Accordi legali: ottimizzare il legal contract management grazie ai software

Con l’intensificarsi delle attività commerciali, anche su scala globale, al giorno d’oggi le aziende si trovano a gestire un crescente numero di accordi legali, sia a livello nazionale che internazionale.
Questa espansione comporta la necessità di redigere un volume sempre maggiore di contratti, ciascuno con le proprie specificità e complessità legali. Per muoversi al meglio all’interno di questo genere di scenario, risulta di primaria importanza per gli uffici legali delle aziende rinnovare i tradizionali processi di gestione contrattuale, così da assicurare sempre livelli elevati dal punto di vista dell’efficienza, della precisione e della conformità normativa.
In questo contesto, l’adozione di software sviluppati appositamente per il contract management diventa non solo una leva per ottimizzare i flussi di lavoro ma una componente essenziale per garantire la sicurezza legale e operativa delle imprese all’interno del mercato.
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1. Quale software per ottimizzare il legal contract management in azienda?

Per ottimizzare la gestione dei contratti in azienda è possibile avvalersi di TeamSystem Enterprise Legal, un software di legal contract management che offre un supporto a 360 gradi, assistendo i professionisti nella redazione, revisione e finalizzazione degli accordi legali.
In particolare, il software permette di avvalersi di una procedura guidata per la stesura di ogni genere di documento contrattuale, così da rendere il processo intuitivo e alla portata di tutti.
In aggiunta, TeamSystem Enterprise Legal consente anche di creare modelli di contratto personalizzati, in base alle specifiche esigenze di ciascun professionista. Si tratta di una funzionalità particolarmente utile in tutti quei casi in cui si necessita di documentazione ricorrente con particolari requisiti o formati. In questo modo, è sempre possibile assicurarsi che i contratti siano redatti senza errori, andando al contempo a velocizzare notevolmente l’iter.
Per ottimizzare ulteriormente la gestione documentale, inoltre, TeamSystem Enterprise Lega consente di accedere a ogni contratto redatto in modo estremamente rapido, grazie a un potente motore di ricerca avanzata: un aspetto che contribuisce significativamente a migliorare l’efficienza complessiva dell’ufficio.
Naturalmente, con TeamSystem Enterprise Legal viene posta la massima attenzione anche sulla correttezza dei dati e delle informazioni riportate nei contratti: infatti, all’interno del software è presente un sistema di versioning che lavora in sinergia con Office 365 per registrare ogni modifica apportata ai documenti. Questa funzionalità non solo assicura che nessuna informazione vada perduta ma offre anche una storicizzazione crittografata dei file, conservandoli in un unico archivio centralizzato. Tale approccio fornisce una base sicura per la gestione delle informazioni contrattuali, garantendo che i dati sensibili siano protetti e allo stesso tempo facilmente recuperabili in caso di necessità future.
Infine, il software supporta efficacemente la gestione dei termini di scadenza e il monitoraggio dei tempi di preavviso, fondamentali per il mantenimento della conformità contrattuale e la pianificazione delle attività dell’ufficio. TeamSystem Enterprise Legal non permette quindi solo di gestire i documenti in maniera efficiente e sicura ma anche di supportare attivamente il team legale così come l’azienda nella sua interezza nelle sue operazioni quotidiane.
Il tutto proponendo soluzioni che semplificano i processi di redazione, garantiscono la sicurezza dei dati e supportano la pianificazione strategica delle attività aziendali. Per approfondimenti sull’utilizzo delle nuove tecnologie in ambito legale consigliamo il volume Intelligenza Artificiale – Essere Avvocati nell’era di ChatGPT

2. Come implementare un software di legal contract management in azienda

L’integrazione di un software per il legal contract management passa per una fase di analisi approfondita, durante la quale è essenziale valutare le necessità specifiche dell’ente o dell’azienda.
Questa valutazione comprende la mappatura dei flussi di lavoro esistenti, l’identificazione delle principali aree di inefficienza e la definizione di obiettivi chiari per la futura gestione dei contratti.
Successivamente, la fase di implementazione si focalizza sull’integrazione del software con gli eventuali altri sistemi IT in uso presso l’azienda. Durante questa fase, si pongono le basi per un’architettura di sistema solida, in grado di supportare sia l’elaborazione che la conservazione sicura dei dati contrattuali.
La formazione del personale gioca un ruolo altrettanto importante nel processo di integrazione. Prevedere sessioni di formazione mirate permette ai team di acquisire familiarità con le funzionalità del software, comprendendo come queste possano essere sfruttate per ottimizzare i processi di lavoro.

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