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Il Processo Civile Telematico

Relazione Dott. Brescia -responsabile dell'area civile dell'ufficio responsabile dei sistemi informativi automatizzati presso il Ministero della Giustizia-

Ringrazio di questa occasione che ritengo sia un presupposto necessario per l'attività che andiamo svolgendo in materia di informatizzazione, attività nuova su cui nessuno può dire di avere delle idee precise e di qui la necessità di confrontersi... e vorrei iniziare con una provocazione: c'é davvero bisogno di un processo telematico? Cosa è il processo telematico?

Giorni fa sentendo a teatro Pirandello, mi è rimasta impressa una frase che dice il padre nei Sei personaggi in cerca d'autore: "E come possiamo intenderci signore se nelle parole che io dico metto il senso ed il valore delle cose come sono dentro di me, mentre chi le ascolta le assume con il senso ed il valore che hanno per sé, del mondo come egli l'ha dentro, crediamo di intenderci e non ci intendiamo mai".

Se noi non ci intendiamo su cosa è il processo telematico, finiremo per parlare di due cose diverse; un bel giorno su un giornale romano leggiamo:"Sperimentazione del processo telematico presso il tribunale: collegamento tramite videoconferenza". Anche quello è un processo telematico, alché io mi sono posto la domanda per la giustizia italiana: la difficoltà per gli avvocati e per i giudici è raggingere le aule? Se il problema è questo il collegamento in videoconferenza è la soluzione dei problemi della giustizia italiana. Se i problemi sono altri la videoconferenza che è stata introdotta nel processo penale per fatti molto specifici e per problemi molto specifici e cioè la difficoltà di portare in giro imputati e di farli essere contemporaneamente in più posti, bé... dico che se i problemi della giustizia civile sono altri, altra è la soluzione.

E il processo telematico è una camera arbitrale in cui le parti non hanno una conoscenza fisica del giudice, il quale è punto d'incontro sulla rete, e le parti colloquiano sulla rete fornendo documenti, domande... e questo giudice e un innominato giudice, risponde dalla rete e dà il proprio verdetto. Sono organizzazioni molto presenti in USA dove queste camere arbitrali sono ben sviluppate: anche questo è un processo telematico.

Il nostro processo telematico, secondo l'ordinamento italiano, è questo o è altro?

Ecco la necessità di intendersi perché se usiamo un linguaggio diverso non ci capiamo. Il processo telematico non è... proprio nella scelta del regolamento anziché della legge, che è stata una scelta necessitata, determinata dal fatto che si è voluto fare del processo telematico non una nuova norma, e quindi una soluzione tipica italiana, in cui si ritiene illuministicamente che la soluzione di ogni problema è una norma...non è così: la legge può aiutare a risolvere il problema, ma dobbiamo andare ad incidere sulle cause.

Ebbene, l'approccio che abbiamo scelto per il processo telematico è un approccio diverso. Su cosa incide il processo telematico? Abbiamo commisionato degli studi all'esterno ed abbiamo incominciato a capire: non siamo tuttologi, a volte si introita e si incomincia a credere di capirne di tutto, e così il giudice crede di capirne di organizzazione, ne può capire, ma non necessariamente ne capisce...ed allora iniziamo a sfruttare le scienze di fuori.

Uno studio ha fatto capire il gran tempo che si perde a portare in Tribunale un fascicolo da un posto all'altro e soprattutto il problema insito in questo fatto, ossia il fascicolo quando viene trasportato non è governabile perché chi lo manda dice io l'ho inviato, chi lo riceve può dire io non l'ho ricevuto. E in questo passaggio non c'é nessun controllo nell'attuale forma di organizzazione del processo. La telematica può governare questo passaggio ed azzerarne i tempi.

Il processo telematico deve diventare un modo di razionalizzare le attività di tutti; noi viviamo un'organizzazione che è l'unica che ci siamo saputi inventare nel mondo giuridico ed è l'unica che funziona, ma non vi sono più i presupposti per farla funzionare. Qual'é l'unica organizzazione che abbiamo vissuta: quella della pretura mandamentale con un giudice, un cancelliere, un dattilografo, un ufficiale. Il tutto organizzato nella figura del cancelliere. Quando siamo passati dalla pretura mandamentale ad una situazione attuale dove i diritti reali sono soppiantati dai diritti obbligazionari ed i Tribunali sono esplosi, questa organizzazione non può valere più ed a questa organizzazione non è stata sostituita nessuna altra.

