*** Il protocollo informatico è lo strumento tecnico necessario per gestire la documentazione amministrativa nella fase di formazione dell’atto e per realizzare una idonea struttura di archivio informatico. Esso infatti disciplina “le procedure della nascita, e attraverso la scansione cronologica, segna il momento esatto dell’ingresso in memoria della documentazione; organizza inoltre i procedimenti della produzione, consente una corretta distribuzione della documentazione nella fase corrente e diviene indispensabile in vista delle successive fasi archivistiche, in quanto garantisce la realizzazione di idonei e definitivi criteri di collocazione del materiale”.[1] La disciplina del protocollo informatico è contenuta attualmente nel D.P.R. n. 445 del 2000, che ha sostituito il precedente regolamento D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428, recante la disciplina sostitutiva della tenuta dei protocolli nelle Pubbliche Amministrazioni di cui al r.d. n. 25 del 1900 , definito come "un monumento che ha retto per 100 anni la storia del paese"[2]. Il sistema di gestione informatica dei documenti o protocollo informatico è definito, all’art. 1 lett. q) del Testo Unico, come “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”. La gestione dei documenti è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati. Ciascuna amministrazione deve quindi individuare gli uffici competenti, ai fini della gestione integrata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee[3], assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra gli stessi.[4] Tra le finalità perseguite dalla classificazione, vi sono:[5] la definizione dei criteri di formazione e di organizzazione dei fascicoli, dei dossier e delle serie di documenti tipologicamente simili (circolari, verbali, registri contabili, ecc...); il reperimento dei documenti in relazione all'insieme della produzione documentaria riferita ad una specifica attività o ad un procedimento amministrativo; la realizzazione delle operazioni di selezione dei documenti archivistici ai fini della loro conservazione ovvero della loro distruzione Il sistema di protocollo informatico deve garantire:[6] la sicurezza e l'integrità del sistema; la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita; fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali; consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali; la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato. Il protocollo informatico svolge quindi un ruolo essenziale per la Pubblica Amministrazione, sia sotto un profilo archivistico, che sotto un profilo giuridico. Il protocollo, in relazione al primo aspetto, ha infatti il compito di regolare l’organizzazione della memoria della pubblica amministrazione attraverso una serie di elementi rilevanti, quali: il numero e la data di registrazione di protocollo del documento generato automaticamente, l’identificazione del mittente per i documenti ricevuti o del destinatario per i documenti inviati, l’oggetto del documento, l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica.[7] A livello giuridico, i documenti correttamente protocollati acquisiscono una fede privilegiata. Il Consiglio di Stato, infatti, con sentenza della I sezione n. 838 del 1993 ha riconosciuto nella gerarchia dei mezzi probatori documentali, una fede privilegiata di atto pubblico al documento regolarmente protocollato.[8] Tuttavia, la dottrina osservava che la mancata immodificabilità dei campi dei documenti memorizzati potrebbe comportare “un deciso affievolimento o addirittura l’annullamento della validità giuridica della registrazione, con la conseguente riduzione del significato di protocollo a mero strumento di organizzazione della memorie e con la inevitabile attribuzione ad esso della qualificazione di semplice attestazione”[9]. Il regolamento n. 428 del 1993 è quindi intervenuto sul punto ed ha previsto all’art. 1 lett. d) che per segnatura di protocollo si debba intendere “l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso”. Tale disposizione è quindi stata fatta propria dal Testo Unico, ai sensi dell’art. 1 lett. s). Importante è poi l’art. 54 Testo Unico[10] che prevede una speciale procedura di annullamento delle informazioni registrate: in particolare si prescrive per i dati non modificabili che “La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione”. Nel Testo Unico viene anche affermato il principio del "non isolamento" dei sistemi di protocollo informatico[11]. Gli articoli 59 e 60[12], che si riferiscono rispettivamente all’accesso esterno da parte dei privati ed all’accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni, prevedono l’obbligo per le amministrazioni di approntare un sistema efficace e sicuro per l’acquisizione diretta delle informazioni da parte del soggetto interessato. Il sistema così delineato permetterà di razionalizzare, organizzare e distribuire i compiti della pubblica amministrazione secondo criteri di efficienza, economicità e trasparenza dell’azione amministrativa. Consentirà, in particolare, la ricerca e lo scambio di documenti informatici attraverso la R.U.P.A. e il diritto di accesso dei cittadini ai documenti amministrativi, evitando duplicazioni e sperpero di risorse, secondo il modello organizzativo tratteggiato dalla legge n. 241 del 1990 sul procedimento amministrativo. Note:
[1] Vedi Plessi, Compendio di archivistica, Bologna, 1990. [2] L’espressione è dell’ Avv. Cocco, Capo di Gabinetto dell' A.I.P.A.. [3] La direttiva del Consiglio dei Ministri 28 ottobre 1999 afferma, a questo proposito, che: “la definizione e l'applicazione di sistemi di classificazione di archivio - a cura delle singole amministrazioni - rappresentano il presupposto indispensabile per la realizzazione e lo sviluppo dei sistemi di gestione informatica dei flussi documentali. L'obiettivo è la costruzione di un sistema integrato di informazioni sui documenti. La classificazione si presenta come uno schema generale di voci logiche, articolate in modo tendenzialmente gerarchico e stabilite in modo uniforme, che identificano le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione. Tali voci non dovrebbero identificarsi con la struttura organizzativa in quanto quest'ultima può essere soggetta a trasformazioni. Nell'ambito di un'amministrazione o di aree organizzative omogenee della medesima, il sistema di classificazione può prevedere, secondo modalità uniformi: - voci che corrispondono alle funzioni caratterizzanti l'area stessa (voci di primo livello); - voci che identificano le attività per ciascuna funzione (voci di livello successivo); - collegamento con i tempi e le modalità di conservazione dei fascicoli ai sensi dell'art. 19, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 428 del 1998; - eventuale riferimento alle modalità di accesso nel rispetto della tutela dei dati personali. I livelli finali così definiti costituiranno l'elemento logico di aggregazione di tutti i documenti attinenti ad una medesima tipologia di attività, organizzati in fascicoli relativi a materie, procedimenti, singoli affari nei quali si esplica in concreto l'attività identificata.” [4] Vedi art. 2 Regolamento. [5] Vedi Direttiva citata. [6] Vedi art. 52 Testo Unico. [7] Cfr. art. 53 Testo Unico. [8] In precedenza vedi la sent. T.A.R. Lombardia, Sez. Milano, 6 maggio 1982, n. 270. [9] Vedi Romiti, Le principali sentenze sul protocollo delle Pubbliche Amministrazioni, Viareggio, 1995. [10] Vedi Tavola di corrispondenza del Testo Unico: l’articolo 54 corrisponde all’articolo 5 del D.P.R. n. 428 del 1998. [11] Cfr. Direttiva del Consiglio dei Ministri 28 ottobre 1999, pubblicata in G.U. n. 290 dell’11 dicembre 1999. [12] Vedi Tavola di corrispondenza del Testo Unico: gli articoli 59 e 60 corrispondono agli articoli 10 e 11 del D.P.R. n. 428 del 1998. |
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