Diritti di copia nel processo penale: la nuova circolare

Il Dipartimento per gli affari di giustizia ha emesso una circolare per quanto riguarda i diritti di copia nel processo penale: vediamo cosa prevede. Per supporto ai professionisti, abbiamo preparato uno strumento di agile consultazione, il “Formulario annotato del processo penale 2025”, giunto alla sua V edizione, acquistabile sullo Shop Maggioli e su Amazon

1. Perché serviva questa circolare?

Il Dipartimento per gli affari di giustizia (Direzione generale degli affari interni
Ufficio I – Reparto I – Servizi relativi alla giustizia civile) nella persona del suo Direttore generale, Dott. Giovanni Mimmo, ha emesso il 13 maggio del 2025 una circolare per quanto riguarda i diritti di copia nel processo penale in relazione a quanto previsto dagli articoli 269 e 269-bis del d.P.R. n.115 del 2002.
Orbene, il motivo, per cui si è ritenuto di dovere emettere una circolare in tal senso, trapela nella parte iniziale in tale atto interno dell’amministrazione, contrassegnato con il numero 1, in cui è riportato quanto segue: “Come noto, la Legge di Bilancio del 30 dicembre 2024 n. 207 ha modificato la disciplina prevista dal d.P.R. n. 115 del 2002 in materia di diritti di copia, in vigore dal 1° gennaio 2025. Segnatamente, l’art. 1, comma 815, lett. a), L. 30 dicembre 2024, n. 207 ha modificato l’art. 269 del d.P.R. 115 del 2002 in materia di diritti di copia su supporto diverso da quello cartaceo, che attualmente dispone: “1. Per il rilascio di copie di atti e documenti su supporto diverso da quello cartaceo è dovuto il diritto forfettizzato nella misura stabilita dalla tabella, contenuta nell’allegato n. 8 del presente testo unico. 1-bis. Il diritto di copia senza certificazione di conformità non è dovuto quando la copia è estratta direttamente dal fascicolo informatico dai soggetti abilitati ad accedervi.”
Come rappresentato nella Relazione Illustrativa alla L. 30 dicembre 2024 n. 207, al comma 1 è stato inserito il binomio “atti e documenti” al fine di coordinare il testo della norma sia con le disposizioni concernenti il processo (civile e penale) telematico, sia con le specifiche tecniche di cui al decreto ministeriale n. 44 del 2011, come modificato dal decreto ministeriale n.217 del 2023. Al comma 1-bis, invece, è stato previsto che la relativa disposizione, che esonera dal pagamento di diritti quanto alle copie prive di attestazione di conformità, si applichi ai casi di estrazione degli atti da parte del difensore senza alcuna mediazione del personale di cancelleria o segreteria. Al riguardo, la stessa Relazione illustrativa prevede l’inapplicabilità di tale disposizione al processo penale posto che, a differenza del processo civile, in cui il sistema informatico consente l’accesso diretto da parte dei difensori per l’estrazione delle copie o duplicati di atti e documenti dal fascicolo informatico, nel processo penale “anche il download degli atti tramite portale impone, comunque, l’intervento della cancelleria o della segreteria. Con la conseguenza che, non versandosi in un caso di “estrazione” di atti, ma piuttosto di “trasmissione telematica” da parte della cancelleria o della segreteria, l’articolo 269, comma 1-bis, non risulta applicabile”. A tale riguardo, preme rammentare che questa Direzione generale, con nota del 17 maggio 2022, prot. DAG n.108135.U (pubblicata sul sito di questo Ministero al seguente link https://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_40_0.page?contentId=IGC425810), aveva già impartito agli uffici giudiziari le disposizioni da osservare per il rilascio delle copie estratte da Tiap-document@ ed inviate telematicamente agli istanti, concludendo nel senso della debenza del pagamento del diritto di copia, non trattandosi di un flusso di lavorazione automatizzato, bensì richiedendo l’intervento del personale amministrativo addetto all’Ufficio e, dunque, un costo per l’Amministrazione per la disamina e l’evasione di ciascuna istanza di rilascio di copia formulata dal richiedente. L’art.1, comma 815, lett. b), L. 30 dicembre 2024, n. 207 ha introdotto l’art.269-bis del d.P.R. 115 del 2002 in materia di diritto di trasmissione con modalità telematica di duplicati e copie informatiche nel procedimento penale. La norma, di nuova introduzione, concerne esclusivamente il processo penale telematico e dispone: “Per la trasmissione da parte della segreteria o della cancelleria del duplicato o della copia informatica di atti e documenti del procedimento penale è dovuto il diritto forfetizzato nella misura stabilita dalla tabella contenuta nell’allegato n. 8 al presente testo unico». Al riguardo, la citata Relazione Illustrativa afferma che la trasmissione telematica è da riferirsi ad atti e documenti sia nativi digitali, sia nativi analogici la cui copia informatica è stata riversata nel fascicolo informatico. Correlativamente, al fine di adeguare i criteri di determinazione del diritto forfettizzato di copia alle nuove disposizioni, nonché di eliminare ogni riferimento a supporti ormai obsoleti, è stato modificato anche l’allegato 8 del d.P.R. 115 del 2002, in vigore dal 1° gennaio 2025, che prevede: 1) un diritto forfettizzato pari ad € 25,00 per il riversamento dei dati su strumenti di memorizzazione di massa fisici (chiavette USB, CD, DVD); 2) un diritto forfettizzato di € 8,00 per ogni trasmissione telematica di dati (tramite posta elettronica, posta elettronica certificata o accesso al portale e conseguente download). A fronte di tale mutato quadro normativo, sono pervenuti dagli uffici giudiziari diversi quesiti volti ad ottenere chiarimenti sulla corretta applicazione delle nuove disposizioni, per cui appare necessario fornire le indicazioni che seguono, condivise con l’Ufficio di Gabinetto e l’Ufficio Legislativo di questo Ministero”. Per supporto ai professionisti, abbiamo preparato uno strumento di agile consultazione, il “Formulario annotato del processo penale 2025”, giunto alla sua V edizione, acquistabile sullo Shop Maggioli e su Amazon