Ma per organizzare bisogna conoscere. E' necessario organizzare e conoscere. Facciamo un piccolo esempio: come si distribuisce il personale in un ufficio. Lo si trasferisce da un ufficio dove ci sono le persone più mansuete a quello dove ci sono le più prepotenti. Sostanzialmente l'esigenza di un ufficio viene rapportata a questo: chi protesta di più...quegli è la persona che ha diritto ad avere più mezzi di produzione. Se noi conosciamo bene l'ufficio potremo organizzarlo ed averne un ritorno come servizio all'esterno.

Quindi serve il processo telematico? La risposta è sì. Però è necessario che questa convinzione non sia un atto di fede, ma di razionalità...ed allora quando è iniziata a nascere l'idea del processo telematico? Quando siamo passati dalla fase di informatizzazione ad una fase più avanzata e ciò quando ci siamo resi conto che il computer non solo forniva informazioni che ci davano i registri cartacei, ma poteva dare informazioni in più. E l'ulteriore passo quando abbiamo immaginato che il computer potesse dare queste informazioni all'utente direttamente, senza il tramite della Cancelleria. E quando questo processo ha incominciato ad andare avanti, abbiamo visto che si scontrava con la prassi, con le incrostazioni dell'ufficio. Vi faccio un altro esempio: il registro pubblicazione sentenze. E' un grosso ufficio, una cancelleria unica devono confluire tutte le sentenze dove viene dato loro un numero di ordine.

Nell'organizzazione informatizzata si può pubblicare da tutti i posti e quando si mette la data di pubblicazione nel computer, viene fuori il numero di ordine: "No" mi è stato risposto "La data di pubblicazione si mette qua, il numero d'ordine lo mettono là". Quindi se il sistema informatizzato fa entrambe le cose... il sistema non funziona più! Ma, dico io, siete voi che dovete funzionare in modo diverso!

L'ufficio di pubblicazione sentenze deve essere abolito perché nel momento in cui viene fatto il deposito e vengono espletati gli adempimenti, è possibile dare un numero e quindi rendere la sentenza pubblica.

Da questi fatti veniva fuori che il processo telematico si scontrava con delle incrostazioni che sembrava dovessero essere immutabili.

Abbiamo ritenuto di dover fare uno studio per mostrare (FINE NASTRO)

...la parte della verità, le ragioni dell'ufficio, per avere un nuovo modello di organizzazione.

Quindi il processo telematico non era più solo una realizzazione di software, ma diventava un processo complesso in cui vi doveva essere la compartecipazione di tutti gli attori del processo nel fare l'analisi del programma.

Si è verificato questo paradosso: per un risultato minimo si è dovuto saltare all'ulteriore stadio del processo telematico, perché la informatizzazione senza la riorganizzazione ha dato solo dei risultati di scarsissimo rilievo.

Io ricordo che a Roma le iscrizioni a ruolo si facevano nei termini quando c'erano i registri cartacei, poi, vuoi per l'aumento del numero, vuoi per altro, con la informatizzazione le iscrizione non venivano più fatte nei termini. Vi erano dei ritardi di 20-30 giorni prima dell'assegnazione.

L'informatizzazione deve portare ad un'organizzazione in senso verticale delle Cancellerie, dobbiamo passare dalla cultura dell'adempimento alla cultura del risultato. E vi faccio un altro esempio: a Roma, dopo aver fatto uno sforzo per portare su computer tutti i testi dei fascicoli delle esecuzioni immobiliari, quando l'1 Ottobre si dovevano aprire le Cancellerie, si era previsto un flusso di persone che si sarebbe precipitato per avere qualle informazioni che durante l'estate non avevano potuto avere proprio per permetterci di lavorare, ed allora abbiamo consigliato di mettere un cartello con scritto quali informazioni si potevano reperire sul cartaceo e quali a mezzo informatico.

Sono arrivato il martedì e vengo a sapere che il lunedì era stato il caos: ed allora ho chiesto se non erano stati apposti i cartelli. Mi è stato risposto: "Sì, abbiamo messo i cartelli venerdì, ma li hanno tolti". Cultura dell'adempimento... gli era stato detto di mettere i cartelli e li hanno messi... non si sono preoccupati che fossero visti. La cultura del risultato vuole il presidio fino a che non si ottiene il risultato. Il processo telematico può essere una soluzione dei problemi perché è un progetto che mette in discussione ruoli, organizzazione, modi di lavorare... e forse riusciremo a farlo.

