Diritto di accesso ai dati: superare il caos operativo delle linee guida UE

Il diritto di accesso ai dati personali, sancito dall’articolo 15 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), rappresenta uno degli strumenti più potenti a disposizione degli interessati per verificare la trasparenza e la liceità del trattamento dei propri dati personali. Tuttavia, le Linee Guida 1/2022 emanate dal Comitato Europeo per la Protezione dei Dati (EDPB), pur con l’intento di armonizzare le pratiche operative, hanno generato non poche difficoltà tra i titolari del trattamento, sollevando dubbi interpretativi e problematiche pratiche nella gestione delle richieste di accesso. Per approfondire il tema, abbiamo organizzato il corso Data Act – Guida alle nuove regole per l’accesso e l’uso dei dati

1. Il diritto di accesso ai dati: fondamenti normativi

L’articolo 15 del GDPR conferisce agli interessati il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che li riguardano e, in tal caso, di accedere ai dati stessi e ad una serie di informazioni correlate. Tra queste, figurano le finalità del trattamento, le categorie di dati trattati, i destinatari dei dati, il periodo di conservazione e l’esistenza di processi decisionali automatizzati.
Il diritto di accesso è cruciale non solo per garantire la trasparenza del trattamento, ma anche per permettere agli interessati di esercitare altri diritti previsti dal GDPR, come il diritto di rettifica o cancellazione dei dati.

Potrebbe interessarti anche: Accesso dati: diritto anche se l’interessato li conosce già

2. Le linee guida 1/2022 dell’EDPB: obiettivi e problematiche

Le linee guida 1/2022, adottate dall’EDPB nel gennaio 2022, miravano a chiarire l’ambito del diritto di accesso e a fornire indicazioni pratiche su come gestire le richieste degli interessati. Tuttavia, l’applicazione concreta di queste linee guida ha portato alla luce diverse criticità operative:

• Disomogeneità nelle procedure: le modalità di gestione delle richieste di accesso variano significativamente tra i titolari del trattamento, generando incertezza tra gli interessati.
• Tempistiche non rispettate: nonostante il termine di un mese previsto dal GDPR, molte organizzazioni faticano a fornire risposte tempestive, spesso richiedendo proroghe o fornendo risposte incomplete.
• Interpretazioni divergenti: alcuni titolari adottano un approccio restrittivo, limitando l’accesso a determinate categorie di dati o richiedendo informazioni aggiuntive non previste dalla normativa.

3. Le criticità segnalate dal Garante Europeo della Protezione dei Dati

Il Garante Europeo della Protezione dei Dati (GEPD), nel suo Rapporto 2025, ha evidenziato come le linee guida, anziché semplificare, abbiano contribuito a creare un “caos operativo” tra i titolari del trattamento. In particolare, sono state riscontrate problematiche legate alla mancata uniformità nell’applicazione del diritto di accesso, con conseguenti difficoltà per gli interessati nell’esercitare i propri diritti.

4. Proposte per superare il caos operativo

Per risolvere le criticità emerse, sarebbe necessario adottare un approccio strutturato e proattivo, che includa:

• Standardizzazione delle procedure interne: i titolari del trattamento dovrebbero sviluppare linee guida operative che definiscano chiaramente le modalità di gestione delle richieste di accesso, assicurando coerenza e conformità alle disposizioni del GDPR.
• Formazione specifica del personale: gli operatori coinvolti nel trattamento dei dati devono ricevere una formazione continua, per garantire una corretta applicazione del diritto di accesso e ridurre il rischio di errori operativi.
• Trasparenza nelle comunicazioni: le risposte agli interessati devono essere chiare, complete e rispettare i requisiti dell’articolo 15 del GDPR, evitando risposte generiche o eccessivamente tecniche.
• Adozione di strumenti digitali avanzati: l’utilizzo di piattaforme di gestione delle richieste di accesso può facilitare il monitoraggio delle tempistiche e automatizzare parte del processo, migliorando l’efficienza operativa.

5. Conclusioni: verso una governance efficace

Superare il caos operativo evidenziato dalle Linee Guida 1/2022 richiede un approccio pragmatico, che coniughi il rispetto delle disposizioni normative con l’adozione di pratiche gestionali concrete e misurabili. Le aziende dovrebbero implementare policy interne rigorose, accompagnate da audit periodici per monitorare la conformità e verificare l’efficacia delle procedure adottate.
Il Garante per la protezione dei dati personali ha un ruolo cruciale nel fornire supporto pratico e linee guida operative, ma anche nell’adottare un approccio più severo nelle verifiche di conformità. Attraverso la pubblicazione di rapporti annuali, il Garante potrebbe evidenziare le pratiche migliori e i settori che necessitano di interventi correttivi, creando un effetto positivo di emulazione tra gli operatori del mercato.
Le aziende più lungimiranti possono trasformare il rispetto del GDPR in un elemento di vantaggio competitivo. Ad esempio, offrendo ai clienti portali self-service per l’accesso ai propri dati o implementando sistemi automatizzati di gestione delle richieste, non solo si migliora la compliance, ma si rafforza anche la customer experience.
Infine, un’efficace governance della privacy non deve limitarsi alla prevenzione delle sanzioni. Le organizzazioni che adotteranno un approccio integrato alla tutela dei dati personali avranno l’opportunità di costruire un rapporto di fiducia duraturo con i propri stakeholder, dimostrando una trasparenza operativa che va oltre il mero rispetto formale della normativa. In un contesto di crescente attenzione alla protezione dei dati, questo approccio rappresenta non solo una necessità giuridica, ma una vera e propria leva strategica per il successo a lungo termine.

Formazione in materia

Data Act – Guida alle nuove regole per l’accesso e l’uso dei dati
Entro il 12 settembre 2025 tutti i fornitori di servizi di trattamento dati dovranno adeguare le loro condizioni contrattuali e i loro processi operativi alle norme dettate dal Regolamento (UE) 2023/2854 (cd. Data Act).
Il Data Act ha introdotto nuove regole sull’accesso ai dati per i prodotti connessi (internet of things) ed i servizi correlati, incluso l’accesso da parte di enti pubblici per finalità eccezionali. Il Regolamento prevede inoltre norme per la portabilità e lo switching nel caso di servizi di trattamento dati.
Entro la data di applicazione della nuova normativa, le aziende dovranno apportare modifiche alle proprie procedure operative, tenendo conto del loro ruolo di titolari o destinatari dei dati e, nel caso di servizi di trattamento dati e cloud computing, dovranno essere integrate le condizioni contrattuali.
>>>Per info ed iscrizioni<<<