Il Regolamento eIDAS n. 910/2014 definisce il documento elettronico come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.
La formazione del documento informatico si attua attraverso la redazione tramite utilizzo di software, creando così documenti originali informatici. L’articolo 40 del CAD prevede che Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71.
Oppure altra modalità di formazione del documento informatico è attraverso l’acquisizione di un documento informatico per via telematica. Si tratta della creazione per acquisizione.
Per quanto attiene alla validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici l’articolo 20 del CAD prevede che Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.
In tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida.
CONVEGNO FORMATIVO
Le nuove linee guida
La trasformazione digitale
Il primo step attraverso cui si è tenuto il processo di trasformazione al digitale della Pubblica Amministrazione è proprio la dematerializzazione dei documenti.
La trasformazione digitale non riguarda solo gli informatici, non attiene solo allo strumento utilizzato dalla Pubblica Amministrazione, ma rappresenta un nuovo modo di intendere ed operare della stessa e necessita di un insieme di competenze tecnologiche, giuridiche e organizzative.
Il livello di digitalizzazione nelle pubbliche amministrazioni è ancora basso, tuttavia, il quadro normativo disciplina ampiamente tale aspetto ed anche gli strumenti tecnologici esistenti sul mercato sono oggi evoluti. Lo smart working necessita di tecnologie per avere attuazione, per tale motivo rappresenta un energico impulso per accelerare la trasformazione della Pubblica amministrazione in digitale.
Il Codice dell’amministrazione digitale
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) è un testo unico che riunisce e organizza le norme riguardanti l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese. Istituito con il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, è stato successivamente modificato e integrato numerose volte, in particolare, di recente, è stato modificato prima con il decreto legislativo 22 agosto 2016 n. 179 e poi con il decreto legislativo 13 dicembre 2017 n. 217 per promuovere e rendere effettivi i diritti di cittadinanza digitale.
Con l’ultimo intervento normativo il CAD è stato ulteriormente razionalizzato nei suoi contenuti. Attraverso il decreto legislativo n. 217/17 è stata sottolineata con maggior forza la natura di carta di cittadinanza digitale della prima parte del CAD con disposizioni volte ad attribuire a cittadini e imprese i diritti all’identità e al domicilio digitale, alla fruizione di servizi pubblici online e mobile oriented, a partecipare effettivamente al procedimento amministrativo per via elettronica e a effettuare pagamenti online. È stata, inoltre, promossa l’integrazione e l’interoperabilità tra i servizi pubblici erogati dalle pubbliche amministrazioni in modo da garantire a cittadini e imprese il diritto a fruirne in maniera semplice.
Altro intervento importante, si è registrato sul piano della gestione e conservazione documentale: è stata garantita maggiore certezza giuridica alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici prevedendo che non solo quelli firmati digitalmente ma anche quelli firmati con firme elettroniche diverse possano, a certe condizioni, produrre gli stessi effetti giuridici e disporre della stessa efficacia probatoria.
Infine, è stata rafforzata l’applicabilità dei diritti di cittadinanza digitale e promosso l’innalzamento del livello di qualità dei servizi pubblici e fiduciari in digitale, sia istituendo presso l’AgID l’Ufficio del Difensore civico per il digitale, sia aumentando la misura delle sanzioni irrogabili qualora i fornitori di servizi fiduciari violino le norme; è stato promosso un processo di valorizzazione del patrimonio informativo pubblico riconducendolo tra le finalità istituzionali di ogni amministrazione.
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