel processo telematico regolando le modalità di attestazione della conformità apposta su documento informatico separato della copia informatica cui erano state demandate dal terzo comma dell’art 16/undecies del DL 179/2012 introdotto con il DL 83/2015, convertito con modifiche nella L 132/2015.

[30] vedasi in materia anche articolo 16 deciese del decreto legislativo 173/2012 Articolo aggiunto dall’articolo 19, comma 1, lettera b), del D.L. 27 giugno 2015 n. 83, convertito, con modificazioni, dalla Legge 6 agosto 2015, n. 132.

[31] Approvazione del Testo Unico delle disposizioni concernenti l’imposta di registro – ( e successive modifiche ed integrazioni)

[32] Per le ordinanze provvisoriamente esecutive Cassazione 28 luglio 2010 n 17607 “ si ritiene che anche l’ordinanza ingiuntiva di cui all’articolo 186-ter debba rientrare tra gli atti dell’autorità giudiziaria soggetti all’imposta in misura proporzionale ex art. 37 DPR 131/86 e art. 8 tariffa allegata parte I..”

[33] legge 27 dicembre 2013 n. 147 c.d. legge di stabilità anno 2014.

[34] ricordiamo che le copie non richieste con urgenza( importo triplicato) possono essere ritirate decorse 48 ore dalla richiesta stessa

[35] applicando l’articolo 22 comma 2 CAD  nello specifico copia informatica di documento analogico ottenuto da scansione

[36] nelle forme e con le modalità di cui al vigente Codice dell’Amministrazione Digitale

[37] pagamento telematico avviene con le modalità di cui  all’articolo 4, comma 9, decreto legge 22 febbraio 2009 n 193 convertito con legge 22 febbraio 2010 n 24. Il pagamento su canale telematico dei diritti e delle spese di giustizia è eseguito secondo le regole tecniche di cui al DM 44/2011 e le relative specifiche tecniche definite nel provvedimento del 18 luglio 2011 ( vedasi in  https://pst.giustizia.it/PST/it/pst_1_0.wp?previousPage=pst_1_8&contentId=SPR382)

[38]  ordine di servizio n. 25 del 18 aprile 2020

[39] quanto sopra è stato, inoltre, oggetto di specifico quesito al Ministero della Giustizia.

[40] Per copia esecutiva si intende la copia  autentica alla cui spedizione è obbligato, nelle ipotesi previste dalla legge, il funzionario addetto all’Ufficio (funzionario giudiziario, direttore amministrativo) che oltre alla certificazione di conformità, portano la speciale formula prevista dal terzo comma dell’art. 475 c.p.c. Il titolo esecutivo è posto a base della procedura esecutiva.

[41] per gli importi in vigore :  DM 4 luglio 2018 pubblicato in gazzetta ufficiale n. 172 del 26 luglio 2018

[42] circolare n 1 del 26 febbraio 2002, Min. Giustizia, Dip. Aff. Giustizia

[43] decreto Presidente della Repubblica 30 maggio 2002 n. 115

[44] In http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_2_7_5.wp

[45] ricordiamo che ai minori introiti per mancato pagamento dei diritti di copia si era provveduto ex articolo 53 decreto legge 25 giugno 2014 n 90 all’aumento del contributo unificato.

[46] Ministero della Giustizia DAG. 28/10/2014.0144442.U,DAG. 23/10/2015.0159552.U  e DAG 24/07/2018.0149064.U

[47] La spedizione in forma esecutiva è costituta  dall’attestazione del cancelliere o del notaio di rilasciare, a richiesta di parte, copia munita di formula esecutiva, differenziandosi così dalla successiva apposizione della formula ( Cass. 99/9297)

[48] ricordiamo che la spedizione in forma esecutiva è l’attestazione fatta sull’originale dell’atto , che rimane conservato in cancelleria o nei pubblici uffici , mentre la formula esecutiva è apposta solo sulle copie (cfr = Cass. 99/9297)

[49] con le modalità di cui  all’articolo 4, comma 9, decreto legge 22 febbraio 2009 n 193 convertito con legge 22 febbraio 2010 n 24. Il pagamento su canale telematico dei diritti e delle spese di giustizia è eseguito secondo le regole tecniche di cui al DM 44/2011 e le relative specifiche tecniche definite nel provvedimento del 18 luglio 2011 ( vedasi in  https://pst.giustizia.it/PST/it/pst_1_0.wp?previousPage=pst_1_8&contentId=SPR382)

[50] A chiarimento di possibili dubbi sul merito, dalla lettura del terzo comma dell’art.475 c.p.c., il Ministero della Giustizia (nota n. 4/557/50 Ques.86 del 20/02/87 Aff. Civ.) è intervenuto precisando che per “ i decreti ingiuntivi o le sentenze la formula esecutiva è opponibile unicamente sulla copia e non pure sull’originale del provvedimento”.

[51] nelle forme e con le modalità di cui al vigente Codice dell’Amministrazione Digitale

[52]            in piena emergenza necessitano mascherine, ci sono ma sono ferme , per motivi burocratici, alle dogane e nel caso di produzione delle stesse in sede locale abbiamo imprese pronte a produrle ma la produzione è nei fatti impedita da una eccessiva e illogica burocrazia.