Le udienze civili in videoconferenza: un futuro ancora da scrivere

Le udienze civili in videoconferenza: un futuro ancora da scrivere

di Donini Federico, Avv.

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La cornice normativa

Il Decreto legge 8 marzo 2020, n. 11 (Misure straordinarie ed urgenti per contrastare l’emergenza epidemiologica da COVID-19 e contenere gli effetti negativi sullo svolgimento dell’attività giudiziaria) all’art. 2, lettera f), ha introdotto la possibilità di svolgere le udienze civili, alla sola presenza dei difensori e delle parti, con collegamenti da remoto in videoconferenza.

L’art. 2 lett. F del sopracitato decreto stabilisce in particolare: “la previsione dello svolgimento delle udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori e dalle parti mediante collegamenti da remoto individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia”. Inoltre: “Lo svolgimento dell’udienza deve in ogni caso avvenire con modalita’ idonee a salvaguardare il contraddittorio e l’effettiva partecipazione delle parti. Prima dell’udienza il giudice fa comunicare ai procuratori delle parti ed al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione, giorno, ora e modalità di collegamento. All’udienza il giudice da’ atto a verbale delle modalità con cui si accerta dell’identita’ dei soggetti partecipanti e, ove trattasi di parti, della loro libera volontà. Di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale”.

Il tempestivo e successivo provvedimento del D.G.S.I.A. del 10.03.2020 ne ha curato l’attuazione, rendendo concretamente possibile lo svolgimento delle udienze civili, mediante collegamenti da remoto organizzati dal giudice. L’art. 2 del provvedimento stabilisce in particolare, per lo svolgimento delle udienze civili, che: “Nell’ipotesi prevista dall’art. 2, comma secondo, lett. f), del Decreto legge 8 marzo 2020, n. 11, le udienze civili possono svolgersi mediante collegamenti da remoto organizzati dal giudice utilizzando i seguenti programmi attualmente a disposizione dell’Amministrazione e di cui alle note già trasmesse agli Uffici Giudiziari (prot. DGSIA nn. 7359.U del 27 febbraio 2020 e 8661.U del 9 marzo 2020): Skype for Business; Teams. I collegamenti effettuati con i due programmi su dispositivi dell’ufficio o personali utilizzano infrastrutture di quest’amministrazione o aree di data center riservate in via esclusiva al Ministero della Giustizia.”

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I protocolli e le delibere del CSM

Nell’attuale situazione emergenziale si sono susseguiti protocolli e vademecum di diversi Tribunali, sia in materia civile che penale, diretti all’attuazione dei sopracitati provvedimenti, nell’ottica di far proseguire, laddove possibile, la “macchina della giustizia”. I magistrati, in primis, sono stati dotati della possibilità di accedere alla piattaforma telematica, che consente le udienze in videoconferenza, anche attraverso la realizzazione di corsi di formazione a distanza in corso di svolgimento.

Occorre rilevare che, attualmente, non sussiste un obbligo di svolgimento dell’udienza con modalità telematica (o almeno non per tutti i procedimenti). Le stesse indicazioni presenti nel provvedimento del D.G.S.I.A. del 10.03.2020, agli artt. 2 e 3, introducono una mera possibilità e ciò anche in attuazione dell’espressa previsione di cui all’art. 2, lettera f), del Decreto legge 8 marzo 2020, n. 11. Tale possibilità rivolta agli operatori della giustizia (magistrati, cancellieri, ausiliari e avvocati), ove dovesse diventare vincolante, potrebbe comportare delle implicazioni di fondamentale importanza per il sistema economico e le istituzioni, evitando sovraccarichi giudiziari e lentezza dei procedimenti, determinati dal rinvio sine-die delle udienze, in attesa della fine del periodo emergenziale.

L’art. 83 del D.L. n. 18/2020 ha distinto tra tipologie di procedimenti più urgenti che richiedono una trattazione immediata, rispetto ad altri procedimenti che verranno comunque sospesi almeno fino al 15 aprile (salvo proroga) ed una seconda fase, dal 16 aprile fino al 30 giugno 2020, nella quale l’estensione e le modalità di svolgimento dell’attività giurisdizionale sono rimesse ad indicazioni fornite dal dirigente dell’ufficio, sulla base di verifiche ed intese con le autorità sanitarie competenti.

Nel tavolo di concertazione che CSM (Consiglio Superiore della Magistratura) e CNF (Consiglio Nazionale Forense) hanno istituito con la partecipazione del D.G.S.I.A., sono stati messi a punto delle proposte di protocolli operativi, con lo scopo di fornire una unitaria regolamentazione da parte degli uffici giudiziari sullo svolgimento delle udienze civili e penali, nel periodo di emergenza, nelle due fasi: la prima fino al 15 aprile e la seconda dal 15 aprile al 30 giugno 2020.