La classificazione per oggetti è uno degli strumenti essenziali per governare i processi: pensate, ci accorgiamo dall'iscizione a ruolo che c'é un determinato oggetto trattato da una sezione che è in forte eslposione, per un qualche motivo, se noi abbiamo la possibilità di governare in anticipo questo fenomeno abbiamo anche la possibilità di spostare le risorse per affrontarlo, non dobbiamo attendere l'arretrato per porci il problema.

Dopo aver fatto questo quadro spero di aver dato l'idea della complessità del lavoro che andiamo a fare. Ed allora facciamo un breve resoconto, non in senso trionfalistico, di quello che abbiamo fatto. La prima cosa che è stata fatta è il regolamento, nato da una riflessione: cosa succede nel mondo giudiziario della procedura quando noi dobbiamo applicare la norma sulla firma digitale.

Il regolamento sulla firma digitale aveva lasciato tutto nell'indistinto: la notifica a mezzo telematico vale come notifica a mezzo posta se fatta al domicilio dichiarato e se vi è una ricevuta di ritorno. Non era precisato quando si dovesse ritenere che il messaggio era stato ricevuto. Dovevamo creare un contenitore informatico di documenti...ed una parte è nel regolamento, l'altra è nella realizzazione che andiamo a fare.

Noi abbiamo adesso un fascicolo organizzato in maniera cronologica, gli atti sono in ordine cronologico; in un fascicolo informatico l'organizzazione deve essere trasversale. Io devo poter estrarre con questa logica le cose: un'organizzazione che travalica la mera capacità del singolo giudice. L'organizzazione deve essere legata al fascicolo e non alla scelta del giudice. E vi erano altri aspetti...la procura: noi abbiamo ancora il mito della procura in originale. A che cosa serve la procura? E' una prova che serve all'avvocato soprattutto quando le cose vanno male per dire al cliente: "Guarda che mi hai autorizzato tu a fare questa cosa...". Ma difronte al giudice è l'avvocato con la sua deontologia professionale che risponde del fatto "io ho rivuto la procura da Tizio o da Caio".

Il regolamento doveva essere pubblicato entro il 30/10. Devo dire che qui, al di là delle questioni contingenti, vi è che le regole tecniche andavano ad essere man mano verificate con quella che era la realizzazione e ieri sera l'ALPA ha approvato il progfetto e quindi l'altro passo è stato fatto.

Vorrei farvi vedere come abbiamo pensato l'organizzazione a livello di bozza.

Qui è il quadro normativo di cui vi ho fatto un cenno (commenta il lucido).

Qui vi è una situazione attuale della struttura di cui noi siamo in possesso...la sperimentazione di Bologna: una raccolta di tutti i provvedimenti di merito di questo tipo nell'ambito di un paese a struttura codicistica, mentre nei paesi di common law è una consuetudine vecchissima. Non vogliamo arrivare ad una omologazione delle decisioni, ma vogliamo arrivare ad un dissenso motivato che si può raggiungere soltanto conoscendo la giurisprudenza. Il sistema permette di raccogliere queste sentenze di merito di modo che l'avvocato possa rendersi conto di quale orientamento c'é in un certo Tribunale e citarlo. Questa è l'ipotesi progettuale sulla quale ci stiamo muovendo.

Il sistema vive in questa maniera: da una parte c'é il sistema informatico civile che viene presidiato verso l'esterno da un gestore centrale che è un "postino" con funzione di dare ricevuta all'avvocato di avvenuto deposito dell'atto. Poi c'é il gestore locale, il "postino"nell'ambito del Tribunale che riceve gli atti e li decripta, li cataloga e li manda alla cancelleria informatica presidiata umanamente. Quest'ultima verifica che il documento sia sostanzialmente corretto e ne autorizza, per quanto riguarda i dati di protocollo, la memorizzazione sul registro e per quanto riguarda i documenti, nel fascicolo informatico. Quindi la Cancelleria manda un messaggio diverso dal depositato, ossia comunica le irregolarità che non infiano l'atto in sé, non ne danno inesistenza: è un messaggio di verifica del contenuto.

