Con circolare n. 47 del 27 marzo 2012, l’Inps ha fornito le prime istruzioni organizzative ed operative necessarie ad allineare l’azione amministrativa dell’Istituto al nuovo assetto normativo in materia di certificazione e documentazione amministrativa alla luce dell’art. 15 della L. 183/2011 (si veda sull’argomento l’articolo su questo stesso sito).
L’obiettivo della novella normativa è quello di perfezionare la completa “decertificazione” del rapporto tra la pubblica amministrazione ed i cittadini e di rafforzare il criterio dell’acquisizione d’ufficio da parte dell’amministrazione procedente delle informazioni necessarie allo svolgimento dell’istruttoria. Si ribadisce che non soltanto è imposto alle amministrazioni pubbliche l’assoluto divieto di richiedere al cittadino dati o elementi dei quali abbiano la diretta disponibilità ma, laddove questi siano detenuti da altre amministrazioni, anche l’obbligo di acquisirli d’ufficio, attraverso collegamenti telematici alle pertinenti banche dati. Il ricorso al canale informativo rappresentato dal reperimento diretto da parte del pubblico ufficio, dunque, per effetto della nuova norma assume il carattere dell’ordinarietà.
A corollario di questi principi generali, l’articolo 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 pone il divieto per le Pubbliche Amministrazioni non più soltanto di richiedere certificati o atti di notorietà, ma anche di accettarli.
La norma di cui sopra, inoltre, ha anche previsto la configurazione, presso le amministrazioni certificanti, di un ufficio ad hoc che ha il compito di gestire, garantire e verificare le operazioni di messa a disposizione dei dati alle amministrazioni procedenti e ciò sia per i casi di trasmissione degli stessi sia per le ipotesi di accesso diretto dall’esterno alle banche dati.
Tale previsione normativa rimarca la necessità di mettere a sistema ed integrare le diverse amministrazioni pubbliche, di modo tale che non soltanto ne risultino semplificati i processi di lavoro e snellite le relazioni con gli utenti, ma che anche il costo complessivo degli adempimenti burocratici a carico dei cittadini e delle imprese venga significativamente ridotto.
Dunque, a partire dal 1° gennaio 2012, viene eliminata la produzione di certificazioni da parte dei cittadini alle amministrazioni pubbliche o ai gestori di pubblici servizi e sanciscono l’obbligo per i pubblici uffici di acquisire le informazioni, i dati e i documenti di cui necessitano per lo svolgimento della propria attività istituzionale direttamente presso le altre amministrazioni che li possiedono oppure di accettare dall’utenza soltanto dichiarazioni sostitutive.
La circolare ribadisce che per la chiara individuazione degli atti definibili come certificazioni, l’art. 40, comma 02, del D.P.R. n. 445/2000, in linea con la regola delineata dal comma 01, detta l’obbligo – a pena di nullità del documento – di apporre la seguente formula sui certificati che le amministrazioni oggi possono rilasciare agli interessati, che potranno utilizzarli esclusivamente nei rapporti tra privati:“il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”. Il funzionario che richieda o accetti un documento recante la suddetta formula commette un illecito disciplinare.
Poi, per effetto dell’articolo 16 comma 8 del D.L. 9 febbraio 2012, n.5, tutte le istanze di servizio o prestazione per le quali sia prevista l’esclusiva presentazione per il canale telematico, gli atti e la documentazione da allegare dovranno essere trasmessi soltanto mediante analoghi sistemi.
“Inoltre – si legge nella circolare – l’Inps, al fine di reperire direttamente ed automaticamente tutti gli elementi necessari alla definizione delle istanze, sta implementando i canali telematici di acquisizione d’ufficio sia delle informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 dalle amministrazioni competenti per la loro certificazione, che di tutti i dati e i documenti conferenti ai procedimenti che siano in possesso di altre pubbliche istituzioni. La progressiva transizione all’esclusività del canale telematico per la presentazione all’Inps delle istanze di servizio o prestazione, crea le condizioni per la concreta attuazione dei principi dell’ordinarietà dell’acquisizione d’ufficio delle informazioni necessarie allo svolgimento dei procedimenti amministrativi, nonché della piena partecipazione del cittadino al procedimento.
Infatti, le procedure di presentazione telematica delle domande sono state strutturate in maniera da prelevare, contestualmente all’acquisizione dell’istanza, dagli archivi dell’Istituto e da quelli delle altre amministrazioni pubbliche in collegamento funzionale, le informazioni e gli elementi necessari all’istruttoria, che il richiedente dovrà confermare ovvero rettificare.
Laddove, invece, queste siano carenti, per agevolarne la ricerca le procedure richiederanno al cittadino utente di indicare “…gli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti” e non solo gli elementi indispensabili per l’individuazione dell’ufficio pubblico”.
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