2. Le conseguenze discendenti dalle modifiche recentemente apposte alla normativa in materia di diritti di copia

Una volta esaminata la suddetta novità normativa, si evidenzia, nella circolare qui in esame, come siffatta nuova disciplina giuridica modifichi “la determinazione degli importi del diritto di copia solo nei casi in cui vengano richieste copie informatiche di atti e documenti”.
Nello specifico, si evidenzia in particolare che, “quando il rilascio della copia venga richiesto tramite trasferimento dei dati sui supporti informatici indicati dalla tabella n. 8 (art. 269, 1 comma), ovvero chiavette USB, CD e DVD, il costo è fissato nella misura forfettaria di euro 25,00 che deve corrispondersi per ogni singolo supporto utilizzato, indipendentemente dalla sua capienza, dal numero di pagine memorizzate o dalla tipologia di dati (audio o video) riversati sul supporto stesso”.
“In altre parole, il legislatore, aggiornando i riferimenti alle tipologie di supporti, diversi da quelli cartacei (essendo ormai abrogato ogni riferimento a cassetta fonografica, videofonografica e floppy disc di cui alla tabella previgente), ha inteso ancorare il costo della copia all’operazione di trasferimento dei dati su chiavette USB, CD e DVD forniti dal richiedente, superando definitivamente il criterio del calcolo in ragione del numero delle pagine memorizzate sul supporto informatico”.
Orbene, come si evince sempre da codesta circolare, tale “essendo l’interpretazione da attribuire alla norma in esame, deve dunque intendersi superata, in quanto incompatibile con la legge attualmente in vigore dal 1° gennaio 2025, la disposizione di cui all’art.4, comma 5, seconda parte, del d.l. n.193/2009 (Misure urgenti per la digitalizzazione della giustizia), nella parte in cui prevede che “Fino all’emanazione del regolamento di cui all’art. 40 del citato decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2002, n. 115 , (…) i diritti di copia rilasciata in formato elettronico di atti esistenti nell’archivio informatico dell’ufficio giudiziario sono determinati, in ragione del numero delle pagine memorizzate, nella misura precedentemente fissata per le copie cartacee. Conseguentemente, fino alla stessa data, è sospesa l’applicazione dell’Allegato n. 8 al medesimo decreto limitatamente ai supporti che contengono dati informatici per i quali è possibile calcolare le pagine memorizzate.””, rilevandosi al contempo che lo “stesso Ufficio Legislativo, interpellato sul punto, ha condiviso tale interpretazione, evidenziando che la sopravvenienza delle nuove norme, che disciplinano la materia delle spese in termini non compatibili con la disposizione di cui all’art.4, comma 5, seconda parte, del d.l. n.193/2009, esclude il rischio di dubbi interpretativi in merito alla disciplina in concreto applicabile, che deve essere quindi individuata esclusivamente nell’allegato n.8, come sopra illustrato”.
Ciò posto, quando “la richiesta di rilascio di copia informatica si sostanzia nella trasmissione di atti e documenti del processo (art. 269-bis), intesa come invio degli stessi tramite posta elettronica, PEC, o download dal portale, previa verifica della legittimazione del richiedente da parte del personale di cancelleria o segreteria”, si afferma, sempre in tale atto interno dell’amministrazione che “il costo sarà pari ad 8 euro per ogni singolo invio, indipendentemente dal numero di pagine trasmesse”, precisandosi contestualmente “che, nel caso di trasmissione tramite posta elettronica, il numero degli invii necessari sarà determinato dalla dimensione massima dei file allegati consentita dalla casella di posta: saranno quindi necessari più invii (per ciascuno dei quali andrà corrisposto l’importo di 8 euro) se la documentazione allegata superi la dimensione consentita per ogni singola mail”.