Il depositato è trasferito al gestore centrale che si pensa di lasciare attivo dalle 8.00 sino alle 23.00 (FINE NASTRO)

...noi dobbiamo fornire un servizio in più all'avvocato che può utilizzare il sistema fino alle ore 22.00 esatte: mi sembrerebbe molto importante. Nell'ambito del nostro sistema c'é l'archivio dei provvedimenti. Due sone le attività per far funzionare il processo telematico: il punto di accesso sulla rete delle pubbliche amministrazioni. Il punto di accesso può essere un consiglio dell'ordine oppure un gestore esterno che offre un servizio. Questa è un'ulteriore soluzione per quegli ordini piccoli che non possono organizzarsi e per fornire un punto di accesso agli ausiliari del guidice. In secondo luogo il punto di certificazione che è un'attività propria degli ordini. Ci deve essere conoscenza che permette di far esercitare la professione forense a chi è avvocato; in un sistema informatico se non certifichiamo la qualifica di avvocato permettiamo a chiunque di fare l'avvocato: è necessario che il sistema sappia non solo che si tratta di un'avvocato, ma anche che non è sospeso, che gode di tutte le prerogative ecc...La necessità di questo presidio è una garanzia non solo per un processo ordinato, ma per l'utente stesso! L'ordine deve avere un albo informatizzato e deve poter verificare e garantire che la persona che chiede il servizio è un iscritto all'ordine.

Il processo telematico è un processo che può servire a rispettare il comandamento che dice: "Nella vita bisogna far poco, e quel poco farlo fare agli altri", il processo telematico potrebbe aiutare in tal senso, serve non dico a far poco, ma quanto meno a far fare agli altri.

Altro problema: come deve essere l'atto. Deve essere un documento XML.

Il documento potrà essere interamente strutturato di modo da poter estrarre la parte in fatto, la parte in diritto, i singoli aspetti dell'atto. Ci saranno allegati in formato documento ed in formato immagine. Ci saranno documenti differenziati a seconda della loro struttura: iscrizione a ruolo, atto di citazione, memoria processuale generica, memoria conclusionale. Nell'atto si dovranno identificare chiaramente gli allegati.

Le interazioni nel corso del processo telematico sono l'invio di atti, la consultazione di fascicoli, l'invio di copie, la ricezione di comunicazioni e copie dell'ufficio giudiziario. Il riconoscimento dell'avvocato sarà fatto con smart card con il sistema della firma digitale.

Vi sono mere indicazioni su come preparare l'atto presso l'avvocato: quando il documento è pronto, viene inviato dall'avvocato, deve essere firmato e la firma deve riguardare ogni allegato.

Il punto di accesso deve anche fornire il servizio della marcatura temporale: noi abbiamo due possibilità di interazione cioé l'avvocato verso il gestore centrale che mette la marcatura ed atto inviato all'avvocato; il punto di accesso restituisce una sorta di ricevuta e su essa viene messa la marcatura temporale. Se invece c'é interazione fra avvocati, la marcatura viene messa sulla ricevuta di ritorno dal gestore del punto di accesso.

Il processo telematico ha alcune prospettive: noi stiamo lavorando sulla registrazione degli atti affinché all'ufficio del registro possa andare una copia informatica e la trascrizione possa diventare rapidissima. Stiamo preparando anche una bozza di regolamento affinché questa transazione serva anche, ove necessario, per la trascrizione e per la voturazione. Contestualmente a questo viene fatta anche la transazione di pagamento attraverso il RID (entro 3 gg.) o con il modello F24 (entro 10 gg.).

Sarà l'ufficio giudiziario a tassare in modo informatico l'atto: ci sono atti esenti che non verranno più mandati, o a tassa fissa ed io ho proposto che nemmeno questi non vengano più registrati perché è inutile.

Basta che il sistema informatico individui la tassazione per arrivare con il sistema Polis ad automatizzare anche questa informazione al registro di Cancelleria, dopo di che sarà il sistema informatico a fare il calcolo dell'imposta di registro corrispondente che verrà validata dall'ufficio finanziario.

Con il processo telematico accelereremo questi tempi. L'accesso ai registri permetterà una consultazione a distanza di fascicoli e registri. Ci saranno facilitazioni per le copie. Il facile controllo della giurisprudenza.

Questi sono i benefici che siamo sicuri di ottenere e sono, secondo me, già qualche cosa, anche se non risolveranno tutti i problemi.

Sapere che una cosa è possibile serve quanto meno ad aprire l'animo alla speranza.

Il processo esecutivo deve essere modificato: potendo creare una banca dati dove si può verificare quello che si vende, si può fare la partecipazione alla vendita a distanza, creando un mercato per tutta l'Italia: si potrà offrire trasparenza di tuto il mercato... per dirla con Adam Smith.

Poi io direi che bisognerebbe modificare il sistema delle notifiche: è efficiente? Io non dò una risposta...giudicate voi.

Ringrazio per l'attenzione.