Per consentire lo svolgimento dell’attività, i capi degli uffici giudiziari possono infatti adottare linee guida vincolanti per la fissazione e la trattazione delle udienze (art. 83 comma 7 lett. d, D.L. n. 18/20).

I protocolli definiscono le prassi e le modalità operative di rinvio fuori udienza e di svolgimento delle udienze civili e penali, nonché delle relative camere di consiglio, mediante collegamenti da remoto, e incentivano la trasmissione degli atti urgenti per via telematica. Nello specifico, per quanto riguarda le udienze civili, vengono stabilite due modalità di svolgimento: la prima per le udienze civili tramite collegamento da remoto (in attuazione dell’art. 83 comma 7 lett. F, D.L. n. 18/20), la seconda per le udienze civili tramite trattazione scritta (in attuazione dell’art. 83 comma 7 lett. H, D.L. n. 18/20). Nel primo caso vengono definite le modalità di invito e convocazione delle parti, per le udienze da svolgersi in videoconferenza (tramite l’invio via mail di link di collegamento), oltre alle modalità di svolgimento dell’udienza in contraddittorio tra le parti (identificazione delle parti e dei procuratori, modalità di collegamento e soggetti legittimati, produzione di documenti in udienza, modalità di lettura del verbale d’udienza, eventuale contestuale assunzione di provvedimenti decisori). Nel secondo caso viene definita, tramite trattazione scritta e scambio di note autorizzate, lo svolgimento delle udienze per i procedimenti, che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti.

Per quel che riguarda lo svolgimento delle udienze in videoconferenza tramite collegamento da remoto, non esistono ancora norme che ne disciplinino la procedura. A tal proposito il CSM ha tuttavia invitato, con delibere del 5 e 11 marzo 2020, il Ministro della giustizia a valutare le modifiche delle norme processuali necessarie a favorire e disciplinare, nella fase emergenziale, l’utilizzo di tale strumento.

Le conseguenze processuali in termini di svolgimento delle udienze da remoto

Ad oggi risulta problematico stabilire preventivamente le conseguenze processuali nel caso in cui uno dei difensori non accettasse l’invito a svolgere l’udienza in videoconferenza o, ancora, se non fosse possibile il collegamento in videoconferenza per le più svariate ragioni. A tal proposito le linee guida del CSM del 20.03.20 (e successiva integrazione del 01.04.20) hanno previsto che in caso di malfunzionamenti, di scollegamenti involontari e di impossibilità di ripristino, il giudice dovrà rinviare l’udienza, facendo dare comunicazione alle parti del verbale d’udienza contenente il disposto rinvio. Nel concreto è attualmente difficile penetrare i meccanismi di gestione volontaria/involontaria o di possibilità/impossibilità di ripristino dei collegamenti. Ciò a maggior ragione se fosse interesse di una delle parti procrastinare sine die il procedimento e, viceversa, fosse interesse della controparte definire nella maniera più celere il procedimento. Non si ritiene possa infatti essere sufficiente desumere dai protocolli (seppur contenenti linee guida vincolanti, ai sensi dell’art. 83 comma 7 lett. d, D.L. n. 18/20) una dichiarazione di contumacia della parte, una mancata comparizione della parte con adozione dei conseguenti provvedimenti ex artt. 181 e 309 c.p.c. o, diversamente, un comportamento processuale della parte valutabile dal giudice ex artt. 91 e 96 c.p.c.. Né è presumibile ritenere che il richiamo a norme deontologiche possa essere utile in tal senso.

Resta allora da valutare la soluzione già suggerita dal CSM di una rapida valutazione di cambiamento o adattamento delle norme processuali attualmente in essere, in modo da fornire una guida agli operatori del diritto che, diversamente, guarderanno con estrema diffidenza all’utilizzo di tale strumento.

L’udienza in videoconferenza

Attualmente la norma prevede l’utilizzo del collegamento da remoto anche per la comparizione personale della parte. Di qui la necessità di disciplinare tutti i possibili aspetti che riguardano anche l’identificazione e la legittimazione della parte a comparire in videoconferenza.

In tal senso le linee guida del CSM del 20.03.20 hanno previsto l’espressa dichiarazione dei difensori delle parti in merito: alle modalità di partecipazione della parte assistita al momento dell’udienza ed all’insussistenza, né da parte dei difensori né da parte dei loro assistiti, di collegamenti con soggetti non legittimati. Tale onere incombe anche sulla parte che si colleghi da un luogo diverso da quello da cui si collega il difensore.