Ad ogni modo, si chiarisce, sempre nell’atto qui in commento, che la “mera richiesta di accesso agli atti e documenti contenuti nel fascicolo informatico, che deve essere autorizzata dall’Ufficio, non comporta il pagamento di alcun diritto di copia, che dovrà essere esatto solo in caso di istanza di rilascio della copia o di trasmissione di documenti formulata dai soggetti legittimati” mentre, “come in passato, che non è consentito acquisire copia degli atti e documenti con strumenti o dispositivi informatici nella disponibilità dell’utente (ad es. cellulare, dispositivo scanner), in elusione delle disposizioni fiscali sopra richiamate”.
Oltre a ciò, viene altresì fatto presente che, come “di recente precisato da questa Direzione generale con nota prot. DAG n. 47858.U del 5/03/2025 (allegato 1), l’art. 269-bis d.P.R. n. 115 del 2002 trova applicazione a prescindere dalla integrale attuazione delle disposizioni dettate per il processo penale telematico”, restando “pienamente consentita la richiesta di rilascio di copia cartacea di atti e documenti, applicandosi, in tal caso, la disciplina di cui agli artt. 267 e 268 del d.P.R. 115/2002.
Nel dettaglio, in “siffatta ipotesi, il costo della copia cartacea resta disciplinato dalle tabelle contenute negli allegati 6 e 7 del medesimo testo unico, riferite rispettivamente alla copia senza certificazione di conformità e alla copia autentica, che non sono state modificate e che prevedono la determinazione del costo in base al numero delle pagine richieste”, evidenziandosi oltre tutto “che, ai sensi dell’art. 4, comma 5, prima parte, del d.l. n.193/2009 (Misure urgenti per la digitalizzazione della giustizia), è previsto l’aumento del 50 per cento dei diritti di copia cartacea indicati negli allegati 6 e 7 del d.P.R. 115/2002 (“Fino all’emanazione del regolamento di cui all’ art. 40 del citato decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2002, n. 115, i diritti di copia di cui agli Allegati n. 6 e n. 7 del medesimo decreto sono aumentati del cinquanta per cento”), restando attuale l’esigenza di contenere le richieste di tale tipologia di copia in favore di una trasmissione telematica dei dati o di una loro memorizzazione su supporti informatici, vista la sempre maggiore implementazione delle modalità digitali di deposito di atti e documenti nel processo penale”.
Inoltre, si rammenta per di più “che, ai sensi dell’art. 270 del d.P.R. 115/2002 (Copia urgente su supporto cartaceo), “per il rilascio entro due giorni di copie su supporto cartaceo, senza e con certificazione di conformità, il diritto dovuto è triplicato””, fermo restando che la “scelta della tipologia di supporto, cartaceo o diverso da questo, è rimessa alla volontà della parte richiedente, che deciderà in base a ragioni di convenienza, senza che l’ufficio giudiziario sia tenuto a compiere attività di indirizzo dell’utenza”.
Ad ogni modo, dal momento che, nei “processi dinanzi al giudice di pace, l’art. 271 del d.P.R. 115/2002 prevede che i diritti di copia sono ridotti alla metà”, va da sé “che, nel caso di riversamento di dati su strumenti di memorizzazione di massa fisici (chiavette USB, CD, DVD), ai sensi dell’art.269, 1 comma, del d.P.R. n. 115 del 2002, l’istante sarà tenuto al pagamento del diritto forfetizzato di 12,50 euro, e in caso di richiesta di trasmissione telematica di cui all’art. 269-bis del d.P.R. n. 115 del 2002, l’istante sarà tenuto al pagamento del diritto forfetizzato di 4,00 euro (ovvero gli importi previsti nella tabella di cui all’allegato n. 8 del d.P.R. cit., dimezzati)”.
Pur tuttavia, nel “caso di richiesta di rilascio di copia cartacea di atti e documenti (artt. 267 e 268 del d.P.R. 115/2002), la riduzione di cui all’art. 271 cit. dovrà essere coordinata con la disposizione dell’art. 4, comma 5, prima parte, del d.l. n.193/2009 che, come visto, prevede l’aumento del 50 per cento dei diritti di copia cartacea”, facendosene conseguire da ciò che “il costo della copia cartacea di atti e documenti nei processi dinanzi al giudice di pace è fissato negli importi dimezzati di cui alle tabelle contenute negli allegati 6 e 7 del medesimo testo unico, a cui deve essere applicato l’aumento del 50%”.

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3. Le risposte fornite ai quesiti prospettati

Infine, in relazione ai quesiti, prospettati dagli uffici giudiziari volti ad ottenere chiarimenti sulla corretta applicazione delle nuove disposizioni succitate, nella circolare in questione sono fornite le seguenti risposte: “1. in caso di istanza di rilascio di copia cartacea, si applica la normativa di cui gli artt. 267, 268 e 270 del d.P.R. n. 115 del 2002, con le tariffe indicate per numero di pagine negli allegati 6 e 7 del d.P.R. cit., aumentate del cinquanta per cento, ai sensi dell’art. 4, comma 5, prima parte, del d.l. n.193/2009; 2. nel caso di riversamento di dati su strumenti di memorizzazione di massa fisici (chiavette USB, CD, DVD), ai sensi dell’art. 269, 1 comma, del d.P.R. n. 115 del 2002, l’istante sarà tenuto al pagamento del diritto forfetizzato di 25,00 euro stabilito nella tabella di cui all’allegato n. 8 del d.P.R. cit., che deve corrispondersi per ogni singolo supporto utilizzato, fornito dal richiedente, indipendentemente dalla sua capienza, dal numero di pagine memorizzate o dalla tipologia di dati (audio o video) riversati sul supporto stesso; 3. l’art. 269, comma 1-bis, del d.P.R. n. 115 del 2002, che esonera dal pagamento di diritti quanto alle copie prive di attestazione di conformità estratte direttamente dal fascicolo informatico, non si applica al processo penale; 4. in caso di richiesta di trasmissione telematica di cui all’art. 269-bis del d.P.R. n. 115 del 2002, l’istante sarà tenuto al pagamento del diritto forfetizzato di 8,00 euro stabilito nella tabella di cui all’allegato n. 8 del d.P.R. cit., da intendersi dovuto per ogni singolo invio telematico, indipendentemente dal numero di pagine trasmesse; 5. la scelta della tipologia di supporto, cartaceo o diverso da questo, è rimessa alla volontà della parte richiedente, che deciderà in base a ragioni di convenienza, senza che l’ufficio giudiziario sia tenuto a compiere attività di indirizzo dell’utenza; 6. nei processi dinanzi al giudice di pace, gli importi dei diritti di copia previsti nella tabella di cui all’allegato n. 8 del d.P.R. 115/2002 (v. art.269, 1 comma, e art. 269-bis del d.P.R. n. 115 del 2002) sono ridotti alla metà, ai sensi dell’art.271 del d.P.R. cit.; in caso di richiesta di rilascio di copia cartacea di atti e documenti (artt. 267 e 268 del d.P.R. 115/2002), il costo della copia è fissato negli importi dimezzati di cui alle tabelle contenute negli allegati 6 e 7 del medesimo testo unico, a cui deve essere applicato l’aumento del 50%, in virtù del combinato disposto dell’art. 271 del d.P.R. 115/2002 e dell’art. 4, comma 5, prima parte, del d.l. n. 193/2009”.
Tale circolare, quindi, per gli importanti chiarimenti ivi forniti, potrà essere presa in considerazione, non solo dagli uffici giudiziari deputati a rilasciare codeste copie, ma anche di tutto coloro che sono legittimate a richiederle.