E’ richiesta poi, per la presenza della parte, l’utilizzo del medesimo applicativo previsto per gli operatori di giustizia, con evidenti limiti. Al cittadino viene infatti richiesta la padronanza e l’utilizzo di una piattaforma web, che potrebbe non essere di immediata fruibilità. E’ quindi auspicabile che i decreti intervengano a determinare una maggiore elasticità nell’utilizzo delle diverse piattaforme, in modo da garantire anche ai cittadini, parti del giudizio, la più ampia fruibilità, sviluppando applicativi che siano meno pesanti in termini di utilizzo, su dispositivi elettronici fissi e soprattutto mobili (attualmente i più utilizzati).

Nonostante tutte le logiche e comprensibili difficoltà applicative del momento, la trattazione con il sistema della videoconferenza può tuttavia diventare una grande opportunità per il futuro, un ulteriore ed assai utile ausilio per il giudice per la trattazione di procedimenti giudiziari civili e penali a distanza, con risparmio, per tutti gli operatori, in termini di costi, tempo, organizzazione e qualità della vita (si pensi alle ipotesi di impossibilità o semplicemente alle difficoltà di spostamento di magistrati, operatori di giustizia, avvocati, parti ed imputati o soltanto di alcuni di questi soggetti).

Di qui l’ulteriore e successiva esigenza di normare questo strumento facoltativo per renderlo definitivo, anche nella fase successiva all’emergenza.

La trattazione scritta mediante note autorizzate

Non sembra invece altrettanto efficace il secondo strumento da utilizzare nelle udienze civili, tramite trattazione scritta, a mezzo note autorizzate, riservato a quelle fasi procedimentali che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori. Non è infatti comprensibile perché l’adozione del sistema dell’udienza in videoconferenza non possa risultare altrettanto utile anche in questi casi, andando quindi semplicemente a sostituire la modalità di svolgimento dell’udienza, che invece con questa seconda metodologia si trasformerebbe da orale a scritta.

In primo luogo perché si eviterebbe il prolificare di ulteriori scritti difensivi con termini e modalità attualmente imprecisati di deposito (occorrerebbe inoltre fare riferimento al deposito degli atti tramite processo telematico, che appesantirebbe ulteriormente il carico degli operatori di giustizia in termini di scadenze e di gestione degli atti). Secondariamente perché andrebbe comunque prevista, anche in questo caso, una modifica alle norme processuali, per evitare di lasciare una eccessiva discrezionalità e responsabilità al giudicante in termini di utilizzo delle note (quanto alla tipologia udienze, ai termini di scadenza per il deposito ed alle modalità di inoltro). In ultima analisi perché, sostituire una fase di trattazione scritta con lo svolgimento orale dell’udienza rappresenta, soprattutto per il giudicante, una penalizzazione in termini di chiarezza del thema probandum e decidendum. Si potrebbe infatti determinare un affastellamento di atti, istanze domande ed eccezioni, che in un processo orale vengono invece necessariamente razionalizzate, ordinate, ridotte e sintetizzate dal giudicante, in contradittorio tra le parti (si pensi alla semplice necessità di richiedere chiarimenti alle parti, di effettuare dei tentativi di conciliazione, di fissare e calendarizzare le udienze, di assumere provvedimenti contestuali in udienza).

Conclusioni

In definitiva l’utilizzo dello strumento dell’udienza in videoconferenza rappresenta certamente un passo in avanti in termini di utilizzo della tecnologia nel processo, con evidente vantaggio per il sistema in termini di tempo, costi, organizzazione e persino qualità della vita. Il presupposto è che tale modalità diventi facilmente fruibile anche a distanza da parte di tuti gli operatori di giustizia e le parti del giudizio. Altro aspetto essenziale da definire sarà infatti la possibilità di coordinare tale modalità con il processo telematico a distanza, in postazioni fisiche diverse dai Tribunali (aspetto che non sembra attualmente adeguatamente sviluppato per magistrati e cancellieri). E’ pertanto auspicabile che tale strumento venga adeguatamente disciplinato e possa diventare anche un valido ausilio, quale modalità alternativa di svolgimento fisico delle udienze anche in un’eventuale fase non emergenziale.

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Donini Federico

iscritto all'Albo dell'Ordine degli Avvocati Verona, Patrocinante in Cassazione, presso lo studio legale Donini-Pettinato in Via Albere 80, 37138, Verona. (Sito internet: http://www.doninipettinato.it//) Si occupa principalmente di diritto civile e processuale civile, diritto commerciale e societario.


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